Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn

Saksbehandler: Bernt Jan Aaland
Dir. tlf.: 22 93 99 98
Vår referanse 15/2304
Dato: 16.06.2015

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 19. mars 2015, til foreløpige merknader datert 21. april 2015 hvor rapporten etter tilsynet fulgte vedlagt og til selskapets tilsvar i brev datert 9. juni 2015. 

Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet [...]

Det er fire ansatte i selskapet. Tre av disse er autoriserte regnskapsførere. Selskapet har en omsetning på i underkant av kr 3. mill., og det har ca. 140 regnskapsføringsoppdrag.

Formålet med tilsynet var å vurdere om selskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres det arbeidet som utføres i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.

Det vises også til finanstilsynsloven § 3 som fastslår at Finanstilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter.

1.  Forhold i regnskapsførerselskapet

1.1  Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 1.13.)
Det stedlige tilsynet avdekket at det ikke er etablert rutine for gjennomføring av risikobasert kundekontroll, jf. hvitvaskingsloven § 5 og hvitvaskingsforskriften kapittel 2. Slik risikobasert kundekontroll var heller ikke foretatt.  

Det var ikke gjennomført legitimasjonskontroll i samsvar med hvitvaskingsloven § 7 og hvitvaskingsforskriften kapittel 2 på en systematisk måte.
 
Finanstilsynet tar til etterretning selskapets tilsvar om at det er satt i verk rutiner for å rette opp i de svakheter som ble avdekket under tilsynet. 

2.  Regnskapsførerselskapets rutiner og utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten beskrives utøvelsen av regnskapsføreroppdrag og om det er etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i forhold til kravene i regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden «god regnskapsføringsskikk» utfylles av standarder utarbeidet av NARF, DnR og Økonomiforbundet. Ny bransjefastsatt standard er utarbeidet, gjeldende fra 1. januar 2015. Finanstilsynet har lagt ny standard til grunn for merknadene. Fordi det var de tidligere standardene som gjaldt for de oppdragene som ble kontrollert under tilsynet, er det vist til disse i tilsynsrapporten der Finanstilsynet kommenterer oppdragene.

2.1   Intern kvalitetskontroll (tilsynsrapporten  pkt. 2.1.8 og 2.2)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS pkt. 7.2, at slik kvalitetskontroll skal gjennomføres. GRFS pkt. 7.4 stiller krav om hvordan kvalitetskontrollen skal dokumenteres.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Det må gjennomføres kvalitetskontroll for hvert regnskapsår, og minimum i forbindelse med avslutning av regnskapsåret. For bokføringsoppdrag uten utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningsoppgaver innebærer dette at kvalitetskontrollen må gjennomføres før endelig saldobalanse oversendes til den som skal utarbeide årsregnskap og/eller ligningspapirer. For årsoppgjørsoppdrag innebærer dette at kvalitetskontrollen gjennomføres før innsending av årsregnskap og ligningsoppgaver. Kontrollen kan bestå av stikkprøver. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontrollen må dokumenteres og korrigeres så snart som mulig.

Det er i selskapet ikke utarbeidet en skriftlig rutine som viser hva som skal gjennomgås i forbindelse med intern kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere eller på hvilken måte den skal dokumenteres.

Av selskapets fire ansatte er tre autoriserte regnskapsførere. Det ble informert om at den ene av de autoriserte regnskapsførerne dokumenterer kvalitetskontroll av det arbeidet som blir utført av medarbeideren, mens de to andre autoriserte "ser over" det arbeidet som blir utført, uten at dette blir dokumentert.

Finanstilsynet legger til grunn at det i selskapet iverksettes en rutine som innebærer at det på alle oppdrag hvor ikke autorisert medarbeider benyttes, blir gjennomført kvalitetskontroll i samsvar med de krav som følger av GRFS pkt. 7.2, herunder at den utførte kvalitetskontrollen dokumenteres på en tilfredsstillende måte, jf. GRFS pkt. 7.4.

Selskapet har i sitt tilsvar bekreftet at slik rutine er iverksatt.

2.2  Oppdragsdokumentasjon (tilsynsrapporten pkt. 2.1.5 og 2.2)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS pkt. 6.2, at det for hver oppdragsgiver skal utarbeides oversiktlig dokumentasjon av regnskapsførers arbeid. Av pkt. 6.1 følger at formålet er at oppdragsdokumentasjonen skal inneholde vesentlige opplysninger om oppdragsgiver og regnskapsføreroppdrag, og oppdragsdokumentasjonen skal videre dokumentere det arbeidet som regnskapsfører har utført for oppdragsgiver.

Det fremkom under tilsynet at regnskapsførerselskapet først med virkning for regnskapsåret 2014 har innarbeidet en systematisk rutine for oppbevaring av oppdragsdokumentasjon. Tidligere ble hele, eller deler, av den oppdragsdokumentasjonen som ble utarbeidet for oppdragsgiverne sendt til disse sammen med bilagene for det angjeldende år. For ett av oppdragene som ble kontrollert under tilsynet var det alt vesentlige av oppdragsdokumentasjonen for 2013 levert til oppdragsgiver.

Finanstilsynet ser alvorlig på at regnskapsførerselskapet først i 2014 har sørget for å iverksette tilfredsstillende rutiner på dette området. Finanstilsynet bemerker at det å utarbeide og oppbevare oppdragsdokumentasjon har vært et sentralt krav helt siden de første standardene for god regnskapsføringsskikk ble utarbeidet høsten 2001, og regnskapsførerselskapet skulle dermed på et lang tidligere tidspunkt ha sørget for at kravet ble oppfylt.

2.3  Oppdragsgivers interne rutiner (tilsynsrapporten pkt. 2.1.5 og 2.2)
Det følger av GRFS pkt. 5.2 at regnskapsfører skal vurdere de av oppdragsgivers interne rutiner som er vesentlige for forsvarlig oppdragsutførelse i samsvar med oppdragsavtale og krav gitt i eller i medhold av lov. Vurderingen skal dokumenteres som en del av oppdragsdokumentasjonen. Dersom regnskapsfører i utførelsen av sitt oppdrag oppdager svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner, skal svakhetene tas opp med oppdragsgiver.

Daglig leder opplyste under tilsynet om at det alltid gjennomføres et møte i forkant av at selskapet påtar seg et oppdrag, hvor bl.a. oppdragsgivers interne rutiner blir gjennomgått. Referat fra disse møtene eller sjekklister hvor det fremgår hva som er tatt opp blir i liten grad benyttet, og det blir heller ikke utarbeidet annen dokumentasjon som viser hva som blir gjennomgått i dette møtet.

Finanstilsynet tar til etterretning selskapets tilsvar om at det er innført rutine som sikrer at også dette kravet i GRFS blir oppfylt.

3  Finanstilsynets konklusjon

Det stedlige tilsynet viste at regnskapsførerselskapet hadde iverksatt rutiner på de fleste områder i samsvar med de krav som stilles etter regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk. Det vises imidlertid til de punktene som er tatt opp overfor, hvor det under tilsynet ble avdekket mangler.

I tilsvaret er det gitt en utførlig redegjørelse for de tiltak som er, eller vil bli, iverksatt på de områder hvor det under tilsynet ble avdekket mangler, herunder at det er angitt en tidsplan for når det forventes at manglene skal være rettet opp. Finanstilsynet tar selskapets tilsvar til etterretning og anser med dette brev det stedlige tilsynet for avsluttet. 

For Finanstilsynet

Tore Johan Berg
tilsynsrådgiver

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver