Merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Regnskap & Data AS

Saksbehandler: Tommy Bolsøy
Dir. tlf.: 22 93 98 80
Vår referanse 15/7957
Dato: 22.01.2016

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 16. september 2015 og til foreløpige merknader av 7. desember 2015 hvor rapporten etter tilsynet fulgte vedlagt. Finanstilsynet har ikke mottatt tilsvar til de foreløpige merknadene.

Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet Regnskap & Data AS og daglig leder/autorisert regnskapsfører [...].

Det er to ansatte i selskapet. Daglig leder er eneste som har autorisasjon som regnskapsfører og han er dermed også oppdragsansvarlig for samtlige regnskapsføringsoppdrag. Selskapet har en omsetning på i underkant av kr 1. mill., og det har 31 regnskapsføringsoppdrag.

Formålet med tilsynet var å vurdere om selskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres det arbeidet som utføres i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.

Det vises også til finanstilsynsloven § 3 som fastslår at Finanstilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter.

1.  Forhold i regnskapsførerselskapet

1.1 Hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 2.13)
Regnskapsførere er rapporteringspliktige, jf. hvitvaskingsloven § 4 annet ledd nr. 2.

Hvitvaskingsregelverket krever at det foreligger rutiner som viser hvordan de ulike pliktene skal ivaretas (§ 23), herunder kundekontroll (§§ 5 -16), løpende oppfølgning (§14) og undersøkelse og rapportering av mistenkelige transaksjoner (§§ 17-21).
Det var under tilsynet ikke utarbeidet dokumentasjon som viste at det var utpekt en hvitvaskingsansvarlig i selskapet.

Det ble under tilsynet informert om at det ikke var foretatt en risikobasert kundekontroll.

Daglig leder orienterte om at identitetskontroll av nye oppdragsgivere var blitt innhentet de siste 18 måneder. For to av de tre oppdragene som ble kontrollert under tilsynet, hvor regnskapsfører-selskapet var pliktig til å gjennomføre slik kontroll, fant Finanstilsynet ikke dokumentasjon på at identitetskontroll var gjennomført.

På tilsynstidspunktet var det ikke utarbeidet kontroll – og kommunikasjonsrutiner vedrørende hvitvasking. Daglig leder informerte om at hvitvaskingsregelverket er diskutert med medarbeider, men at dette ikke er nedfelt i noe referat eller på annen måte dokumentert.

Finanstilsynet konstaterer at det i selskapet ikke er iverksatt arbeid med implementering av hvitvaskingsregelverket til tross for at dette trådte i kraft i 2004. Finanstilsynet finner dette sterkt kritikkverdig. Finanstilsynet legger til grunn at det umiddelbart innføres rutiner som sikrer at hvitvaskingsregelverket fullt ut blir etterlevd.

1.2   Bruk av yrkestittelen (tilsynsrapporten pkt. 2.8)
Krav til bruk av yrkestittel for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap følger av regnskapsførerloven § 1 tredje ledd.

Regnskapsførerselskapet benytter ikke betegnelsen "autorisert regnskapsførerselskap" på utgående fakturaer og e-poster. Finanstilsynet legger til grunn at forholdet blir rettet opp i.

1.3   Dokumentasjon av medgått tid (tilsynsrapporten pkt. 2.11)
Det følger av bokføringsforskriften § 5-14 første ledd at bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal det for hver eier og ansatt dokumenteres utførte timer. Timene skal spesifiseres per dag fordelt på intern tid og på de enkelte oppdrag. Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris på oppdraget.

Medarbeider fører timer i regneark hvor både ekstern- og interntid blir registrert. Daglig leder fører timer manuelt. Finanstilsynet ble vist hvordan timene blir registrert. Etter Finanstilsynets oppfatning tilfredsstiller ikke den måten å registrere timer på som ble fremvist under tilsynet bokføringslovgivningens krav.

Finanstilsynet forutsetter at regnskapsførerselskapet iverksetter nødvendige tiltak for å oppfylle pliktene etter bokføringsregelverket.

2.  Regnskapsførerselskapets rutiner og utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten beskrives utøvelsen av regnskapsføreroppdrag og om det er etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i forhold til kravene i regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden «god regnskapsføringsskikk» utfylles av standarder utarbeidet av Regnskap Norge, DnR og Økonomiforbundet. 
Ny bransjefastsatt standard er utarbeidet, gjeldende fra 1. januar 2015. Finanstilsynet har lagt ny standard til grunn for merknadene. Fordi det var de tidligere standardene som gjaldt for de oppdragene som ble kontrollert under tilsynet, er det vist til disse i tilsynsrapporten der Finanstilsynet kommenterer oppdragene. Finanstilsynet har følgende kommentarer:

- Oppdragsavtaler og fullmakter. For alle de kontrollerte oppdragene fant Finanstilsynet at det i oppdragsavtalen var oppført en autorisert regnskapsfører som oppdragsansvarlig som ikke lenger er ansatt i selskapet. Daglig leder er den som nå er oppdragsansvarlig regnskapsfører for alle oppdrag. Avtalene er dermed ikke dekkende på dette punktet og må korrigeres.

