Merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Hc's Økonomi & Regnskap AS

Saksbehandler: Tommy Bolsøy
Dir. tlf. 22 93 98 80
Vår referanse: 14/2239
Dato: 05.09.2014 

1.  INNLEDNING

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 21. mars 2014 og til foreløpige merknader datert 23. juni 2014 hvor rapporten etter tilsynet var vedlagt. Regnskapsførerforetaket har ikke gitt noe tilsvar til det foreløpige merknadsbrevet. Finanstilsynet oversender herved endelige merknader.

Formålet med tilsynet var å vurdere om regnskapsførerselskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og internkontroll i samsvar med regnskapsførerlov og -forskrift, samt god regnskapsføringsskikk. Ved gjennomgang av utvalgte enkeltoppdrag er også kvaliteten på oppdragsdokumentasjonen kontrollert i forhold til krav i regnskapslov, bokføringslov og annen relevant lovgivning.

2.   FINANSTILSYNETS VURDERINGER

2.1 Forhold i regnskapsførerselskapet

Bruk av yrkestittelen (tilsynsrapporten pkt. 1.8)
Det fremgår av regnskapsførerloven § 1 tredje ledd at alle autoriserte regnskapsførere og regnskapsførerselskap skal benytte yrkesbetegnelsen " autorisert regnskapsfører" og "autorisert regnskapsførerselskap" i tilknytning til navnet.

Det fremkom ved gjennomgang av brev- og fakturamaler at betegnelsen "autorisert regnskapsførerselskap" ikke benyttes. Heller ikke yrkesbetegnelsen "autorisert regnskapsfører" benyttes systematisk i alle eposter og brev av de to autoriserte i selskapet.

Finanstilsynet legger til grunn at selskapet for fremtiden sørger for å benytte korrekte yrkesbetegnelser i tilknytning til yrkesutøvelsen.

Dokumentasjon av medgått tid (tilsynsrapporten pkt. 1.11)
Det følger av bokføringsforskriften § 5-14 at for bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal det for hver eier og hver ansatt dokumenteres medgåtte timer. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på det enkelte oppdrag.

Det fremkom under tilsynet at daglig leder ikke førte timer som oppfylte forskriftens krav. For de øvrige ansatte fremkom det ikke av timelistene at interntid ble registrert.

Finanstilsynet legger til grunn at regnskapsførerselskapet fremover innretter seg etter bokføringsforskriftens krav.

Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 1.13)
Det følger av hvitvaskingsloven § 4 andre ledd nr. 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/2009 som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått.

Det kunne under det stedlige tilsynet ikke dokumenteres at en av selskapets to autoriserte regnskapsførere var utpekt som hvitvaskingsansvarlig. Daglig leder informerte om at det var avholdt interne kontormøter om hvitvaskingsregelverket, men at dette ikke fremkom av møtereferat eller at det på annen måte var dokumentert. Følgende forhold og dokumentasjon var heller ikke på plass i forhold til hvitvaskingsregelverket:

• Det var ikke foretatt en risikobasert kundevurdering hvor risikoen er dokumentert, jf. hvitvaskingsloven § 5.
• Kontroll- og kommunikasjonsrutiner vedrørende hvitvasking var ikke innarbeidet, jf. hvitvaskingsloven § 23.

Finanstilsynet forutsetter at regnskapsførerselskapet iverksetter nødvendige tiltak for å oppfylle de pliktene selskapet er pålagt etter hvitvaskingsregelverket.

Risikostyring og internkontroll (tilsynsrapporten pkt. 1.14)
I henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september 2008, gjeldende fra 1. januar 2009, skal regnskapsførerselskaper utarbeide en plan for hvordan kravene i forskriften skal gjennomføres og dokumenteres. Det følger videre av forskriften § 6 at foretaket løpende skal vurdere hvilke risikoer som er knyttet til virksomheten. Foretakets valgte revisor skal avgi en årlig bekreftelse til styret, jf. forskriften § 10.

Internkontrollen og risikovurderingene er dokumentert i et eget notat som er presentert for styret. Etter Finanstilsynets syn fremstår vurderingene som generelle uten at de i nødvendig grad er tilpasset forholdene i regnskapsførerselskapet. Det er bl.a. ikke foretatt noen sannsynlighets-vurdering for at enkelthendelser oppstår eller angitt noen forbedringspunkter og tidsplaner for gjennomføring av forbedringstiltak. Det fremkommer heller ikke av den fremlagte dokumentasjon om det er foretatt vurdering av om det er behov for nye tiltak på virksomhetskritiske områder, slik det fremgår av bestemmelsen i risikostyringsforskriften § 8.

Finanstilsynet forutsetter at selskapet for 2014 foretar en ny og kritisk gjennomgang av risikovurderingene slik at pliktene etter risikostyringsforskriften blir oppfylt.

2.2 Oppdragsutførelsen
Ved tilsynet er dokumenterte rutiner og retningslinjer for regnskapsføringen gjennomgått. Oppdragsdokumentasjonen for tre oppdrag ble også vurdert, for kontroll med utøvelsen av oppdrag og etterlevelsen av de rutiner og retningslinjer som er fastsatt. Finanstilsynet har følgende kommentarer:

• Avstemminger. For to av de tre kontrollerte oppdragene manglet avstemmings-dokumentasjon på enkelte balanseposter per 31.12.2012. I disse tilfellene var avstemmingene levert tilbake til oppdragsgiver i forbindelse med retur av bilagsmaterialet, uten at regnskapsførerselskapet hadde disse avstemmingene i egen oppdragsdokumentasjon.
  
  Finanstilsynet viser til at regnskapsførerselskapet har et selvstendig ansvar for å ha en fullstendig oppdragsdokumentasjon, herunder dokumentasjon av alle avstemminger av nødvendige balanseposter.

3.   FINANSTILSYNETS MERKNADER

Ut fra det som fremkom under tilsynet, er det Finanstilsynets konklusjon at virksomheten på de fleste områder har innrettet sine rutiner etter de krav som følger av regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk, og at rutinene etterleves.

Finanstilsynet finner imidlertid å rette kritikk mot regnskapsførerselskapet for enkelte forhold. Det vises til de punktene som er tatt opp ovenfor og spesielt manglende etterlevelse av hvitvaskingsregelverket og risikostyringsforskriften. Finanstilsynet legger til grunn at de svakheter som ble avdekket under tilsynet blir rettet opp i.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver 

Tommy Bolsøy
seniorrådgiver