Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn

Saksbehandler: Bernt Jan Aaland
Dir. tlf.: 22 93 99 98
Vår referanse 14/10866
Dato: 02.07.2015

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 10. desember 2014 og til det foreløpige merknadsbrevet datert 8. april 2015 hvor rapporten etter tilsynet fulgte vedlagt. Selskapets tilsvar er mottatt i e-post datert 20. mai 2015.

Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet […]. De var på tilsynstidspunktet daglig leder og eneste autoriserte regnskapsføreren i selskapet. De er dermed ansvarlig for samtlige regnskapsføringsoppdrag, som på tilsynstidspunktet var ca. 110 oppdrag. Selskapet har en omsetning på i overkant av kr 3. mill. Det er fire ansatte i selskapet.

Formålet med tilsynet var å vurdere om selskapet og De har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres også Deres arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.

Det vises også til finanstilsynsloven § 3 som fastslår at Finanstilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter.

1.  Etterutdanning (tilsynsrapporten pkt. 1.12.)
Det følger av regnskapsførerforskriften § 4-1 at autorisert regnskapsfører til enhver tid skal kunne dokumentere minst 77 timer etterutdanning i løpet av de tre foregående kalenderår.

For siste treårsperiode, fra 1. januar 2012 til 31. desember 2014, har Finanstilsynet mottatt dokumentasjon som viser at De har gjennomført 78 timer etterutdanning. De mangler imidlertid 6,5 timer innen emnet « regnskapsførerregelverket og god regnskapsføringsskikk». Den innsendte kursdokumentasjonen i form av kursbevis var heller ikke fullstendig, og De opplyste om at De har kastet deler av kursdokumentasjonen.

Det fremkommer av tilsvaret at De har meldt Dem på de kurs De mangler, og har vedlagt dokumentasjon på de kursene De er påmeldt, noe Finanstilsynet tar til etterretning. Finanstilsynet understreker viktigheten av at De i det videre sørger for at etterutdanningskravet fullt ut blir oppfylt, også innenfor alle fagområdene. Det vises videre til regnskapsførerforskriften § 4-2 hvor kravet til dokumentasjon av gjennomførte kurs og oppbevaring av kursdokumentasjon fremgår. De må sørge for at også dette kravet oppfylles.
 
2.  Regnskapsførerselskapets rutiner og utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I tilsynsrapporten har Finanstilsynet beskrevet utøvelsen av regnskapsføreroppdrag og om det er etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i forhold til kravene i regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden «God regnskapsføringsskikk» utfylles av standarder utarbeidet av NARF, Den Norske Revisorforening og Økonomiforbundet. Finanstilsynet bemerker at ny standard er utarbeidet, gjeldende fra 1. januar 2015. Som en følge av at det stedlige tilsynet fant sted i desember 2014, henvises det til de standardene som gjaldt på dette tidspunktet:

Standardnr.:    Tittel:
GRFS 0                   Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1                   Bokføring og årsoppgjør

2.1 Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 1.13.)
Selskapet har satt i verk rutiner på de fleste områder for å oppfylle de kravene som stilles etter hvitvaskingsregelverket. Under tilsynet manglet det imidlertid rutine for gjennomføring av risikobasert kundekontroll etter hvitvaskingsloven § 5. De bekreftet også at slik risikovurdering ikke var gjort. I tilsvaret er det opplyst at slik risikovurdering nå er gjennomført.

2.2  Overordnet kontroll på oppdragsnivå (tilsynsrapporten pkt. 2.1.1)
Finanstilsynet viser til kravet i GRFS pkt. 1.6.2 «Overordnet intern kontroll på oppdragsnivå» om at oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører minst en gang årlig skal kontrollere følgende for hver oppdragsgiver:
a) At oppdragsavtale er à jour.
b) At fullmakter er skriftlig dokumentert.
c) At oversikt (logg) over mottak og utsendelse av regnskapsmateriale og annen informasjon henholdsvis fra og til oppdragsgiver oppdateres fortløpende.
d) At avstemminger utføres periodisk og dokumenteres tilfredsstillende.
e) At fremdriftsoversikt som viser hva som er utført for oppdragsgiver holdes à jour.
f) At oppdragsdokumentasjonen er à jour.

Selskapet hadde under tilsynet ikke satt i verk rutiner for å sikre at det blir gjennomført en overordnet kontroll på oppdragsnivå, og en slik kontroll var heller ikke gjort.

Det fremgår av tilsvaret at selskapet har tatt i bruk et skjema som skal dokumentere at en slik kontroll blir gjennomført, og at dette skal legges ved sammen med annen kundedokumentasjon.

2.3 Oppdragsavtale og fullmakter (tilsynsrapporten pkt. 2.1.2 og 2.2)
Det følger av regnskapsførerloven § 3 første ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3.1 og 0.3.2 at det skal opprettes en skriftlig avtale med oppdragsgiver. Avtalen skal beskrive alle regnskapsfunksjoner og andre oppdrag som skal utføres av regnskapsfører. Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3.4 at oppdragsavtalene skal gjennomgås jevnlig for å påse at de dekker endringer i oppdraget, og at de for øvrig oppfyller kravene i regnskapsførerloven og regnskapsførerforskriften.

