Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Columbi Regnskap AS

v/styret

Saksbehandler: Steinar Hopland
Dir. tlf.: 22 93 97 63
Vår referanse 14/2509
Dato: 09.09.2014

1. Bakgrunn                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 19. mars 2014 og til foreløpige merknader datert 2. juli 2014, hvor tilsynsrapport datert 26. juni 2014 var vedlagt. Tilsvar fra selskapet er mottatt i e-post datert 22. august 2014.

Bakgrunnen for tilsynet var at Finanstilsynet i januar 2014 mottok en innrapportering fra Skatteetaten etter et bokettersyn som er avholdt med en av regnskapsførerselskapets oppdragsgivere. Innrapporteringen er nærmere beskrevet i punkt 1.4 i den tidligere oversendte tilsynsrapporten og i punkt 2.1 i dette brev.

I tillegg til å gjennomgå innrapporteringen fra Skatteetaten, var formålet med tilsynet å vurdere om selskapet v/dets styre og daglige leder har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlov, forskrift og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag ble det også kontrollert om arbeidet var utført i samsvar med de krav om stilles i regnskapslov, bokføringslov og annen relevant lovgivning.

2.  Utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I tilsynsrapporten er nærmere beskrevet de forhold som ble avdekket under tilsynet.
Regnskapsføringsoppdragene skal gjennomføres i henhold til regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden ”god regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF, DnR og Økonomiforbundet. Følgende bransjefastsatte standarder gjelder:

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til disse standardene.

2.1 Kvalitetskontroll av medarbeider som ikke er autorisert (tilsynsrapporten pkt. 1,4, 1,15, 2,1,8 og 2,2)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dersom arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere ikke blir kvalitetssikret av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører vil forholdet måtte anses som en overtredelse av regnskapsførerloven § 1, som fastslår at det bare er autoriserte regnskapsførere som kan føre regnskap for andre i næring.

Kvalitetskontrollen av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet, jf. GRFS 1 punkt 1.6.3. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres løpende gjennom året og dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll skal dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd. Dokumentasjonskravet følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.4.

I en redegjørelse fra daglig leder til Finanstilsynet i tilknytning til innrapporteringen fra Skatteetaten, utarbeidet i forkant av det stedlige tilsynet, fremgår det at den medarbeideren som foresto den daglige regnskapsføringen for det innrapporterte oppdraget ikke hadde autorisasjon som regnskapsfører. Det fremgår videre at også andre oppdrag som den samme medarbeideren har forestått den løpende regnskapsføringen for, ved en nøyere kontroll i ettertid har vist seg å ha vesentlige mangler.

I tilsvaret til de foreløpige merknadene, hvor regnskapsførerselskapet blir kritisert for manglende intern kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere, opplyser daglig leder om at den angjeldende medarbeideren har jobbet lenge i regnskapsførerselskapet og har solid erfaring som regnskapsfører. På bakgrunn av dette og daglig leders kjennskap til medarbeideren, så ble det vurdert at medarbeideren utførte et kvalitativt tilfredsstillende arbeid. Den vurderingen som ble gjort, fremgår også av et skjema som ble fremvist under det stedlige tilsynet og som inneholder en årlig vurdering av medarbeiderens kompetanse, kapasitet og erfaring. Daglig leder opplyser at omfanget/dybden av den kvalitetskontrollen som er gjennomført av medarbeiderens arbeid har vært tilpasset ovennevnte vurdering og at konklusjonen har vært at det burde være tilstrekkelig med en lavere grad av oppfølging og dermed en mindre dyptpløyende kontroll. Daglig leder er imidlertid enig i de faktiske forhold som er beskrevet, og at flere av manglene burde vært avdekket dersom den interne kvalitetskontrollen var gjort på en fullt ut forsvarlig måte.

Finanstilsynet viser igjen til det kontrollansvaret som oppdragsansvarlig er pålagt å gjennomføre for å sikre at regnskapsføringen blir gjort på en forsvarlig måte, og konstaterer at det kvalitetssikringsarbeidet som har vært utført for det innrapporterte oppdraget ikke har vært gjort i samsvar med de krav som stilles. Dette ikke minst som en følge av at de feil som fremgår av innrapporteringen fra Skatteetaten er av en slik art at de etter Finanstilsynets oppfatning enkelt burde vært avdekket dersom en tilfredsstillende kvalitetskontroll var blitt gjennomført, siden manglene vedrørte ufullstendig regnskapsføring, manglende opptelling av kassen, herunder at legitimasjonskravet etter bokføringslovens krav ikke var oppfylt, at kunde- og leverandørreskontro ikke var avstemt og at det var fradragsført kostnader som var betalt kontant. Det vises til tilsynsrapportens pkt. 1.4 hvor dette nærmere fremgår.

I tilsvaret er det videre opplyst om at det er iverksatt en rekke tiltak i selskapet for å sikre at det skal unngå lignende saker.  Et av tiltakene er at flere enn daglig leder skal kunne utføre intern kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere, noe som sikres ved at det i løpet av kort tid blir flere autoriserte i selskapet. Under tilsynet ble det fremlagt en skriftlig rutine for planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av intern kvalitetskontroll. Det legges til grunn at daglig leder jevnlig påser at kontrollen blir gjennomført og dokumentert på en ensartet måte, slik at han er trygg på at arbeidet blir utført i samsvar med rutinen.

