Merknader - endelig rapport etter stedlig tilsyn Salvo AS

Salvo AS
Postboks 1247, Vika
0110 OSLO

VÅR REFERANSE 16/5398

DERES REFERANSE

DATO 23.11.2016

Merknader etter stedlig tilsyn

Det vises til avholdt stedlig tilsyn i foretaket 1. juni 2016, Finanstilsynets foreløpige rapport av 14. juli 2016, foretakets tilsvar til dette i brev av 31. august 2016 samt øvrig korrespondanse i sakens anledning, sist ved foretakets brev av 1. november 2016 hvor det meddeles at virksomheten skal avvikles og inkassobevillingen skal opphøre.

1.      Innledning

Salvo AS, som ble gitt fremmedinkassobevilling den 13. november 2002, er 100 % eid av SEB Kort Bank AB og driver inkassovirksomhet for tre søsterselskaper i konsernet. I hovedsak inndrives misligholdt kredittkortgjeld. 

Under det stedlige tilsynet ble foretakets generelle saksbehandlingsrutiner for inndrivelsesprosessen gjennomgått, og saksbehandlingen i enkeltsaker ble kontrollert på stikkprøvebasis. Videre ble inkassators rutiner for behandling av klientmidler gjennomgått. Finanstilsynet kontrollerte også foretakets etterlevelse av forskrift om risikostyring og internkontroll (risikostyringsforskriften). Finanstilsynet ba videre om foretakets vurderinger av konsernets organisering for inndrivelse av inkassokrav sett opp mot grensen mellom egen- og fremmedinkasso.

2.      Saksbehandling

2.1. For tidlig dobling av salær

Skyldner plikter å erstatte fordringshaverens nødvendige kostnader ved utenrettslig inndriving. Dette gjelder både kostnader ved å ha engasjert en inkassator og kostnader ved å drive inn kravet selv, jf. inkassoloven § 17 første ledd.

De maksimale salærbeløp som kan kreves ved utenrettslig inndriving følger av inkassoforskriften kapittel 1 og 2, jf. inkassoloven §§ 19 og 20. Etter inkassoforskriften § 2-3 første ledd er det en forutsetning for forhøyelse av satsene i § 2-2 (lett salær) at skyldneren har oversittet betalingsoppfordringens betalingsfrist med mer enn 28 dager. Dette innebærer at inkassator tidligst har anledning til å avkreve skyldner tungt salær på dag 43 etter utsendelsen av betalingsoppfordring.

Foretaket har opplyst at det ved kontrollaktiviteter i 2015 ble avdekket at tungt salær var påført for tidlig i enkelte saker. Grunnen til at det ble avkrevd tungt salær for tidlig var at dag 43 ble beregnet fra tidspunktet for filinnlesing av saksinformasjon fra oppdragsgiver/kreditor i inkassators inkassosystem. Når denne datoen ikke var sammenfallende med dato for utsendelse av betalingsoppfordring, medførte dette et par dagers avvik i forhold til den forskriftsbestemte fristen.  Det ble da foretatt systemendringer for å rette opp feilen.

I forbindelse med oversendelsen av saksinformasjon fra inkassosystemet til Finanstilsynet i forkant av tilsynet, avdekket foretaket imidlertid på nytt saker hvor det var avkrevd tungt salær for tidlig. Systemendringene som ble foretatt etter oppdaget avvik i 2015 har således ikke vært tilstrekkelige til å avverge at samme feilen skjedde på nytt. 

Finanstilsynet ba i foreløpig rapport om foretakets redegjørelse for omfanget av saker i en gitt periode hvor det var påført for tidlig dobling av salær, og hvilke tiltak som var iverksatt for å forhindre at tilsvarende feil skulle skje nok en gang. 

Foretaket har opplyst at det i perioden 27. desember 2012 til 31. mai 2016 har blitt bokført tungt salær for tidlig i 12 923 saker i inkassosystemet. Etter det opplyste, har det imidlertid ikke blitt avkrevd tungt salær for tidlig i 98,6 % av de aktuelle sakene. Grunnen til dette er blant annet at foretakets rutiner er at første tiltak overfor skyldner etter at tungt salær er blitt bokført på saken, først skjer på dag 49 etter utsendt betalingsoppfordring. Denne rutinen innebærer således at skyldner normalt ikke presenteres for et doblet salærkrav før etter dag 43.

