Endelig rapport - merknader Clarkson Platou Securities AS
Tilsynsrapporter og vedtak
Publisert: 29. april 2016
SAKSBEHANDLER:
Elise Ødegård
VÅR REFERANSE:
15/10532
DATO:
20.04.2016
Endelig rapport - merknader
1 INNLEDNING
Finanstilsynet gjennomførte stedlig tilsyn hos Clarksons Platou Securities AS (Foretaket) den 12. november 2015. Fra Finanstilsynet deltok tilsynsrådgiver Leif Roar Johansen og spesialrådgiverne Margrete Øvrebø og Elise Ødegård.
Foretaket har tillatelse til å yte investeringstjenester som nevnt i verdipapirhandellovens (vphl.) § 2-1 (1) nr. 1, 2, 3, 5 og 6, samt tilknyttede tjenester etter vphl. § 2-1 (2) nr. 1, 3, 4, 5 og 6.
Foretakets virksomhet er konsentrert om megling, analyse og corporate finance innenfor kjerneområdene shipping, offshore og olje/gass. Foretaket har hovedkontor i Oslo, og hadde på tidspunktet for det stedlige tilsynet 63 ansatte.
Foretaket mottok foreløpig rapport etter tilsynet i brev av 8. mars 2016 (Rapporten), og har gitt sine kommentarer til Rapporten i brev av 4. april 2016 (Tilsvaret).
2 FØRING AV INNSIDELISTER
2.1 Rettslig grunnlag
Det følger av vphl. § 3-5 at utsteder av finansielle instrumenter skal sørge for at det føres en liste over personer som gis tilgang til innsideinformasjon.
Plikten til å føre innsidelister påhviler utstederen av de finansielle instrumentene. Det er imidlertid ikke noe krav om at utstederselskapet selv må utføre denne oppgaven. Det kan etter omstendighetene være naturlig å la selskapets profesjonelle rådgivere påta seg dette på vegne av utstederforetaket så langt det gjelder rådgivernes egen informasjonshåndtering. Det er imidlertid utstederforetaket som er ansvarlig for at plikten blir overholdt og at en fullstendig oversikt kan utleveres Finanstilsynet på forespørsel.
Utstederforetaket vil være ansvarlig for feil begått av deres medhjelpere i forbindelse med listeføring. Det følger av vphl. § 10-11 (1) at et verdipapirforetak som påtar seg å føre innsideliste på vegne av en kunde (i dette tilfellet utstederforetak) også må følge de lovbestemte kravene til listeføring, for på den måten å ivareta kundens interesser. Dertil kommer at Foretaket er underlagt kravet om at innsideinformasjon skal behandles forsvarlig, jf. vphl. § 3-4.
2.2 Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet har i forbindelse med det stedlige tilsynet gjennomgått dokumentasjon, herunder innsidelister, knyttet til tre av Foretakets gjennomførte corporateoppdrag i perioden 2014-2015. Samtlige tre kontrollerte innsidelister inneholdt feil/unøyaktigheter ved at det i flere tilfeller var oppført feil tidspunkt for mottak av innsideinformasjon. Finanstilsynet la i Rapporten til grunn at de aktuelle feilene først ble oppdaget av Foretaket i forbindelse med Finanstilsynets stikkprøveundersøkelse.
Foretaket opplyser i Tilsvaret at føring av innsidelister og behandling av innsideinformasjon generelt er helt sentrale oppfølgingsområder for compliance, og at Foretaket også vil ha høy fokus på dette fremover, jf. Foretakets complianceplan for 2016. Det fremgår av Foretakets "funksjonsrapporter" at compliance gjennomfører jevnlige kontroller av innsidelister, og at compliance følger opp meglerne i forbindelse med transaksjoner der wall-crossing er aktuelt. Compliance har også i flere tilfeller sendt ut veiledninger og påminnelser om viktigheten av korrekte og fullstendige innsidelister. Foretaket opplyser at det ved de siste transaksjonene er avdekket mindre avvik i innsidelistene enn tidligere, og at Foretakets praktisering følgelig har blitt forbedret på dette punktet.
