Merknader - endelig rapport etter stedlig tilsyn DNB Eiendom AS

DNB Eiendom AS

Postboks 1600 Sentrum
0021 OSLO

 

VÅR REFERANSE
16/9848

DERES REFERANSE
DATO
28.03.2017

 

Merknader - endelig rapport etter stedlig tilsyn

 

Innledning

Finanstilsynet viser til stedlig tilsyn ved DNB Eiendom AS' hovedkontor 17. oktober 2016, og ved DNB Eiendom AS' avdelingskontor Jessheim 18. oktober 2016. I tillegg ble det 25. oktober 2016 avholdt tilsyn hos DNB Meglerservice AS, som forestår foretakets oppgjør. Det utferdiges egne merknader for oppgjørsforetaket.

Norleiv Pedersen er fagansvarlig i foretaket, Terje Halvorsen er daglig leder, og Trond Bentestuen er styrets leder. Sentralt for undersøkelsene var foretakets interne rutiner knyttet til risikostyring og internkontroll, hvitvasking, samt ansvarsfordeling mellom hovedkontor og avdelingskontor, samt hovedkontor og oppgjørsforetak.

Risikostyring og internkontroll

Minst én gang årlig skal det foretas en gjennomgang av vesentlige risikoer for alle virksomhetsområder, jf. risikostyringsforskriften § 6 annet ledd. Det skal for alle virksomhetsområder foretas en systematisk vurdering av om foretakets risikostyring og internkontroll er tilstrekkelig for å håndtere foretakets identifiserte risikoer på en forsvarlig måte. På tidspunktet for gjennomføring av det stedlige tilsynet, var DNB Eiendom AS' siste gjennomgang av foretakets risikoer gjennomført i desember 2014. Det var med andre ord ikke foretatt noen slik gjennomgang i 2015, og heller ikke per oktober 2016. Foretaket har opplyst at den årlige gjennomgangen normalt gjennomføres i desember hvert år. At risikovurderingen ikke ble oppdatert i 2015 opplyses å være et beklagelig avvik fra egen rutine. Foretaket har i etterkant av tilsynet fremlagt oppdatert risikovurdering etter årlig gjennomgang per desember 2016.

Hvitvasking

Organisering

Der megler avdekker indikasjoner på mistenkelige forhold, skal det foretas nærmere undersøkelser for å få bekreftet eller avkreftet mistanken. Vurderingen av om en transaksjon er mistenkelig forutsetter ikke bare konkret kunnskap om kunde og transaksjon, men også generell kunnskap om hvitvaskingsmetoder i eiendomsmeglingsvirksomhet. Dette innebærer at nærmere undersøkelser og vurderinger bør foretas av ansvarlig megler, eventuelt fagansvarlig. Det er den enkelte rapporteringspliktige eiendomsmeglingsvirksomhet som skal forestå eventuell rapportering til Økokrim.

På tilsynstidspunktet innebar foretakets rutiner at megler skulle rapportere til DNB Bank ASA' avdeling for Økonomisk Kriminalitet (AØK) i saker hvor det var utført undersøkelser og mistanken om hvitvasking ikke var avkreftet. AØK foretok igjen en vurdering av om forholdet skulle meldes til Økokrim. Eventuell rapportering til Økokrim ble gjort av AØK.

Finanstilsynet ba foretaket vurdere om den etablerte organiseringen, hvor informasjon ble gitt ut til et annet foretak, innebar brudd på foretakets taushetsplikt etter hvitvaskingsregelverket eller eiendomsmeglingsregelverket. Finanstilsynet fant det også problematisk at AØK på vegne av DNB Eiendom AS syntes å foreta selvstendige undersøkelser og «siling» av hvilke transaksjoner som skulle bli rapportert til Økokrim, samt at meldingene ble gjort av DNB Bank ASA/AØK, i bankens navn, ikke eiendomsmeglingsforetaket.

Etter foretakets oppfatning medførte ikke ovennevnte organisering brudd på foretakets taushetsplikt, og organiseringen var vurdert å være innenfor rammene til både eiendomsmeglingsregelverket og hvitvaskingsregelverket. Foretaket opplyser imidlertid nå å ha endret sine rutiner, slik at foretaket nå foretar alle undersøkelser av mistenkelige transaksjoner, og slik at foretaket selv rapporterer til Økokrim saker hvor mistanken ikke er avkreftet. Finanstilsynet tar dette til etterretning.

Opplæring

Eiendomsmeglingsforetak skal iverksette nødvendige tiltak for å sikre de ansattes kompetanse på hvitvaskingsområdet. Ansatte som deltar i eiendomsmeglingsvirksomheten skal ha kunnskap om mulige framgangsmåter og hva som kan gi indikasjoner på mistenkelige forhold. De ansatte skal være kjent med regelverket og virksomhetens interne rutiner på området. Hvitvaskingsansvarlig skal påse at det gis nødvendig opplæring.

I forbindelse med foretakets risikovurdering gjennomførte foretaket en test som hadde som formål å kartlegge i hvilken grad den enkelte megler etterlevde foretakets rutiner. Resultatet viste at det forelå et behov for å arbeide med forståelse og kompetanse om hvitvaskingsregelverket. I etterkant av det stedlige tilsynet ba Finanstilsynet på denne bakgrunn om en redegjørelse for hvilke tiltak som er iverksatt eller skal iverksettes for å oppnå tilfredsstillende kunnskapsnivå om hvitvaskingsregelverket blant de ansatte. Foretaket har redegjort for dette, og Finanstilsynet forutsetter at foretaket følger opp at de iverksatte og planlagte tiltakene fungerer etter sin hensikt.

Risikoreduserende tiltak

I foretakets risikovurdering var det identifisert enkelte risikoer, men hvor det ikke var etablert tilstrekkelige tiltak for å møte disse. Foretaket har i etterkant av tilsynet framlagt tiltak som er, eller som skal, iverksettes på grunnlag av disse risikoene.

Renter på klientkonto

Det følger av eiendomsmeglingsforskriften § 3-10 at klientmidler skal plasseres til høyest mulig rente. Det vises til rundskriv 7/2014. Plikten innebærer at foretaket jevnlig, og minimum årlig, må forsikre seg om at rentebetingelsene er markedsmessige. Foretaket må kunne dokumentere at plikten overholdes. Foretaket kan ikke ved avtaler eller på annen måte forplikte seg på en slik måte at regelverket ikke overholdes.

Foretaket oppbevarer klientmidler på klientkonto i morselskapet, DNB Bank ASA. Foretaket har opplyst at det har innhentet opplysninger om rentevilkår som gis andre eiendomsmeglere både fra DNB Bank og andre relevante banker, men erkjenner at det ikke har innhentet tilbud om oppbevaring av klientmidler fra andre banker.

Det er ikke tilstrekkelig å undersøke at rentebetingelsene er like gode som hva andre eiendomsmeglingsforetak i samme bank får. Plikten til årlig å forsikre seg om at rentebetingelsene er markedsmessige innebærer normalt at eiendomsmeglingsforetaket må innhente tilbud fra andre banker om oppbevaring av klientmidler. Dersom disse tilbudene viser at betingelsene hos eksisterende bankforbindelse ikke er markedsmessige, må foretaket bytte bank.

Foretaket har tatt ovennevnte til etterretning, og har opplyst for Finanstilsynet at det heretter vil innhente tilbud fra andre banker årlig. 

For Finanstilsynet

Anne-Kari Tuv
seksjonssjef

Arne Solberg

spesialrådgiver