Foretaket har opplyst at for mye innbetalt salær er tilbakeført i august 2016 til aktuelle skyldnere, eller motregnet mot andre åpne poster. 

2.2. Inndrivelse av foreldede renter

Etter foreldelsesloven § 2 og § 3 er den alminnelige foreldelsesfrist 3 år, med utgangspunkt i den dag fordringshaveren tidligst har rett til å kreve å få oppfyllelse. Virkningen av at en fordring er foreldet er at fordringshaveren mister sin rett til oppfyllelse. For å sikre at fordringen og tilhørende renter ikke foreldes, må derfor inkassator påse at fristavbrytende handlinger etter foreldelsesloven §§ 14 til 19 foretas innen den aktuelle foreldelsesfristen. Eksempelvis kan inkassator avbryte fristen ved å ta rettslig skritt for å få dom, eller begjære tvangsfullbyrdelse, jf. foreldelsesloven § 15 og § 17.

Dersom fordringen blir bindende fastslått ved eksempelvis dom, eller fordringshaveren ikke får full dekning for sin fordring gjennom utlegget, blir det regnet ny frist på 10 år fra den dag dom er avsagt eller fra dagen for tvangsforretningens slutning, jf. foreldelsesloven § 21 annet og tredje ledd. Imidlertid omfattes kun de krav som er medtatt i dommen eller utleggsforretningen i den nye tiårsfristen. For renter som måtte tilkomme etter dommen er avsagt, eller tvangsforretningens slutning, løper den alminnelige treårsfristen. 

I foreløpig rapport henviste Finanstilsynet til en sak som var sendt i retur fra namsmannen med krav om nedjustering av rentebeløpet ettersom deler av rentekravet var foreldet. På denne bakgrunn ba Finanstilsynet om foretakets redegjørelse for hvor mange saker det var gjort tilsvarende feil, begrenset til krav registrert i inkassosystemet i perioden 1. januar 2009 til 1. januar 2013. Foretaket har erkjent at det er gjort pågang som omfatter foreldede rentekrav minst én gang overfor hver enkelt skyldner i 2 177 saker. Foretaket har redegjort for at feilen skyldes at inkassosystemet ikke har funksjonalitet som skiller mellom tilkjente renter, påløpte renter som ikke er eldre enn 3 år og renter som er eldre enn 3 år, og at det derfor kan oppstå situasjoner der krav inneholder renter hvor deler av rentebeløpet er foreldet.

På denne bakgrunn har foretaket besluttet at ytterligere kontroll av renteberegninger må foretas ved mottak av betalinger, slik at selskapet da kan avdekke i hvilke saker det innbetales avkrevde foreldede renter, for deretter å tilbakeføre dette inntil systemleverandøren kan levere en versjon med funksjonalitet som korrekt håndterer foreldede renter. 

Finanstilsynet stiller seg uforstående til at foretaket legger opp til en kontrollrutine for å tilbakeføre foreldede krav som innbetales, fremfor en endring av saksbehandlingsrutine som skal avverge pågang av foreldede krav. Foretaket opprettholder således en rutine som er i strid med foreldelsesloven og god inkassoskikk, i det skyldnere systematisk avkreves foreldede renter de ikke plikter å betale. 

3.      Klientmiddelbehandling

3.1.  Utkontraktering av klientmiddelbehandling

Det ble under det stedlige tilsynet opplyst at foretaket har utkontraktert all klientmiddelbehandling ved fullmakt fra faktisk leder til et avdelingskontor under morselskapet i Sverige. Verken foretaket, eller personer i foretaket som disponerer klientkontoene, har bevilling utstedt av Finanstilsynet til å utøve inkassovirksomhet.

Etter Finanstilsynets vurdering vil utkontraktering av kjerneoppgaver ikke være forenlig med formålet bak konsesjonsordningen.  Det vises i denne sammenheng til finanstilsynsloven § 3 første ledd hvor det blant annet fremgår at «Tilsynet skal se til at de institusjoner det har tilsyn med, virker på hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter». 

Slik Finanstilsynet ser det er behandling av klientmidler i inkassovirksomhet en av de sentrale delene av den konsesjonspliktige virksomheten. Det er ikke av betydning at klientmiddelbehandlingen utkontrakteres til foretak som kan drive inkassovirksomhet etter et annet lands rett, i dette tilfellet under svensk banklovgivning. Finanstilsynets standpunkt har sin bakgrunn i sikkerhetsaspektet ved at disposisjonsrett til klientkonto(er) kun skal innehas av foretak/personer som er underlagt tilsyn i medhold av den norske inkassolovgivningen, og som derfor har inngående kunnskap om regelverkets krav til forsvarlig klientmiddelbehandling. 

Foretaket opplyste under det stedlige tilsynet at det, basert på informasjon som fremkom i tidligere publiserte merknader etter stedlig tilsyn fra Finanstilsynet, var blitt klar over at nåværende organisering trolig ikke var i samsvar med regelverket. 

I etterfølgende korrespondanse er det opplyst at alle tidligere utstedte fullmakter til disponering av klientkontoer er trukket tilbake, og at disposisjonsrett til klientkontoene nå er begrenset til faktisk leder. 

3.2  Avstemming av klientmidler 

Foretak som mottar og oppbevarer klientmidler må kunne dokumentere at innestående på klientkonto til enhver tid er tilstrekkelig til å dekke klientansvaret. Nærmere krav til avstemming av klientmidler følger av Finanstilsynets rundskriv nr. 7/2013. 

Foretaket ble i tilsynsvarsel av 19. mai 2016 blant annet bedt om å fremlegge avstemmingsmateriale for mars og april 2016. Oversendt materiale i forkant av tilsynet var ufullstendig, og foretaket kunne heller ikke under tilsynet fremvise klientmiddelavstemminger i henhold til rundskrivets retningslinjer. Under den innledende samtalen opplyste foretaket at klientmidler ble avstemt månedlig, men dette kunne ikke dokumenteres. Foretaket kunne videre ikke redegjøre for hvordan avstemminger ble gjennomført. I etterkant av det stedlige tilsynet oversendte foretaket et regneark hvor enkelte beløpsstørrelser var satt opp, men dette oppfylte heller ikke kravene til klientmiddelavstemming etter nevnte rundskriv.

Senere sendte foretaket inn nytt avstemmingsmateriale for perioden januar - mai 2016. Innsendte tall viste en betydelig differanse mellom bokførte midler innestående på klientkonto og bokført klientansvar i form av overdekning av klientmidler. Ved utgangen av den enkelte måned i nevnte periode varierte differansen mellom kr 5 298 767 og kr 9 223 861. Det var ingen forklaring på differansen utover følgende standardtekst for samtlige måneder: «Avvikelsen består av att det ligger en inngående balans på klientmiddelskontoene siden 2011.». Det var ingen forklaring på hvorfor differansen varierte fra måned til måned, og avviket var heller ikke dokumentert. Innsendt materiale manglet også dokumentasjon av oppgitte saldoer, og det var ingen dokumentasjon av kundereskontro.

Foretaket sendte inn fornyet avstemmingsmateriale i forbindelse med sitt tilsvar av 30. august 2016 på Finanstilsynets foreløpige inspeksjonsrapport. Dette avstemmingsmaterialet var imidlertid ikke i samsvar med tidligere innsendte tallstørrelser og Finanstilsynet ba derfor om foretakets kommentarer til dette. 

I foretakets halvårlige rapporteringsoppgave til Finanstilsynet for første halvår 2016, som Finanstilsynet også mottok 30. august 2016, ble det innrapportert en overdekning på kr 5 491 213 mellom bokførte midler innestående på klientkonto og bokført klientansvar. Denne differansen er i halvårsoppgaven forklart med en inngående differanse på kr 5 264 310, og «en differanse som er akkumulert i juni 2016 på kr 226 903,- bestående av bl.a. brytposter, bankgebyr samt klientmiddel betalt fra driftskontoen istedenfor fra klientmiddelkontoen». Foretaket ble derfor i tillegg bedt om å redegjøre for avviket mellom bokførte midler innestående på klientkonto og bokførte klientansvar før 2016 på kr 5 264 310.

