Merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn
Tilsynsrapporter og vedtak
Publisert: 9. februar 2017
Brev til regnskapsførerselskapet, 11. november 2016
Saksbehandler: Tommy Bolsøy
Dir. tlf: 22 93 98 80
Vår referanse: 16/8029
Dato: 11.11.2016
Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 30. august 2016 og til foreløpige merknader av 19. september 2016 hvor rapporten etter tilsynet fulgte vedlagt. Selskapets tilsvar er mottatt i brev datert 10. oktober 2016.
Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet [-------] og daglig leder/autorisert regnskapsfører [------].
Det er fem ansatte i regnskapsførerselskapet. Daglig leder er den i selskapet som har autorisasjon som regnskapsfører og er dermed oppdragsansvarlig for samtlige av selskapets 35 regnskapsføringsoppdrag. Selskapet har en omsetning på ca. kr 2,6 mill.
Formålet med det stedlige tilsynet var å kontrollere om regnskapsførervirksomheten drives i samsvar med de kravene som gjelder, herunder om oppdragene gjennomføres i samsvar med god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres det arbeidet som utføres i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning. Regnskapsførere har en viktig oppgave knyttet til å hindre eller avdekke økonomisk kriminalitet. Tilsynet dekket derfor også regnskapsførers oppfyllelse av pliktene etter hvitvaskingslovgivningen. Dersom regnskapsførerselskaper gjør en forsvarlig vurdering av de ulike risikoene i virksomheten og følger opp disse, vil det bidra til å sikre en hensiktsmessig og betryggende virksomhet. Finanstilsynet kontrollerer derfor om det er gjort en risikovurdering som er tilpasset virksomheten, at risikoene er håndtert på en forsvarlig måte og at rapportering har skjedd, jf. forskrift om risikostyring og internkontroll.
Det vises også til finanstilsynsloven § 3 som fastslår at Finanstilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter.
1. Forhold i regnskapsførerselskapet
1.1 Hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 2.13)
Regnskapsførere er rapporteringspliktige, jf. hvitvaskingsloven § 4 annet ledd nr. 2.
Hvitvaskingsregelverket krever at det foreligger rutiner som viser hvordan de ulike pliktene skal ivaretas (§ 23), herunder kundekontroll (§§ 5-16), løpende oppfølgning (§ 14) og undersøkelse og rapportering av mistenkelige transaksjoner (§§ 17-21).
På tilsynstidspunktet var det ikke utarbeidet skriftlige kontroll – og kommunikasjonsrutiner i selskapet knyttet til hvitvaskingsregelverket. Det var heller ikke utarbeidet et opplæringsprogram hvor det bl.a. fokuseres på hvilke typer transaksjoner det skal reageres på. Daglig leder bekreftet under tilsynet at det var avholdt interne møter med de ansatte hvor det ble gitt en orientering om hvitvaskingsregelverket, men det forelå ikke dokumentasjon som viste når slike møter var avholdt eller hva det ble informert om.
Av tilsvaret fremgår at regnskapsførerselskapet i praksis har etterlevd kravene i hvitvaskingsregelverket selv om skriftlige kontroll – og kommunikasjonsrutiner ikke har vært utarbeidet. Det fremgår videre at skriftlige rutiner ble utarbeidet umiddelbart etter tilsynet, og Finanstilsynet har mottatt rutinen som vedlegg til tilsvaret. Videre opplyses det i tilsvaret at det har vært avholdt et internt møte med alle ansatte i selskapet hvor rutinen er gjennomgått.
Finanstilsynet konstaterer at regnskapsførerselskapet ikke har iverksatt arbeidet med implementering av fullstendige rutiner knyttet til oppfølging av hvitvaskingsregelverket før i august 2016 til tross for at regnskapsførerselskapet har vært autorisert siden 2009. Finanstilsynet finner dette kritikkverdig. Finanstilsynet legger til grunn at de iverksatte rutiner i selskapet blir fulgt i det videre arbeidet slik at hvitvaskingsregelverket fullt ut blir etterlevd.
1.2 Dokumentasjon av medgått tid (tilsynsrapporten pkt. 2.11)
Daglig leder bekreftet under tilsynet at de ansatte i regnskapsførerselskapet ikke har ført timer i samsvar med de krav som følger av bokføringsforskriften § 5 – 14 siden selskapet startet opp sin regnskapsføringsvirksomhet i 2010. Det fremgår av forskriften at bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal det for hver eier og ansatt dokumenteres utførte timer. Timene skal spesifiseres per dag fordelt på intern – og eksterntid.
