Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Bedøk AS
Brev
Publisert: 8. april 2015
Sist publisert: 21. mars 2018
Saksbehandler: Bernt Jan Aaland
Dir. tlf.: 22 93 97 36
Vår referanse 14/2514
Dato: 05.09.2014
1. Bakgrunn
Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 20. mars 2014 og til foreløpige merknader og rapport etter det stedlige tilsynet, datert 4. juli 2014. Tilsvar fra selskapet er mottatt i brev datert 18. august 2014.
Bakgrunnen for tilsynet var at Finanstilsynet i januar 2014 mottok en innrapportering fra Skatteetaten etter et bokettersyn som er avholdt med en av regnskapsførerselskapets oppdragsgivere. Innrapporteringen er nærmere beskrevet i punkt 1.4 i den tidligere oversendte tilsynsrapporten og i punkt 2.1 i dette brev.
I tillegg til å gjennomgå innrapporteringen fra Skatteetaten, var formålet med tilsynet å vurdere om selskapet v/dets styre og daglige leder har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlov, forskrift og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag ble det også kontrollert om arbeidet var utført i samsvar med de krav som stilles i regnskapslov, bokføringslov og annen relevant lovgivning.
2. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I tilsynsrapporten er nærmere beskrevet de forhold som ble avdekket under tilsynet.
Regnskapsføringsoppdragene skal gjennomføres i henhold til regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden ”god regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF, DnR og Økonomiforbundet. Følgende bransjefastsatte standarder gjelder:
Standardnr.: | Tittel: |
GRFS 0 | Allment om regnskapsføringsoppdrag |
GRFS 1 | Bokføring og årsoppgjør |
Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til disse standardene.
2.1 Kvalitetskontroll av medarbeider som ikke er autorisert (tilsynsrapporten pkt. 1,4, 2,1,8 og 2,2)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dersom arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere ikke blir kvalitetssikret av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører, vil forholdet måtte anses som en overtredelse av regnskapsførerloven § 1 som fastslår at det bare er autoriserte regnskapsførere som kan føre regnskap for andre i næring.
Kvalitetskontrollen av arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet, jf. GRFS 1 punkt 1.6.3. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres fortløpende gjennom året og dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll skal dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd. Dokumentasjonskravet følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.4.
Med henvisning til innrapporteringen fra Skatteetaten, legges det til grunn at enkelte av de forhold som er omtalt i rapporten, er forhold som regnskapsførerselskapet burde ha avdekket og tatt tak i på et langt tidligere tidspunkt. Dette gjelder særlig at de formelle krav som stilles til bilagsdokumentasjon og øvrig regnskapsmateriale er oppfylt. Det er videre kjent at det er enkelte bransjer og næringer som det erfaringsmessig er vanskelig å få til å innrette seg etter de krav som stilles til regnskaps- og skatteregelverket. Restaurantbransjen er en av disse næringene. Etter Finanstilsynets oppfatning må dette tilsi at en autorisert regnskapsfører/et autorisert regnskapsførerselskap er særlig oppmerksom på dette når det påtar seg regnskapsføringen for disse bransjene. Regnskapsførerselskapet må derfor allerede ved oppstarten av oppdraget forvisse seg om at oppdragsgiver har innrettet sin virksomhet etter de krav som stilles. I dette ligger også at oppdragsgiveren faktisk har forstått det som blir kommunisert til vedkommende. Finanstilsynet viser videre til at regnskapsførerselskapet har en plikt til å foreta en risikovurdering av sine oppdragsgivere. Risikoen for denne type oppdrag er erfaringsmessig høy. Etter Finanstilsynets syn må dette derfor også innebære at det i regnskapsførerselskapet settes i verk kvalitetssikringstiltak som dekker opp for den økte risikoen, herunder at det kvalitetssikringsarbeidet som utføres styrkes.
Det ble under tilsynet informert om at selskapet tidligere ikke har hatt en systematisk og fullstendig rutine for kvalitetskontroll, men at slik rutine er satt i verk fra og med 2013. Bokettersynet fra Skatteetaten omfattet perioden 2010 til 2013, dvs. i en periode hvor systematiske kvalitetskontroller ikke ble gjennomført. Finanstilsynet legger til grunn at dette er noe av årsaken til at enkelte av de svakheter som ble avdekket ved bokettersynet ikke er blitt avdekket av regnskapsførerselskapet.