Syv oppdragsavtaler ble kontrollert under det stedlige tilsynet. I to av disse var det enkeltpersonforetaket som tidligere hadde forestått regnskapsføringen for oppdragene som sto som regnskapsfører, selv om oppdragene var overført til [...]. Det fremgikk heller ikke av avtalene at det var De som hadde overtatt som oppdragsansvarlig regnskapsfører. For øvrig var en av avtalene ikke underskrevet av oppdragsgiver og to var ikke underskrevet av regnskapsførerselskapet. Tilsvarende var noen av fullmaktene for levering via Altinn ikke oppdatert etter at oppdragene var overtatt av [...].

Finanstilsynet tar til etterretning selskapets tilsvar om at det skal foreligge oppdaterte oppdragsavtaler med samtlige oppdragsgivere innen utgangen av juni 2015. Det forutsettes at selskapet i det videre sørger at for at det minst en gang årlig foretas en dokumentert gjennomgang av alle oppdragsavtaler og at det påses at disse formelt er i orden, tilstrekkelig spesifisert og à jour. De må også sørge for at selskapet har inngått fullmakter med oppdragsgiverne som er dekkende.

Daglig leder opplyste om at regnskapsførerselskapet foretar utbetalinger fra oppdragsgivers bankkonto for fire oppdragsgivere. Det er ikke iverksatt noen form for arbeidsdeling i regnskapsførerselskapet. Finanstilsynet mener en forsvarlig risikovurdering i henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll tilsier at det innføres en rutine med arbeidsdeling for remitteringsoppdrag eller at det iverksettes andre tiltak som reduserer risikoen for feil eller misbruk av fullmakten. 

2.4  Avstemminger (tilsynsrapporten pkt. 2.1.7 og 2.2)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen samt nødvendige resultatkontoer skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig dokumentasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger også av bokføringsloven § 11 første ledd, at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres. Hvis ikke praktiske forhold begrunner noe annet, skal nødvendige spesifikasjoner til avstemmingen oppbevares hos regnskapsfører-virksomheten.

For ett av de kontrollerte oppdragene ble det avdekket at deler av avstemmingsdokumentasjonen både for 2013 og 2014 var arkivert i bilagsmappene til oppdragsgiveren og ikke som en del av oppdragsdokumentasjonen. Bilagsmappen for 2013 var returnert til oppdragsgiver. Regnskapsførerselskapet hadde således ingen kopi av avstemmingsdokumentasjonen for 2013 på sitt kontor. For et annet oppdrag var avstemmingsdokumentasjonen for 2013 sendt til revisor og ikke returnert til regnskapsførerselskapet på tilsynstidspunktet. På dette oppdraget var det ikke tatt kopi av den oppdragsdokumentasjonen som eventuelt var utarbeidet.

Finanstilsynet ser alvorlig på de mangelfulle avstemmings- og oppdragsdokumentasjonsrutinene i regnskapsførerselskapet.

2.5   Intern kvalitetskontroll (tilsynsrapporten  pkt. 2.1.8 og 2.2)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1.6.3.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet. Dette innebærer at kvalitetskontrollen må utføres løpende gjennom året. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontrollen må dokumenteres og korrigeres så snart som mulig.

Det foreligger ingen skriftlig rutine som viser hva De skal gjennomgå i forbindelse med intern kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere eller på hvilken måte den skal dokumenteres. Finanstilsynets gjennomgang av utvalgte enkeltoppdrag for 2013, hvor det ble benyttet medarbeidere på to av oppdragene, viste også at intern kvalitetskontroll ikke var utført.

De anførte under tilsynet at intern kvalitetskontroll ble gjennomført, men at slik kontroll i liten grad ble dokumentert. Finanstilsynet legger til grunn at de feil og mangler som ble avdekket ved gjennomgang av enkeltoppdragene ville blitt avdekket og rettet opp i dersom det var gjennomført en forsvarlig intern kvalitetskontroll.

3  Finanstilsynets konklusjon og oppfølgning
Det stedlige tilsynet viste mangler og svakheter i regnskapsførerselskapets rutiner på enkelte områder. Finanstilsynet ser spesielt alvorlig på at avstemmings- og oppdrags-dokumentasjonsrutinene var mangelfulle, og at det ikke var iverksatt en tilfredsstillende rutine for å dokumentere at intern kvalitetskontroll av det arbeidet som ble utført av medarbeidere uten autorisasjon ble gjennomført. Finanstilsynet merket seg under tilsynet at det var igangsatt arbeid med å få på plass oppdaterte og skriftlige rutiner, og tilsvaret som angir hvilke tiltak som er eller vil bli iverksatt. 

Som en oppfølgning av mangler og svakheter ber Finanstilsynet om at følgende oversendes:
a. Dokumentasjon på at manglende etterutdanning er gjennomført  
b. Det skjemaet som er tatt i bruk for overordnet kontroll på oppdragsnivå og eventuelle rutiner ut over dette
c. Uttrykkelig bekreftelse på at samtlige oppdragsavtaler og fullmakter er a jour per 30. juni 2015
d. Kopi av skriftlige rutiner eller en redegjørelse for arbeidsprosesser som er innført for å sikre at de krav som stilles til gjennomføring av avstemminger og til oppbevaring av oppdragsdokumentasjon tilfredsstiller de krav som følger av regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk.
e. Kopi av skriftlige rutiner eller en redegjørelse for når og hvordan intern kvalitetskontroll av arbeid utført av medarbeidere som ikke er autoriserte regnskapsførere skjer.

Finanstilsynet ber om at ovennevnte sendes innen 1. september 2015.  

For Finanstilsynet

Kjersti Elvestad
seksjonssjef

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver