Merknader - endelig rapport etter stedlig tilsyn Boligbyggelagenes Inkassoforetak AS

Boligbyggelagenes Inkassoforetak AS
Postboks 384
8001 BODØ

VÅR REFERANSE 16/1449

DERES REFERANSE

DATO 25.05.2016

Det vises til stedlig tilsyn gjennomført ved foretakets lokaler den 9. og 10. mars 2016, foreløpige rapport etter tilsynet samt Deres kommentarer til rapporten, i brev av 10. mai 2016.

Generelt

Boligbyggelagenes Inkassoforetak AS ble gitt bevilling til å drive fremmedinkassovirksomhet

18. mars 2013. Faktisk og daglig leder er Kristian Undli, og styrets leder er Tore Beitveit. I tillegg har foretaket etter tilsynet registrert Lill Berith Nyheim som faktisk leder. Undli og Nyheim har ikke registrert noen ansvarsfordeling hos Finanstilsynet av den faktiske ledelsen, og det legges til grunn at begge har påtatt seg det faglige ansvaret for den totale inkassovirksomheten som utøves i foretaket, jf. Ot.prp. nr. 2 (1987-88) s. 42.

Foretaket tilbyr og driver tradisjonell inkassovirksomhet i den forstand at det på vegne av kreditor følger opp ubetalte og forfalte krav ved utsendelse av inkassovarsel, betalingsoppfordring og etterfølgende inkassotiltak.

Under det stedlige tilsynet ble foretakets generelle saksbehandlingsrutiner for inndrivelsesprosessen gjennomgått, og saksbehandlingen i enkeltsaker ble kontrollert på stikkprøvebasis. Inkassators rutiner for behandling av klientmidler ble også gjennomgått. I tillegg kontrollerte Finanstilsynet foretakets etterlevelse av forskrift om risikostyring og internkontroll (risikostyringsforskriften) samt inkassoloven § 6.

Saksbehandlingskontroll

I Finanstilsynets rundskriv 8/2011, er det gitt retningslinjer for når inkassator må slå sammen krav. Rundskrivets hovedregel er at krav som utgangspunkt skal slås sammen når inkassator får oversendt to eller flere krav samtidig fra samme oppdragsgiver mot samme skyldner, og kravene er på samme stadiet i innfordringsprosessen. Det fremgår av rundskrivet, som et unntak fra dette utgangspunktet, at sammenslåing som hovedregel ikke er nødvendig når kravene har ulike gjelds- og/eller tvangsgrunnlag og inndrivelsesprosessen blir forskjellig.

I praksis vil dette normalt gjelde når inkassator mottar flere saker fra samme oppdragsgiver mot samme skyldner før det er sendt betalingsoppfordring.

I forbindelse med tilsynet ble det avdekket at foretaket har unnlatt sammenslåing i 269 saker i perioden 1. april 2014 til 1. april 2016. Manglende sammenslåing av krav har hatt som konsekvens at skyldner har blitt avkrevd utenrettslige inndrivingskostnader for det enkelte krav, i strid med nødvendighetskriteriet i inkassoloven § 17 første ledd.

Foretaket har av eget initiativ avsluttet samtlige av sakene og tilbakeført eventuelle innbetalte salær og gebyr til skyldnerne. Finanstilsynet tar dette til etterretning.

Internkontroll og risikostyring

Finanstilsynet hadde enkelte bemerkninger til foretakets etterlevelse av risikostyringsforskriften, herunder at internkontrollen ikke var tilstrekkelig dokumentert, samt påpekninger til avstemmingsrutinen.

Foretaket har bekreftet at det nå er opprettet rutiner som skal dokumentere det nærmere innholdet i gjennomføringen av internkontrollen. Videre er det opprettet rutiner i samsvar med Finanstilsynets retningslinjer som følger av rundskriv 7/2013 om avstemming av klientmidler.

Avdelingskontor

Det ble avdekket under tilsynet at foretaket har hatt to avdelingskontor i hhv. Oslo og Trondhjem uten at disse har vært registrert hos Finanstilsynet. Det har heller ikke vært noen faktisk leder fysisk tilstede ved disse kontorene.

Finanstilsynets forvaltningspraksis innebærer vilkår om fysisk tilstedeværelse av faktisk leder der hvor inkassovirksomhet utøves. Faktisk leders kontrollansvar innebærer løpende kontrollaktiviteter, som ikke uten videre kan skje i forsvarlig grad uten tilstedeværelse. Generelt sett vil det være større behov for faktisk leders fysiske tilstedeværelse ved igangsettelse av inkassovirksomhet, enn i et foretak som har utøvet inkassovirksomhet i en lengre periode, hvor det i mindre grad er behov for etablering av rutiner/prosesser, og hvor nye inkassofaglige problemstillinger sjelden forekommer.

Foretaket har nå registrert avdelingskontorene hvor det utøves inkassovirksomhet, i Finanstilsynets register. De faktiske lederne ambulerer mellom hovedkontor og avdelingskontor for å ivareta kravet om faktisk leders fysiske tilstedeværelse og kontroll.

Finanstilsynet tar dette til etterretning.

Egenevalueringsskjema – IT-virksomhet

Foretaket opplyste om at de ikke har gjennomført egne tester og øvelser i katastrofeplanen fordi selskapets systemer driftes av en ekstern leverandør. Finanstilsynet kommenterte at det er foretaket selv som er ansvarlig for å etterleve IKT-forskriften, og at foretaket må sikre at leverandøren dokumenterer at test av katastrofeløsningen er gjennomført og resultatet av testen.

Foretaket har opplyst at dokumentasjon for leverandørens test av katastrofeløsningen nå er mottatt, og at det er etterspurt dokumentasjon for gjennomføringen av fullverdig test innen 30. juni 2016.

Finanstilsynet bemerker at det er viktig at foretaket følger opp leverandørens gjennomføring av testene. Foretaket må motta testrapport om eventuelle avvik som blir funnet, tiltak som skal iverksettes og bekreftelse på at testen er godkjent av leverandøren. I tillegg må foretaket selv delta i tester slik at også foretakets bruk av systemet blir en del av totaltesten.

 

For Finanstilsynet

 

Anne-Kari Tuv seksjonssjef

Oda Stensrud rådgiver