Foretaket innhentet en ekstern rapport som redegjorde for differansen tilbake til 2004. Rapporten viser at foretaket siden oktober 2004 har hatt et avvik på kr 4 839 000 som ikke lar seg forklare fordi foretaket etter det opplyste byttet regnskapssystem og regnskapsopplysningene fra før 2004 ikke lenger oppbevares. Imidlertid mener foretaket at det «med stor grad av sikkerhet» kan legges til grunn at differansen på kr 5 264 310 er midler som tilhører Salvo AS.

3.3. Sammenblanding av klient- og driftsmidler

Det følger av inkassoloven § 16 annet ledd og inkassoforskriften § 4-1 første ledd at inkassatoren plikter å holde innkasserte midler og andre midler som tilhører klienter, adskilt fra egne midler og midler som ikke tilhører klienter.

Dersom foretakets antagelse om at differansen på kr 5 264 310 representerer overdekning av klientmidler legges til grunn, altså at foretakets egne midler har vært innestående på klientkonto i stedet for å ha blitt fortløpende overført til inkassators driftskonto, innebærer dette et langvarig regelbrudd på en sentral bestemmelse for forsvarlig utøvelse av inkassovirksomhet.

3.4.  Inkassators halvårlige rapporteringsplikt til Finanstilsynet

Det følger av forskrift om rapporteringsplikt for foretak som driver inkassovirksomhet § 1 at foretak som driver inkassovirksomhet i medhold av bevilling etter inkassoloven § 5, hvert halvår plikter å fylle ut og sende til Finanstilsynet opplysninger om inkassovirksomheten på eget rapporteringsskjema. Rapporteringsskjemaet omfatter blant annet innrapportering av avstemming av klientmidler opp mot bokført klientansvar.

Til tross for at det siden 2004 har vært en betydelig overdekning mellom bokførte klientmidler og bokført klientansvar, har foretaket i hele sin virksomhetsperiode (annet halvår 2003 til annet halvår 2015) innrapportert sammenfallende tallstørrelser, slik at differansen ikke tidligere har fremkommet av rapporteringen, før første halvårsrapportering etter at tilsynet ble avholdt. 

4.       Risikostyring og internkontroll

Risikostyringsforskriften omfatter inkassoforetak, jf. finanstilsynsloven § 4 og nevnte forskrift § 1.

Styret har det overordnede ansvaret for internkontrollen, jf. risikostyringsforskriften § 3. Styret skal påse at foretaket har hensiktsmessige systemer for risikostyring og internkontroll. Herunder skal styret fastsette prinsipper for risikostyring og internkontroll, og påse at risikostyringen og internkontrollen er gjennomført og overvåket. I forskriften § 4 er det fastsatt plikter for daglig leder, blant annet at vedkommende skal etablere en forsvarlig risikostyring og internkontroll på basis av en vurdering av aktuelle risikoer etter retningslinjer fastsatt av styret og påse at denne er dokumentert, gjennomført og overvåket på en forsvarlig måte. I følge § 6 skal det minst én gang årlig foretas en gjennomgang av vesentlige risikoer for alle virksomhetsområder, og etter § 7 skal det minst én gang årlig foretas en oppsummerende vurdering av om internkontrollen har vært gjennomført på en tilfredsstillende måte. Vurderingene skal dokumenteres og være tilgjengelige for Finanstilsynet i minst tre år, jf. § 8.

Bestemmelsene i risikostyringsforskriften suppleres av inkassoloven § 6, hvor det følger at bevillingshaver plikter å påse at virksomheten utøves i henhold til nærmere angitte bestemmelser, herunder generalbestemmelsen om god inkassoskikk. Dette innebærer at faktisk leder har et selvstendig ansvar for virksomheten utover de krav som stilles i risikostyringsforskriften. Finanstilsynet har i rundskriv 9/2012 gitt kontrollansvaret et nærmere innhold, herunder at faktisk leder skal kartlegge risikoområder, etablere skriftlige rutiner for saksbehandling, etablere løpende kontroller for å avdekke systematiske feil og ha en løpende gjennomgang og evaluering av fastsatte rutiner og kontrollaktiviteter.