På samme måte som for oppdragsavtalene var heller ikke fullmaktene knyttet til elektronisk oppgaveinnleveringer oppdatert. Disse inneholdt også fullmakter til personer som er sluttet i selskapet. Fullmaktene må endres slik at det kun er personer som er ansatt i selskapet som har fullmakten.
 
Finanstilsynet konstaterer at regnskapsførerselskapet ikke har etablert en systematisk rutine for årlig gjennomgang og ajourhold av oppdragsavtaler, fullmakter mv. Det legges til grunn at det umiddelbart iverksettes en rutine som sikrer at disse kravene blir oppfylt.

- Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå. Det følger av GRFS punkt 7.1 at oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører minst en gang årlig skal kontrollere minst følgende for hver oppdragsgiver:

a) At oppdragsavtale er à jour. 
b) At fullmakter er skriftlig dokumentert og à jour.
c) At oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale er 
     à jour.
d) At vurdering av oppdragsgivers interne rutiner er gjennomført og dokumentert.
e) At avstemminger utføres og dokumenteres tilfredsstillende.
f) At handlinger i forbindelse med årsoppgjør er gjennomført, jf. GRFS pkt 5.8.4.
g) At rapportering gjennomføres i henhold til oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov.
h) At fremdriftsoversikt er à jour.
i) At oppdragsdokumentasjon er à jour.

Kravet om å foreta en overordnet og dokumentert intern kontroll på oppdragsnivå gjelder uavhengig av om det benyttes medarbeidere på oppdraget eller ikke. Det er den oppdragsansvarlige sitt ansvar å påse at dette faktisk blir gjort. Finanstilsynet fant ingen dokumentasjon på at det var foretatt en overordnet kontroll på oppdragsnivå for de kontrollerte oppdragene. En slik kontroll ville bl.a. avdekket at oppdragsavtaler og fullmakter ikke var tilstrekkelige oppdaterte.

Finanstilsynet legger til grunn at det iverksettes rutiner som sikrer at kravene i god regnskapsføringsskikk blir oppfylt.

- Kvalitetskontroll av medarbeiders oppdragsutførelse. Det foreligger ingen rutine for intern kvalitetskontroll av uautorisert medarbeider. Det finnes enkelte spor av oppdragsansvarlig regnskapsførers signatur i skjemaet "Sjekkliste gjennom året". Oppdragsansvarlig informerte om at det dels var foretatt kvalitetskontroll på høsten og dels ved regnskapsårets slutt. Kvalitetskontroller har også først skjedd etter at ligningsdokumentene var innsendt. Finanstilsynet påpeker at dersom kvalitetskontroller skal ha realitet må de gjennomføres før årsavslutning foretas.

Ved gjennomgang av tre enkeltoppdrag fant Finanstilsynet at de eneste sporene etter oppdragsansvarlig sin kontroll av medarbeiders arbeid var signaturene på skjemaet "Sjekkliste gjennom året".

Finanstilsynet legger til grunn at det etableres rutiner som sikrer at den kvalitetskontrollen som gjennomføres, dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Det må derfor kunne dokumenteres hva som er gjennomgått, dato for gjennomgangen, hva som er resultatet av gjennomgangen og at ev. feil og mangler er dokumentert rettet opp.

3  Finanstilsynets konklusjon

Det stedlige tilsynet viste at regnskapsførerselskapet hadde iverksatt rutiner på de fleste områder i samsvar med de krav som stilles etter regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk.

Finanstilsynet finner imidlertid å rette kritikk mot regnskapsførervirksomheten for enkelte forhold. Det vises til de punktene som er tatt opp overfor. Finanstilsynet ser den manglende innføring av rutiner rundt hvitvaskingsregelverket, manglende dokumentasjon av overordnet kontroll på oppdragsnivå samt manglende dokumentasjonen av intern kvalitetskontroll av medarbeiders oppdragsutførelse som særlig kritikkverdig. Det forutsettes at det iverksettes tiltak som retter opp i disse forholdene.

Finanstilsynet forutsetter at regnskapsførerselskapet i det videre arbeidet fullt ut etterlever de rutiner og retningslinjer som er på plass samt de nye tiltak som Finanstilsynet legger til grunn blir innført.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver

Tommy Bolsøy
 seniorrådgiver