Merknader - endelig rapport Henschien Insurance Services Ltd AS

Fortunen 1
5013 BERGEN

VÅR REFERANSE 
16/4864

21.11.2016

Finanstilsynet viser til stedlig tilsyn i Henschien Insurance Services Ltd AS (HIS) 17. juni 2016, Finanstilsynets foreløpige rapport av 21. juli 2016, styrets svar av 16. september 2016 og møte mellom Finanstilsynet og foretaket den 16. september 2016.

Med utgangspunkt i foreløpig rapport og styrets svar har Finanstilsynet følgende merknader:

1  EIERFORHOLD, STRATEGI OG OVERORDNEDE RETNINGSLINJER

Det italienske forsikringsmeglingsforetaket Cambiaso Risso Marine S.p.A. (Cambiaso) eier 81 % av Henschien Insurance Services AS (HIS).

Det ble opplyst under tilsynet at styret hadde besluttet at datterforetaket (Henschien Insurance Services Skade & Liv AS) skulle fusjoneres inn i HIS. I møte med tilsynet 16.9.2016 opplyste foretaket at beslutningen er reversert. Finanstilsynet tar opplysningen til etterretning.

HIS hadde ikke en skriftlig dokumentert strategi, men hadde dokumentet under utarbeidelse på tilsynstidspunktet. Finanstilsynet tar til etterretning at foretakets strategi ble nedfelt i et strategidokument og godkjent i styremøte 1. september 2016.

2  ØKONOMI OG REGNSKAP

Det stedlige tilsynet ble initiert av datterforetakets negative egenkapital og foretakets økonomiske situasjon. Foretaket har hatt svake resultater de siste tre årene. Forsikringspremiene er redusert både fordi verdiene på skip har falt og konkurransen om forsikringskundene har økt. Foretaket opplyste under tilsynet at HIS arbeider med omstrukturering og ny strategi for å bedre resultatene. Finanstilsynet ba om styrets vurdering av om dette er tilstrekkelig. Styret presiserer i svaret at foretaket hadde et overskudd etter skatt på 2 mill. kroner i 2013, og at det er de to siste årene foretaket har hatt svake resultater. Styret opplyser at i tillegg til årsakene som nevnt over, skyldes de svake resultatene i stor grad en valutasikringsavtale hvor sikringskursen har vært betydelig lavere enn faktisk kurs. Foretaket fakturerer i USD og har også sikret deler av salget i 2016, men i følge foretaket til en bedre kurs. Styret redegjør for planlagte og innførte kostnadsreduksjoner til lønn, leie og andre driftskostnader. Finanstilsynet merker seg at styret anslår at nevnte faktorer vil ha nevneverdig innvirkning på Foretakets økonomi. Finanstilsynet forutsetter at styret vil følge soliditetsutviklingen tett og iverksette andre tiltak dersom dette tiltaket ikke gir forventet effekt.

3  ORGANISERING OG ANSVARSFORHOLD

3.1 Stillingsbeskrivelser
Etter risikostyringsforskriften skal styret påse at det er en klar arbeidsdeling mellom styret og daglig ledelse fastsatt i instrukser for styret og daglig leder. Det forelå instruks for styret, men ikke for daglig leder. Finanstilsynet tar til etterretning at styret har godkjent en instruks for daglig leder.

Det ble opplyst under tilsynet at HIS er i gang med å utarbeide en ny standard ansettelseskontrakt. Finanstilsynet tar til etterretning at foretaket forventer at nye signerte ansettelseskontrakter er på plass i løpet av september 2016 og at den enkeltes fullmakter fremgår av de nye kontraktene.

3.2 Rutiner for oppfølging av utkontrakterte oppgaver
HIS har utkontraktert forretningssystemet og IT-driften. Finanstilsynet tar til etterretning at skriftlige rutiner for oppfølging av utkontrakterte oppgaver er forventet ferdigstilt i oktober 2016. Finanstilsynet har også merket seg foretakets redegjørelse for kompetanse på oppfølging av utkontrakterte oppgaver. 

3.3 Rutiner for egnethetsvurdering
HIS hadde ikke skriftlige rutiner for vurdering av egnethet ved ansettelser. Styret presiserer at det ved ansettelse av daglig leder og forsikringsmeglere i HIS skal innhentes skriftlig dokumentasjon på egnethet og vandel. Finanstilsynet anbefaler at HIS fastsetter en skriftlig rutine for vurdering av egnethet hvor det framgår hvilken dokumentasjon som skal hentes inn.

4  UTVELGELSE OG KONTROLL AV FORSIKRINGSGIVERE

Foretakets rutine for utvelgelse og kontroll av forsikringsgivere er fastsatt av styret. Utover dette er styret ikke direkte involvert i utvelgelsen av forsikringsforetak. Det ble opplyst at HIS skal revidere rutinen til også å omfatte utvelgelse og kontroll av forsikringsagentforetak. Finanstilsynet tar til etterretning at rutinen er revidert og fastsatt av styret og at nye forsikringsgivere skal godkjennes av daglig leder og havaridirektør i fellesskap. Finanstilsynet tar til etterretning "at kritiske rutiner for utvelgelse og kontroll av forsikringsgivere og forsikringsagentforetak skal bli organisert likt i selskapsgruppen (Cambiaso Risso)". Finanstilsynet merker videre seg at styret skal holdes løpende orientert om alle nye godkjennelser av forsikringsgivere. I tillegg bør administrasjonen jevnlig gi styret en tilbakemelding på status for forsikringsgivere knyttet til sentrale krav ved utvelgelsen. Finanstilsynet anbefaler at rutinene utarbeides slik at det er tydelig hva som skal kontrolleres, hvilke rammer som gjelder og om det er særlige tilfeller som skal behandles i styret.

5  INFORMASJONSPLIKT

Meglerhonoraret kan oppgis i prosent sammen med beløpet prosenten skal regnes av, eller i kroner, ved tilbud og ved senere endringer og fornyelse av en forsikringsavtale. Det ble opplyst at HIS avtaler med kundene hva provisjonssatsen skal være før forsikringsavtalene inngås. Kundedokumentasjonen til ny kunde eller ved fornyelse inneholder ikke informasjon om honorar. Finanstilsynet ba om at HIS informerer kundene om størrelsen på meglerhonoraret på nevnte vis. Finanstilsynet merker seg styrets presisering av at HIS skal informere klienter om provisjon i henhold til gjeldende regler. Dvs. at ved tilbud, senere endringer og fornyelse av en forsikringsavtale skal foretaket informere om størrelsen på meglerhonoraret, som skal oppgis i prosent sammen med beløpet prosenten skal regnes av eller i kroner.

6  RISIKOSTYRING OG INTERNKONTROLL

6.1 Daglig leders årlige rapport til styret om risikosituasjonen
Finanstilsynet påpekte at daglig leders rapporter om risikosituasjonen i HIS sier lite spesifikt om risikosituasjonen og hvordan internkontrollen er gjennomført. Finanstilsynet tar til etterretning at styret har besluttet at daglig leders årlige rapport skal omtale vesentlige risikofaktorer i foretaket sammen med en oversikt over sentrale risikoreduserende tiltak. Daglig leder skal også vurdere behovet for endringer som en konsekvens av endret risiko eller at de risikoreduserende tiltak ikke fungerer etter sin hensikt. Styret skal årlig diskutere de vesentlige risikoer og potensielle risikoreduserende tiltak samt fortløpende vurdere behovet for endringer.

6.2 Hvitvasking
HIS har en skriftlig hvitvaskingsrutine, men rutinen var ikke behandlet av styret. Finanstilsynet påpekte at hvitvaskingsrutinene skal inneholde et punkt om opplæring i rutinene og bevisstgjøring av de ansatte i foretaket. Finanstilsynet tar til etterretning at HIS i henhold til beslutning fra styret har oppdatert gjeldende retningslinjer for hvitvaskingsrutiner og at disse nå inneholder opplæring i rutinene og bevisstgjøring av foretakets ansatte om det samme.

Finanstilsynet etterlyste en forutgående vurdering av hvilke risikoer/muligheter for hvitvasking som foreligger i virksomheten. HIS svarer at en slik risikovurdering er foretatt og fremgår av foretakets risikomatrise. Finanstilsynet ser at tiltakene i risikomatrisens punkt om hvitvasking er basert på en forutgående risikovurdering, men vurderingen ligger ikke i matrisen. Finanstilsynet anbefaler at foretaket i tillegg til risikomatrisen utarbeider en skriftlig vurdering av hvitvaskingsrisikoen.

For Finanstilsynet

Runa K. Sæther 
seksjonssjef

Hege M. Bogstrand
seniorrådgiver

Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikke håndskrevne signaturer.