Faktisk leder skal sørge for at internkontrollen blir gjennomført, dokumentert og overvåket på en forsvarlig måte. Dette innebærer at det skal foreligge skriftlige rutiner for å kontrollere at arbeidsrutinene har blitt fulgt (kontrollrutiner). Rutinene skal angi hva som skal kontrolleres og kontrollens hyppighet og omfang, for eksempel et bestemt antall saker for hver saksbehandler innenfor et nærmere angitt tidsrom, og hvordan kontrollen skal gjennomføres. Kontrollrutinene må tilpasses de enkelte avviksfunn, for eksempel ved at funn på enkelte saksbehandlere kan medføre behov for forsterket kontroll i en periode. Vesentlige avvik skal rapporteres til styret. Dokumentasjon av dette må forefinnes skriftlig, og kan for eksempel være kontrollrapporter hvor det fremgår hva som er kontrollert og omtale av avviket. I etterkant av styrets behandling må det utarbeides dokumentasjon på beslutning for hvorledes avviket skal følges opp, herunder tidsramme og hvem som er ansvarlig for oppretting. 

Det ble under tilsynet konstatert at Salvo AS ikke har utarbeidet noe særskilt dokument som angir hvilke kontroller faktisk leder skal gjennomføre av saksbehandlingen. Det ble opplyst at det ble tatt stikkprøver av alle sider av saksbehandlingen, og at faktisk leder foretok løpende kontroll av sakene. Det kunne imidlertid ikke dokumenteres hvilke kontroller faktisk leder har gjennomført. Foretaket har etter det opplyste lagt opp til at saker fortløpende kontrolleres av samtlige ansatte ved at ingen har faste porteføljer/saker; i stedet ambulerer saksbehandlerne mellom alle sakene i inkassosystemet, og den enkelte saksbehandler foretar kontroll av den aktuelle saken de behandler.

Foretaket har opplyst at det har vært gjennomført en rekke kontrollaktiviteter under den kontrollerte perioden, men erkjenner at tilstrekkelig dokumentasjon av kontrollaktivitetene ikke har vært tilfredsstillende. 

5.      Grensen mellom egen- og fremmedinkasso

Det følger av inkassoloven § 17 at skyldner skal erstatte fordringshavers nødvendige kostnader ved utenrettslig inndriving.

Inkassoforskriften kapittel 1 og 2 fastsetter bestemmelser for henholdsvis fordringshaverens rett til gebyrmessig erstatning (egeninkasso) og skyldnerens maksimale erstatningsplikt for utenrettslige inndrivingskostnader (fremmedinkasso). Dette innebærer følgelig at når et inkassoforetak inndriver egne krav skal det beregnes gebyrmessig erstatning etter inkassoforskriftens kapittel 1, mens når inkassoforetaket inndriver krav på vegne av andre kan det avregnes utenrettslige inndrivingskostnader begrenset oppad til de maksimale beløpssatsene etter inkassoforskriftens kapittel 2.

Justis- og beredskapsdepartementet har i brev av 31. mai 2010 gitt en uttalelse som innebærer at dette utgangspunktet må suppleres av en gjennomskjæringslære:

«Utgangspunktet er at selskapskonstruksjonen må legges til grunn der inkassovirksomheten foretas av et eget selskap. Fordringshaveren vil dermed kunne kreve dekket det salær som inkassatoren krever, innen de rammer som inkassoloven og inkassoforskriften trekker opp.Utgangspunktet må imidlertid suppleres med en gjennomskjæringslære. Dersom selskapsforholdet mellom fordringshaveren og inkassatoren er meget nært og selskapskonstruksjonen fremstår som i vesentlig utstrekning motivert av muligheten til å kunne kreve erstattet inkassosalæret, må det når det gjelder skyldnerens erstatningsplikt kunne ses bort fra selskapskonstruksjonen.»