Selskapet har tatt i bruk et elektronisk oppdragssystem hvor kvalitetskontrollen dokumenteres ved at det hakes av for at arbeidet er utført på en forsvarlig måte. Utover dette blir det ikke utarbeidet annen kvalitetskontrolldokumentasjon. Etter Finanstilsynets oppfatning er dette ikke tilstrekkelig. Det må i tillegg utarbeides et notat e.l. som dokumenterer hva som faktisk skal kontrolleres. Det vises til GRFS 1 pkt. 1.6.3 fjerde ledd hvor det fremgår at " Kvalitetskontrollens frekvens og omfang vil kunne variere med den enkelte medarbeider, ut fra en vurdering av medarbeiderens kompetanse, kapasitet og erfaring, samt oppdragsgivers administrative rutiner og en generell vurdering av oppdragets kompleksitet. Kontrollen vil på denne bakgrunn kunne bestå i stikkprøver". De forhold som fremgår av nevnte bestemmelse må derfor dokumenteres. Finanstilsynet tar i den forbindelse til etterretning den informasjonen som ble gitt under tilsynet om at det nylig er ansatt personer i selskapet som har lang erfaring fra kvalitetssikringsarbeid, og at dette vil bidra til å sikre at kravet oppfylles.
Finanstilsynet tar også til etterretning den informasjonen selskapet har gitt i sitt tilsvar om de rutiner som er satt i verk for å sikre at kvalitetskontrollen blir gjennomført på en forsvarlig måte, og legger til grunn at denne vil sikre at oppdragene blir kvalitetssikret i samsvar med de krav som stilles etter regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk.
2.2 Oppdragsdokumentasjon, herunder oppfølging av oppdragene (tilsynsrapporten pkt.
2.1.4)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.2.2 første ledd at regnskapsfører ved etablering av et oppdrag skal gjennomgå oppdragsgivers interne rutiner for å sikre at oppdragsgiver er innforstått med de krav som gjelder for virksomheten og som igjen sikrer at regnskapsføringen vil kunne skje på en forsvarlig måte. Gjennomgangen må dokumenteres.
Selskapet har en rutine som skal sikre at kravet blir oppfylt, men det ble informert om at rutinen ikke fullt ut har blitt etterlevd. Finanstilsynet legger til grunn at en slik gjennomgang som nevnt overfor må dokumenteres på en systematisk måte for alle nye oppdragsgivere.
Det ble under tilsynet anført at mye av kommunikasjonen med oppdragsgiverne tidligere har blitt tatt opp muntlig, og at det ikke har blitt utarbeidet dokumentasjon for det som er kommunisert. Det er nå innført en rutine som innebærer at kommunikasjonen i langt større grad dokumenteres, i hovedsak ved at feil og mangler blir tatt opp i epost til oppdragsgiver. Kopi av epostene arkiveres som en del av oppdragsdokumentasjonen. Finanstilsynet legger til grunn at kravene i GRFS 1, pkt. 1.2.4.1, dermed blir oppfylt fremover.
3. Finanstilsynets konklusjon
Det stedlige tilsynet viste at de formelle forhold rundt driften av regnskapsførerselskapet i hovedsak er oppfylt, herunder at det forelå rutiner for hvordan regnskapsføringen for oppdragsgiverne skal gjennomføres på de fleste områder. Gjennomgangen avdekket imidlertid at det fortsatt er enkelte mangler i virksomheten. Finanstilsynet ser det som særlig viktig at selskapet utarbeider en skriftlig rutine for intern kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeideres arbeid. Rutinen bør inneholde krav til planlegging, gjennomføring, dokumentasjon og oppfølging av kvalitetskontrollen. Finanstilsynet tar til etterretning selskapets tilsvar om at slik rutine nå er innført, jf. også pkt. 2.1. overfor.
Finanstilsynet viser også til kravet i regnskapsførerforskriften § 3-1 siste ledd, hvor det fremgår at "Hvis oppdragsgiver vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, slik at regnskapsfører ikke har mulighet til å produsere eller gi grunnlag for avtalt lovbestemt rapportering, plikter regnskapsfører å frasi seg oppdraget." Finanstilsynet fikk under det stedlige tilsynet forståelsen av at Bedøk AS fortsatt førte regnskapet for den oppdragsgiveren som foranlediget at Skatteetaten innrapporterte regnskapsførerselskapet til Finanstilsynet, noe selskapet har bekrefter i sitt tilsvar. Det er imidlertid i tilsvaret også utførlig redegjort for de tiltak Bedøk AS har krevd at den aktuelle oppdragsgiveren må sette i verk for at det skal kunne fortsette med regnskapsføringen for oppdragsgiveren, og det fremgår også at oppdragsgiveren allerede har oppfylt de fleste av de kravene som er stilt. Finanstilsynet tar til etterretning den informasjonen som er gitt i tilsvaret, herunder den vurderingen som er gjort for å kunne fortsette med regnskapsføringen for den aktuelle oppdragsgiveren.
For Finanstilsynet
Tore Johan Berg
tilsynsrådgiver
Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver