Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Regn10 AS

Saksbehandler: Steinar Hopland
Dir. tlf.: 22 93 97 63
Vår referanse 14/8032
Dato: 22.12.2014

1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 15. september 2014 og til foreløpige merknader datert 27. november 2014, hvor tilsynsrapport datert 11. november 2014 fulgte vedlagt. Selskapets kommentarer er mottatt i brev datert 17. desember 2014.

Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet Regn10 AS og Dem.

De var på tilsynstidspunktet daglig leder og eneste autoriserte regnskapsfører i selskapet. De er dermed ansvarlig for samtlige regnskapsføringsoppdrag, som på tilsynstidspunktet var 22 oppdrag.

Bakgrunnen for tilsynet var at det i mars 2013 ble gjennomført et stedlig tilsyn med virksomheten, hvor det ble avdekket alvorlige svakheter i virksomhetsutøvelsen. Det vises til merknadsbrev datert 1. oktober 2013 hvor det fremgår at De og selskapet måtte påregne at det ville bli gjennomført et nytt tilsyn med regnskapsførervirksomheten for å kontrollere om det er satt i verk rutiner som er i samsvar med de krav som stilles etter regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk.

Formålet med tilsynet var derfor å vurdere om De og regnskapsførerselskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk. Ved gjennomgang av utvalgte regnskapsføreroppdrag er også Deres arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning kontrollert.

Det vises også til finanstilsynsloven § 3 som fastslår at Finanstilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter.

2. Forhold i regnskapsførerselskapet

Det stedlige tilsynet avdekket enkelte mindre mangler i regnskapsførerselskapets rutiner for å oppfylle kravene i hvitvaskingsregelverket. Det vises til tilsynsrapporten. Det legges til grunn at disse manglene blir rettet opp.

3. Regnskapsførerselskapets rutiner og utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten beskrives utøvelsen av regnskapsføreroppdrag og om det er etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i forhold til kravene i regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden "God regnskapsføringsskikk" utfylles av standarder utarbeidet av NARF, DnR og Økonomiforbundet. Følgende bransjestandarder gjelder:

Standardnr.:	Tittel:
GRFS 0	Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1	Bokføring og årsoppgjør

 
Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til disse standardene.

3.1 Risikostyring og internkontroll (tilsynsrapporten pkt. 1.14)
I henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september 2008, gjeldende fra 1. januar 2009, skal regnskapsførerselskaper utarbeide en plan for hvordan kravene i forskriften skal gjennomføres og dokumenteres. Det følger videre av forskriften § 6 at foretaket løpende skal vurdere hvilke risikoer som er knyttet til virksomheten. Foretakets valgte revisor skal avgi en årlig bekreftelse til styret, jf. forskriften § 10.

I de to risikostyringsdokumentene som er utarbeidet i 2013 er det foretatt en vurdering av risikoen knyttet til virksomhetskritiske områder i selskapet.  For de vurderte områdene er sannsynligheten for at risikoen inntreffer i hovedsak vurdert til lav eller moderat. Kun i ett tilfelle er risikoen vurdert som høy. Det fremkommer ikke hva som er grunnlaget for de enkelte vurderingene. For de områder hvor tiltak er ansett som nødvendige, fremgår det ikke hvilke tiltak som er tenkt gjennomført for å avhjelpe den identifiserte svakheten, og det er heller ikke angitt hvem som er ansvarlig for å gjennomføre tiltakene eller tidsfrist for gjennomføring.

Finanstilsynet forutsetter at selskapet for 2014 foretar en ny gjennomgang av sin risikostyring og internkontroll, og at de vurderinger som blir gjort blir tilfredsstillende begrunnet og dokumentert.

3.2 Intern kvalitetskontroll (tilsynsrapporten pkt. 2.1.8 og 2.2)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1.6.3.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet. Dette innebærer at kvalitetskontrollen må utføres løpende gjennom året. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll må dokumenteres og korrigeres så snart som mulig.

Finanstilsynets kontroll av utvalgte enkeltoppdrag for 2013 viste at intern kvalitetskontroll av uautorisert medarbeiders arbeid kun er dokumentert ved at De har "huket" av på de enkelte arbeidsdokumentene i oppdragsdokumentasjonen. Det fremgår ikke av dokumentasjonen hva som er kontrollert, når dette er gjort, ev. feil som er funnet og/eller om disse er rettet opp.

Finanstilsynet konstaterer etter sin gjennomgang at selskapets rutiner for intern kvalitetskontroll er endret for 2014 ved at selskapet har innført forbedrede kvalitetskontrollrutiner for intern kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeideres arbeid. Omfanget av kvalitetskontrollen fremgår av flere ulike rutinebeskrivelser (kvalitetskontroll, oppdragsdokumentasjon, årsoppgjør mm.).  Skjemaet "Kvalitetskontroll - Planlegging og dokumentasjon utførelse" benyttes til å dokumentere planlagt og utført kvalitetskontroll.

Den nye rutinen for kontroll av uautoriserte medarbeideres arbeid er tatt i bruk fra og med 2014. Finanstilsynet fikk under det stedlige tilsynet fremlagt dokumentasjon som viste at rutinen er benyttet gjennom året ved at uautorisert medarbeiders arbeid er kontrollert pr. juni 2014.  Finanstilsynet legger til grunn at rutinen blir fulgt, slik at tilfredsstillende kvalitetskontroller også blir gjennomført ved årsslutt.

4. Finanstilsynets konklusjon

Finanstilsynet fant under det stedlige tilsynet at De og selskapet i det alt vesentlige har rettet opp i de svakheter som ble påpekt etter det stedlige tilsynet i mars 2013. For de svakheter som ble konstatert under tilsynet som ble gjennomført høsten 2014 og som fremgår overfor, tar Finanstilsynet til etterretning selskapets tilsvar om at det arbeides med å bedre og rette opp de mangler og svakheter som ble konstatert.

 

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver

Steinar Hopland
 seniorrådgiver