Som nevnt innledningsvis eies Salvo AS 100 % av SEB Kort Bank AS, og foretaket forestår kun inndrivelse på vegne av tre søsterselskaper. Finanstilsynet ba derfor om foretakets vurdering av virksomheten i Salvo AS i relasjon til ovennevnte gjennomskjæringslære, herunder vurderingene som ligger til grunn for selskapskonstruksjonen.

Foretaket redegjorde for bakgrunnen for selskapskonstruksjonen og vurderinger som etter inkassators vurdering taler for at organiseringen ikke faller innenfor ovennevnte gjennomskjæringslære. 

Foretaket har i ettertid foretatt en fornyet vurdering av behovet for å ha et eget inkassoforetak i Norge, og besluttet at foretakets tre oppdragsgivere innad i konsernet hver for seg skal inndrive misligholdte krav som egeninkasso. Salvo AS' inkassovirksomhet skal med dette avvikles. Finanstilsynet har derfor ikke foretatt en nærmere vurdering av selskapskonstruksjonen i relasjon til ovennevnte gjennomskjæringslære. 

6.      Finanstilsynets merknader

I forbindelse med tilsynet er det avdekket at foretaket har bokført tungt salær for tidlig, inndrevet foreldede rentekrav, og utkontraktert klientmiddelbehandlingen. Sistnevnte saksforhold har blant annet medført at Salvo AS ikke i tilstrekkelig grad har hatt kontroll med klientmiddelbehandlingen. Mangelfull avstemming og manglende oppfølging av dette, har medført at vesentlig avvik mellom bokførte midler innestående på klientkonto og bokført klientansvar har vedvart over lang tid.  Som følge av dette har foretaket i samme periode ikke overholdt kravet om å holde egne midler adskilt fra klientmidlene. Ytterligere har mangelfull kontroll med klientmidlene medført feilrapportering til Finanstilsynet i hele driftsperioden.

Finanstilsynet ser det som svært kritikkverdig at når foretaket selv har avdekket enkelte tilfeller av saksbehandlingsfeil, eller fått signaler om dette fra eksterne, i dette tilfelle fra namsmyndighetene, har foretaket likevel ikke evnet å innrette sin virksomhet og kontroll av saksbehandlingen på en slik måte at risikoen for tilsvarende feil er blitt redusert. Dette underbygger, etter Finanstilsynets vurdering, at foretaket ikke har hatt et tilstrekkelig system for risikostyring og internkontroll.

Finanstilsynet finner også foretakets vedvarende mangelfulle avstemmingsrutiner og feilaktige innrapporteringer av klientmidler og klientansvar som svært kritikkverdig. Hensynet til effektivt tilsyn baserer seg på at Finanstilsynet mottar pålitelige regnskapsopplysninger fra tilsynsenhetene. Feilrapporteringen har medført at foretaket har unndratt seg Finanstilsynets kontroll og nødvendig oppfølging på et tidligere tidspunkt.

Etter Finanstilsynets vurdering har inkassovirksomheten i Salvo AS over en lengre periode ikke vært forsvarlig. Saksbehandlingsfeil har utsatt skyldnere for urimelig påtrykk og risiko for økonomisk tap, og er av en slik art at det er vanskelig for skyldnere selv å oppdage uten særskilt kunnskap om regelverket. Utkontrakteringen av klientmiddelbehandlingen – en sentral del av kjernevirksomheten – til et foretak uten inkassobevilling, har medført at foretaket ikke har hatt kontroll med klientmiddelbehandlingen og utsatt både skyldnere og fordringshavere for et potensielt økonomisk tap. 

Slik Finanstilsynet vurderer det, innebærer regelbruddene at vilkårene for tilbakekall av inkassobevillingen i medhold av inkassoloven § 31 er til stede. Finanstilsynet finner det imidlertid ikke nødvendig å gå videre i denne vurderingen fordi foretaket i etterkant av tilsynet besluttet å avvikle inkassovirksomheten.  Finanstilsynet vil følge opp avviklingen i dialog med foretaket. 

 

For Finanstilsynet

Anne-Kari Tuv seksjonssjef

Andreas Peterson Warren rådgiver