Bakgrunnen for utstederforetaks plikt til å føre innsidelister er først og fremst kontrollhensyn. Dersom kontrollmyndighetene ikke raskt kan danne seg en oversikt over hvem som har hatt tilgang til innsideinformasjon på et gitt tidspunkt vil en kontrollundersøkelse kunne bli vesentlig vanskeliggjort. Finanstilsynet ser av denne grunn alvorlig på feil og mangler i innsidelistene.
Finanstilsynet tar forøvrig Foretakets tilsvar til etterretning.
3 KUNDEKONTROLL OG TILTAK MOT HVITVASKING MV.
3.1 Rettslig grunnlag
Det følger av lov om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering mv. (hvvl.) at de i loven definerte rapporteringspliktige, herunder verdipapirforetak, skal foreta kundekontroll etter hvvl. §§ 6 til 13 og løpende oppfølging etter hvvl. § 14, jf. hvvl. § 5. Kundekontroll og løpende oppfølging skal foretas på grunnlag av en vurdering av risiko for transaksjoner med tilknytning til utbytte av straffbare handlinger eller forhold som rammes av straffeloven §§ 131 – 136 a, jf. hvvl. § 5. Risikoen skal vurderes utfra type kunde, kundeforhold, produkt eller transaksjon, jf. hvvl. § 5. I situasjoner som etter sin art innebærer høy risiko skal verdipapirforetaket ut fra en risikovurdering anvende andre kontrolltiltak i tillegg til de "ordinære" tiltakene som følger av hvvl. §§ 5 til 14, jf. hvvl. § 15. Verdipapirforetaket skal kunne påvise at omfanget av utførte tiltak er tilpasset den aktuelle risiko. Overfor særskilte kundegrupper og i særskilte tilfeller kan verdipapirforetaket gjennomføre forenklet kundekontroll, jf. hvvl. § 13 og hvitvaskingsforskriften (hvvf.) § 10. Verdipapirforetaket skal før anvendelse av denne unntaksbestemmelsen innhente tilstrekkelige opplysninger til å fastslå at forholdet dekkes av denne bestemmelsen.
Kundekontroll skal foretas ved bl.a. etablering av kundeforhold og ved transaksjon som gjelder 100 000 norske kroner eller mer, for kunde som verdipapirforetaket ikke har et etablert kundeforhold til, jf. hvvl. § 6. Kundekontroll skal som hovedregel gjennomføres før etablering av kundeforhold eller utføring av transaksjon, jf. hvvl. § 9.
I henhold til hvvl. § 7 (1) omfatter kundekontrollen (i) registrering av kundeopplysninger som nevnt i hvvl. § 8, (ii) bekreftelse av kundens identitet på grunnlag av gyldig legitimasjon, (iii) bekreftelse av identiteten til reelle rettighetshavere på grunnlag av egnede tiltak, og (iv) innhenting av opplysninger om kundeforholdets formål og tilsiktede art. Kopier av fremlagte legitimasjonsdokumenter for fysiske og juridiske personer skal påføres "rett kopi bekreftes" med signaturen til den personen som har foretatt kundekontrollen samt dato for kontrollen, jf. hvvf. § 17.
3.2 Finanstilsynets vurderinger i Rapporten
Finanstilsynet har gjennomgått Foretakets rutiner for hvitvaskingskontroll, samt kundedokumentasjon knyttet til et utvalg av Foretakets kunder.
Finanstilsynet stilte i Rapporten spørsmål ved at Foretakets risikovurderingsprosess i forbindelse med kundekontroll ikke var beskrevet i skriftlige rutiner eller i annen mottatt dokumentasjon. Det var dermed uklart for Finanstilsynet hvilke risikovurderinger som gjennomføres av Foretaket ved etablering av nye kundeforhold.
Finanstilsynet stilte videre spørsmål ved at Foretaket ikke synes å ha gjennomført forsterkede kontrolltiltak etter hvitvaskingsloven i forbindelse med kundekontroll. Dette til tross for at Foretaket har en rekke kunder som er registrert i jurisdiksjoner med begrenset innsyn, hvilket etter Finanstilsynets syn i seg selv er en oppfordring til å foreta nærmere undersøkelser vedrørende den aktuelle kunden.
Endelig avdekket Finanstilsynets gjennomgang enkelte mangler ved Foretakets dokumentasjon av kundekontroll etter hvitvaskingsloven. For flere av kundene i utvalget var det ikke dokumentert at det var innhentet opplysninger om kundeforholdets formål og tilsiktede art. Finanstilsynet presiserte at slike opplysninger skal innhentes, blant annet for å kunne risikotilpasse kontrolltiltakene, og for å kunne løpende følge opp eksisterende kundeforhold, herunder påse at transaksjoner er i samsvar med Foretakets kjennskap til kunden og dens virksomhet, jf. hvvl. § 14. De øvrige manglene som Finanstilsynet tok opp i Rapporten gjaldt typisk enkelttilfeller der det ikke var fremlagt dokumentasjon eller legitimasjon på hvem som kan representere foretakskunde, samt manglende datering og/eller attestering av innhentet legitimasjon.
3.3 Foretakets tilsvar
Foretaket redegjør i Tilsvaret for at Foretakets complianceavdeling foretar risikovurdering etter hvitvaskingsloven før registrering av alle nye kunder, og gir en beskrivelse av hvilke vurderinger og kontroller som gjøres i denne forbindelse. Foretaket ser imidlertid at risikovurderingen bør fremgå klarere av rutineverket og har oppdatert sine rutiner slik at disse nå beskriver de ulike elementene i Foretakets risikovurderingsprosess etter hvitvaskingsloven. Foretaket har også oppdatert sitt kunderegistreringsskjema slik at dette skal gi en bedre beskrivelse av gjennomførte kontrolltiltak.
Foretaket redegjør særskilt for sine risikovurderinger knyttet til enkelte typer utenlandske kunder.
Videre opplyser Foretaket at kunderegistreringsskjemaet er oppdatert for bedre å sikre dokumentasjon på innhentede opplysninger om kundeforholdets formål og tilsiktede art.
Når det gjelder de øvrige manglene ved Foretakets kundekontroll som Finanstilsynet kommenterte i Rapporten, så redegjør Foretaket for hvert av de aktuelle kundeforholdene. Foretaket opplyser at det i disse tilfellene kjenner kunden godt, og at kopi av legitimasjon dermed ikke er påkrevet etter hvitvaskingsloven. Foretaket ser imidlertid at kundekontrollen og Foretakets kjennskap til den enkelte kunde i de aktuelle tilfellene burde vært bedre dokumentert. Foretaket har nå tatt inn et kommentarfelt i kunderegistreringsskjemaet der compliance kan gi slik informasjon om kunden. Foretaket opplyser videre at det vil innskjerpe at nødvendig dokumentasjon innhentes for nye kunder, og at compliance i samarbeid med oppgjørsavdelingen løpende vil oppdatere og supplere kundearkivet.
3.4 Finanstilsynets merknader
Finanstilsynet vil presisere at bestemmelsen i hvvl. § 7 (5), om at bekreftelse av fysiske personers identitet kan foretas på annet grunnlag en gyldig legitimasjon dersom den rapporteringspliktige er sikker på vedkommendes identitet, er en snever unntaksregel. Ved anvendelse av denne unntaksregelen må det kunne fremlegges dokumentasjon som viser grunnlaget for anvendelsen og at tilstrekkelig kundekontroll er foretatt.
Finanstilsynet har mottatt kopi av Foretakets oppdaterte rutiner og dokumenter, og tar Foretakets tilsvar til etterretning.
4 ØVRIGE FORHOLD
Finanstilsynet hadde i Rapporten enkelte kommentarer relatert til lydopptak av telefonsamtaler knyttet til ytelse av investeringstjenester, jf. vphl. § 10-17 og vpf. § 10-31 (1). Finanstilsynet tar Foretakets tilsvar vedrørende dette til etterretning.
For Finanstilsynet
Geir Holen
seksjonssjef Elise Ødegård
spesialrådgiver
Abonner på nyheter
Registrer deg for å få nyhetsvarsling når Finanstilsynet publiserer saker du er interessert i.