Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Trondheim Regnskapskontor AS

Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Dir. tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse 15/8373
Dato: 08.02.2016

1. Sakens bakgrunn
Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 28. september 2015. Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet Trondheim Regnskapskontor AS og de autoriserte regnskapsførerne ansatt i eller tilknyttet selskapet. Finanstilsynets foreløpige merknader og tilsynsrapport ble sendt i brev datert 4. desember 2015. Finanstilsynet har ikke mottatt kommentarer til foreløpige merknader og tilsynsrapporten.

Regnskapsførerselskapet hadde i 2014 en omsetning på ca. 10 millioner kroner. Det er 13 fast ansatte i selskapet. Selskapet har hovedkontor i Trondheim og et avdelingskontor i [...]. Daglig leder for selskapet er […]. Han er også den eneste autoriserte regnskapsføreren ved hovedkontoret. Ved avdelingskontoret er det to autoriserte regnskapsførere.

Regnskapsførerselskapet hadde på tilsynstidspunktet 284 regnskapsføringsoppdrag, hvorav 181 ved hovedkontoret og 103 ved avdelingskontoret.

Bakgrunnen for det stedlige tilsynet var at regnskapsførerselskapet ikke er medlem i noen bransjeforening som gjennomfører kvalitetskontroll med sine medlemmer.

Formålet med tilsynet var å kontrollere om regnskapsførervirksomheten drives i samsvar med de kravene som gjelder, herunder om oppdragene gjennomføres i samsvar med god regnskapsføringsskikk. Ved gjennomgangen kontrolleres også autorisert regnskapsførers arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning. Det vises også til finanstilsynsloven § 3 som fastslår at Finanstilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov, samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter.

Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn mangler og svakheter ved måten foretaket hadde innrettet sin virksomhet på. Finanstilsynet legger til grunn at det er satt i verk tiltak for å rette opp de mangler og svakheter som ble avdekket under tilsynet.

2.   Forhold i regnskapsførerselskapet

2.1   Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten punkt 2.13)
Det følger av hvitvaskingsloven § 4 andre ledd nr. 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/2009 som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått.

Autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap har etter hvitvaskingsloven og
-forskriften blant annet følgende plikter:

• Plikt til å foreta identitetskontroll.
• Plikt til å foreta nærmere undersøkelser ved mistanke om en transaksjon har tilknytning til utbytte fra en straffbar handling eller terrorfinansiering.
• Rapporteringsplikt til Økokrim.
• Plikt til å etablere interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, herunder opplæringstiltak.
• Plikt til å foreta en risikobasert kundekontroll.
• Plikt til å gjennomføre løpende oppfølging.

Under det stedlige tilsynet ble det opplyst om at styrets leder […] var utpekt som hvitvaskingsansvarlig, men dette fremgikk ikke av noen skriftlig dokumentasjon. Det kunne heller ikke dokumenteres at det var gjennomført en risikobasert kundevurdering, og på de to oppdragene som ble gjennomgått i sin helhet under tilsynet var det ikke gjennomført identitetskontroll. Det manglet også skriftlige kontroll- og kommunikasjonsrutiner knyttet til hvitvaskingsregelverket.

Finanstilsynet ser alvorlig på at et autorisert regnskapsførerselskap ikke setter seg inn i de lover og regler som gjelder for virksomheten og innretter seg etter disse. Finanstilsynet forutsetter at regnskapsførerselskapet nå har iverksatt nødvendige tiltak for å oppfylle de pliktene det er pålagt etter hvitvaskingsregelverket.

3.    Regnskapsførerselskapets rutiner og utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I tidligere tilsendte tilsynsrapport beskrives utøvelsen av regnskapsføreroppdrag og om det var etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i forhold til kravene i regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden «God regnskapsføringsskikk» utfylles av standarder utarbeidet av Regnskap Norge (tidl. NARF), DnR og Økonomiforbundet. Ny bransjefastsatt standard er utarbeidet, gjeldende fra 1. januar 2015. Finanstilsynet har lagt den nye standarden til grunn for merknadene.

3.1 Overordnet kontroll på oppdragsnivå (tilsynsrapporten pkt. 3.1.1) 
Det følger av GRFS punkt 7.1 «Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå» at oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører minst en gang årlig skal kontrollere følgende for hver oppdragsgiver:

• At oppdragsavtale er à jour. 
• At fullmakter er skriftlig dokumentert og à jour.
• At oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale er à jour.
• At vurdering av oppdragsgivers interne rutiner er gjennomført og dokumentert.
• At avstemminger utføres og dokumenteres tilfredsstillende.
• At handlinger i forbindelse med årsoppgjør er gjennomført.
• At rapportering gjennomføres i henhold til oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov.
• At fremdriftsoversikt er à jour.
• At oppdragsdokumentasjon er à jour.