Daglig leder opplyste under tilsynet at de ansatte registrerer timer i et skjema, men at denne timeregistreringen kun benyttes som faktureringsgrunnlag. Dette er etter Finanstilsynets oppfatning ikke tilstrekkelig for å oppfylle kravene til timeregistrering i bokføringslovgivningen.
Av tilsvaret fremgår det at etter tilsynet er det tatt i bruk et timeregistreringsverktøy som sikrer at kravene til timeregistrering blir fulgt. Finanstilsynet tar dette til orientering.
2 Regnskapsførerselskapets rutiner og utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I tilsynsrapporten beskrives utøvelsen av regnskapsføreroppdrag og om det er etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i forhold til kravene i regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden «god regnskapsføringsskikk» utfylles av standarder utarbeidet av Regnskap Norge, DnR og Økonomiforbundet. Ny bransjefastsatt standard er utarbeidet, gjeldende fra 1. januar 2015. Finanstilsynet har lagt den nye standarden til grunn for merknadene.
Finanstilsynet har følgende kommentarer:
Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå. Det følger av GRFS punkt 7.1 «Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå» at oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører minst en gang årlig minst skal kontrollere følgende for hver oppdragsgiver:
a) At oppdragsavtale er à jour.
b) At fullmakter er skriftlig dokumentert og à jour.
c) At oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale er à jour.
d) At vurdering av oppdragsgivers interne rutiner er gjennomført og dokumentert.
e) At avstemminger utføres og dokumenteres tilfredsstillende.
f) At handlinger i forbindelse med årsoppgjør er gjennomført.
g) At rapportering gjennomføres i henhold til oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov.
h) At fremdriftsoversikt er à jour.
i) At oppdragsdokumentasjon er à jour.
Kravet om å foreta en overordnet og dokumentert intern kontroll på oppdragsnivå gjelder uavhengig av om det benyttes medarbeidere på oppdraget eller ikke. Det er den oppdragsansvarlige sitt ansvar å påse at dette faktisk blir gjort. Finanstilsynet avdekket under tilsynet at det ikke er utarbeidet noen rutine i regnskapsførerselskapet som beskriver hvordan oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører skal gjennomføre og dokumentere en overordnet kontroll på oppdragsnivå. Daglig leder informerte under tilsynet om at han gjennomfører slik kontroll, men at dette arbeidet ikke dokumenteres.
Av tilsvaret fremkommer det at selskapet etter tilsynstidspunktet har etablert skriftlige rutiner for overordnet kontroll på oppdragsnivå. Det benyttes et eget dokument, "Rutine for kvalitetskontroll", som viser hva som skal gjennomgås i forbindelse med denne kontrollen. Autorisert daglig leder bekrefter i tilsvaret at dokumentasjonen av denne kvalitetssikringen vil fremkomme av registreringer i timesystemet, påtegnelse på arbeidsdokumenter samt egne sjekklister for kontrollerte oppdrag.
Finanstilsynet legger til grunn at de iverksatte rutiner sikrer at kravene i GRFS pkt. 7.1 blir etterlevd i det videre arbeidet.
3 Finanstilsynets konklusjon
Det stedlige tilsynet viste at regnskapsførerselskapet hadde iverksatt rutiner på de fleste områder i samsvar med de krav som stilles etter regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk, men det stedlige tilsynet avdekket også enkelte mangler. Det vises til de punktene som er tatt opp overfor. Finanstilsynet ser særlig forholdet knyttet til manglende dokumentasjon av overordnet kontroll på oppdragsnivå samt for sen implementering av hvitvaskingsregelverket som kritikkverdig. Finanstilsynet tar til etterretning selskapets redegjørelse og tilsvar om at det er iverksatt tiltak for å rette opp i disse forholdene. Finanstilsynet legger til grunn at de innførte rutiner og tiltak blir fulgt i det videre arbeidet.
For Finanstilsynet
Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver
Tommy Bolsøy
seniorrådgiver
Abonner på nyheter
Registrer deg for å få nyhetsvarsling når Finanstilsynet publiserer saker du er interessert i.