Som det korrekt er anført i daglig leders redegjørelse er det fullt mulig å tilpasse omfanget av intern kvalitetskontroll ut fra den enkelte medarbeiders kompetanse, erfaring og resultater fra tidligere gjennomførte kvalitetskontroller av vedkommende. Finanstilsynet legger til grunn at det bør gjøres en slik dokumentert vurdering av hver uautorisert medarbeider minst en gang pr. år.

Kontroll av to enkeltoppdrag viste at daglig leder har "haket av" i oppdragsdokumentasjonen for at sentrale arbeidsoppgaver er gjennomgått. Etter Finanstilsynets mening kunne det med fordel vært knyttet noen flere kommentarer og konklusjon til det som faktisk er kontrollert, spesielt inntektene. I de tilfeller kontrollen avdekker feil og mangler, så bør det fremgå av dokumentasjonen at disse er påsett rettet opp.

Av tilsvaret fremgår det at selskapets praksis har vært å skrive kommentarer i det oppdragsdokumentasjonssystemet som selskapet benytter dersom det er mangler/noe som må følges opp. Ellers skrives OK eller ingenting. Det er opplyst at det fremover vil bli skrevet flere og mer utfyllende kommentarer i oppdragsdokumentasjonen.

2.2 Avstemminger og annen oppdragsdokumentasjon (tilsynsrapport pkt. 1,4, 2.1.7 og 2.2)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.3.5 og 1.3.3, at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig dokumentasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve.  Det følger også av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokførings-forskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres.

Ved det stedlige tilsynet gjennomgikk Finanstilsynet to oppdrag som vedrørte regnskapsåret 2012. Gjennomgangen viste at det forelå avstemming av samtlige vesentlige balansekontoer. På det ene oppdraget var imidlertid flere eldre poster på leverandørreskontroen ikke kommentert.

Det følger av GRFS nr. 1 at det skal foretas en vurdering av om resultatkontoene er korrekte. For begge de kontrollerte oppdragene manglet det dokumentasjon som viste at en slik vurdering er foretatt.

Det fremgår av tilsvaret at regnskapsførerselskapet er av den oppfatning at det i hovedsak er etablert gode rutiner for å sikre fullstendighet i avstemmingdokumentasjonen, men at det kan bli bedre på å foreta en tilfredsstillende vurdering av inntekter. Finanstilsynet tar tilsvaret til etterretning.

3. Finanstilsynets konklusjon
Det stedlige tilsynet viste at de formelle forhold rundt driften av regnskapsførerselskapet i hovedsak er oppfylt, herunder at det forelå rutiner for hvordan regnskapsføringen for oppdragsgiverne skal gjennomføres på de fleste områder. Finanstilsynet ser det som særlig viktig at selskapets rutine for planlegging, gjennomføring, dokumentasjon og oppfølging av kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeideres arbeid blir etterlevd. 

Under det stedlige tilsynet ble det opplyst om at selskapet ikke hadde frasagt seg oppdraget som førte til innrapporteringen fra Skatt Sør. Finanstilsynet viser i denne forbindelse til
regnskapsførerforskriften § 3-1 tredje ledd hvor det fremgår at "Hvis oppdragsgiver vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, slik at regnskapsførervirksomheten ikke makter å produsere eller gi grunnlag for avtalt lovbestemt rapportering, plikter autorisert regnskapsfører å frasi seg oppdraget."

I tilsvaret fremkommer det at daglig leder i utgangspunktet ønsket å frasi seg oppdraget så snart som mulig, men at regnskapsfører først skulle sørge for at oppdragsgiver innrettet seg iht. bokføringspålegg og at dette ble dokumentert overfor Skatteetaten. 

Det fremgår videre at oppdragsgiver har slitt med å finne en regnskapsfører som var villig til å overta regnskapsføringsoppdraget. Dette medførte at han ba om å få fortsette som kunde hos Columbi Regnskap AS. Det ble derfor foretatt en ny vurdering av oppdragsgiver. Med bakgrunn i at han hadde vist vilje og evne til å innrette seg etter gjeldende regnskaps-, bokførings- og skatteregelverk, og det faktum at Columbi Regnskap AS anså seg best egnet til å hjelpe kunden på rett spor, så valgte Columbi Regnskap AS å gi oppdragsgiver en ny sjanse. Avtalen er at regnskapet blir ført frem til 30-06-14 (mva. frist 31-08), men at det da blir foretatt en grundig gjennomgang og vurdering om Columbi Regnskap AS fortsatt skal fortsette som regnskapsfører.

Det fremgår også av tilsvaret at oppdragsgiver nå hele tiden viser vilje til å innordne seg de krav som stilles fra Skatteetaten og fra regnskapsfører. Det er imidlertid fremdeles problemer med kommunikasjonen, noe som medfører at oppdragsgiver misforstår en del. I følge regnskapsfører vil oppdraget bli sagt opp dersom oppdragsgiver fremover ikke innretter seg etter krav fra Skatteetaten og fra regnskapsførerselskapet.

Finanstilsynet tar til etterretning den informasjon som er gitt i tilsvaret, herunder den vurdering som er gjort for å ha kunne fortsette med regnskapsføringen for den aktuelle oppdragsgiveren.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver

 Steinar Hopland
 seniorrådgiver