Kravet om å foreta en overordnet og dokumentert intern kontroll på oppdragsnivå gjelder uavhengig av om det benyttes medarbeider på oppdraget eller ikke. Det er den oppdragsansvarlige sitt ansvar å påse at dette faktisk blir gjort.

Finanstilsynet fikk forut for tilsynet oversendt regnskapsførerselskapets rutine vedrørende overordnet kontroll på oppdragsnivå. Det kunne under det stedlige tilsynet ikke dokumenteres at det var gjennomført en slik overordnet kontroll for alle oppdragsgivere.

Finanstilsynet legger til grunn at selskapet nå etterlever gjeldende rutine for overordnet kontroll på oppdragsnivå for alle oppdragsgivere.

3.2 Oppdragsavtaler og fullmakter (tilsynsrapporten pkt. 3.1.2 og 3.2) 
Det følger av regnskapsførerloven § 3 første ledd, jf. GRFS pkt. 3.1 og 3.2 at oppdragsavtalen skal være skriftlig og beskrive alle regnskapsfunksjoner og andre oppdrag som skal utføres av regnskapsfører. Regnskapsførervirksomheten skal også løpende påse at oppdragsavtalen er dekkende for oppdraget. Avtalen skal i tillegg angi tidsfrister for oppdragsgivers innlevering av dokumentasjon, samt for regnskapsførerselskapets oppdragsutførelse og rapportering. Det skal videre i avtalen utpekes en autorisert regnskapsfører som er ansvarlig regnskapsfører for oppdraget på vegne av regnskapsførerselskapet.

Ved gjennomgang av tre enkeltoppdrag ble det avdekket at det i avtalene ikke var angitt korrekt oppdragsansvarlig regnskapsfører. For en av de gjennomgåtte oppdragsavtalene var ikke oppdragsansvarlig regnskapsfører angitt. For de to øvrige oppdragsavtalene, hvor det var benyttet en eldre avtaleversjon, var det oppført oppdragsansvarlige som ikke lenger var ansatt i selskapet.

Finanstilsynet legger til grunn at regnskapsførerselskapet har oppdatert oppdragsavtalene slik at korrekte avtaleparter, herunder oppdragsansvarlig regnskapsfører, fremgår.

Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS pkt. 3.6 at det skal foreligge skriftlige fullmakter når regnskapsførervirksomheten skal opptre overfor tredjemann på oppdragsgivers vegne. Kravet er viktig for å skape klarhet og trygghet i de tilfeller der regnskapsførerselskapet får fullmakt fra oppdragsgiver til å utføre oppgaver på dennes vegne.

Det ble under det stedlige tilsynet opplyst om at det ikke er utarbeidet remitteringsfullmakter for noen av oppdragsgiverne hvor regnskapsførerselskapet utfører slike tjenester. Ved gjennomgang av enkeltoppdrag ble det for ett av oppdragene avdekket at regnskapsførerselskapet ikke hadde innhentet fullmakt for elektronisk levering av offentlige oppgaver via Altinn.

Finanstilsynet legger til grunn at regnskapsførerselskapet har gjennomgått alle sine oppdragsavtaler og sørget for at det er blitt innhentet fullmakter der selskapet skal utføre oppgaver på oppdragsgivers vegne. 

4. Finanstilsynets konklusjon
Det stedlige tilsynet viste at formelle forhold rundt driften av regnskapsførervirksomheten i hovedsak var oppfylt i forhold til de krav som stilles etter regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk. 

Gjennomgangen avdekket imidlertid også enkelte mangler i virksomheten, noen av disse er etter Finanstilsynets syn alvorlige. Dette gjaldt primært manglende oppfyllelse av kravene etter hvitvaskingsloven, at selskapet ikke hadde dokumentert at det ble gjennomført en overordnet kontroll på oppdragsnivå på en tilfredsstillende måte og at det ikke var inngått fullmakter med alle oppdragsgiverne hvor regnskapsførerselskapet opptrådte på oppdragsgivers vegne.

Finanstilsynet legger til grunn at de svakheter som ble avdekket under tilsynet og som er omtalt her og i tidligere korrespondanse, er rettet opp og tatt hensyn til i det videre arbeidet. Det bemerkes at mindre alvorlige forhold kun er tatt opp i tilsynsrapporten.
 

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland 
tilsynsrådgiver 

Wenche Falch-Hennum
spesialrådgiver