Finanstilsynets endelige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn
Brev
Publisert: 8. april 2015
Sist publisert: 21. mars 2018
Saksbehandler: Bernt Jan Aaland
Dir. tlf.: 22 93 97 36
Vår referanse 14/5373
Dato: 09.12.2014
Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 23. juni 2014 og til foreløpige merknader etter det stedlige tilsynet, datert 20. oktober 2014 hvor tilsynsrapporten fulgte vedlagt. Tilsvar til de foreløpige merknadene og rapporten er mottatt i brev datert 14. november 2014.
Tilsynet omfattet regnskapsførerforetaket [...] og den virksomheten De driver i dette enkeltpersonforetaket. De var på tilsynstidspunktet eneste autoriserte regnskapsføreren i foretaket, og dermed oppdragsansvarlig for samtlige av foretakets 190 regnskapsføringsoppdrag.
Bakgrunnen for tilsynet var at Finanstilsynet i mai 2014 mottok en innrapportering fra Skatteetaten etter et bokettersyn som er avholdt med en av regnskapsførerforetakets oppdragsgivere. De var oppdragsansvarlig for dette oppdraget. Innrapporteringen er nærmere beskrevet i punkt 1.4 i tilsynsrapporten og i punkt 2.1 i dette brev.
I tillegg til å gjennomgå innrapporteringen fra Skatteetaten, var formålet med tilsynet å vurdere om regnskapsførerforetaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte regnskapsføreroppdrag kontrolleres også Deres arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.
Det vises også til finanstilsynsloven § 3 som fastslår at Finanstilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter.
1. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I tilsynsrapporten beskrives nærmere de forhold som ble avdekket under tilsynet. Regnskapsføreroppdragene skal gjennomføres i henhold til regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden "god regnskapsføringsskikk" utfylles av standarder utarbeidet av NARF, DnR og Økonomiforbundet. Følgende bransjestandarder gjelder:
Standardnr.: | Tittel: |
GRFS 0 | Allment om regnskapsføringsoppdrag |
GRFS 1 | Bokføring og årsoppgjør |
Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til disse standardene.
1.1 Innrapportering fra Skatteetaten (tilsynsrapporten pkt. 1.4)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.2.4.1 at dersom regnskapsførervirksomheten kommer over brudd på dokumentasjonskravene, skal forholdet tas opp med oppdragsgiver. Ved vesentlige brudd eller gjentagelser skal slik melding gis skriftlig.
Det fremgår av innrapporteringen fra Skatteetaten at det ble avdekket vesentlige feil i regnskapene til den aktuelle oppdragsgiveren, med den følge at skattegrunnlaget ble vesentlig endret. Finanstilsynet er av den oppfatning at enkelte av feilene var av en slik karakter at disse burde vært avdekket i forbindelse med regnskapsføringen. Finanstilsynet bemerker at De som regnskapsfører har et selvstendig ansvar for å påse at regnskapene til enhver tid er korrekt ført. I tvilstilfelle forutsettes det at de forholdene som foranlediget tvilen, blir tatt opp skriftlig med oppdragsgiver, og at det blir gitt en tilbakemelding fra oppdragsgiver som avklarer de forholdene som tas opp. Finanstilsynet finner det kritikkverdig at De ikke har gjennomført mer grundige undersøkelser vedrørende oppdragsgivers virksomhet, og at De ikke løpende har tatt opp skriftlig de feil og mangler som ble avdekket. Finanstilsynet viser i den forbindelse til regnskapsførerforskriften § 3-1 tredje ledd, hvor det fremgår at De som regnskapsfører plikter å trekke Dem fra oppdraget dersom oppdragsgiver vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, slik at De som regnskapsfører ikke har mulighet til å produsere eller gi grunnlag for avtalt lovbestemt rapportering.
Finanstilsynet tar til etterretning Deres tilsvar om at De har sagt opp dette regnskapsføreroppdraget, og at De tar selvkritikk på at dette ikke ble gjort på et tidligere tidspunkt. Det tas også til etterretning at De har foretatt en fullstendig gjennomgang av oppdragsporteføljen, med det formål å si opp oppdrag hvor oppdragsgiver ikke har innrettet seg etter de krav som stilles, og at dette har medført at De har sagt opp flere oppdrag.
1.2 Risikostyring og internkontroll (tilsynsrapporten pkt. 1.14)
Virksomheten er organisert som et enkeltpersonforetak og er dermed ikke pliktig til å følge forskrift om risikostyring og internkontroll. Det følger imidlertid av GRFS 0 punkt 0.2.7 at regnskapsførervirksomheten minst en gang årlig skal foreta en gjennomgang av vesentlige risikoer og de interne kontrolltiltak som sikrer mot disse. Virksomheten skal kunne redegjøre for sin risikovurdering og hvorfor den anser internkontrollen som tilfredsstillende.
Foretaket har ikke utarbeidet en vurdering av virksomhetskritiske områder og eventuelle tiltak som må iverksettes.
Finanstilsynet tar til etterretning at De i tilsvaret informerer om at det nå er innført en rutine som sikrer at det minst en gang årlig foretas en gjennomgang av foretakets vesentlige risikoer og interne kontrolltiltak, og at vurderingene blir dokumentert.
1.3 Etablering av nye oppdrag (tilsynsrapporten pkt. 2.1.4)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.2.2 første ledd at regnskapsfører ved etablering av et oppdrag skal gjennomgå oppdragsgivers interne rutiner for å sikre at oppdragsgiver er innforstått med de krav som gjelder for virksomheten og som igjen sikrer at regnskapsføringen vil kunne skje på en forsvarlig måte.
De opplyste under tilsynet om at det hittil ikke har eksistert en slik rutine, men at foretaket var på vei til å innføre en slik rutine på tilsynstidspunktet. De bekrefter i tilsvaret at rutinen nå er iverksatt.
1.4 Avstemminger og kontroll av kontantomsetning (tilsynsrapporten pkt. 2.1.7 og 2.2)
To av de oppdragsgiverne som ble kontrollert under tilsynet hadde varebeholdning. Etter bokføringsforskriften § 6-1 skal dokumentasjon av varelageret inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum og verdi for hver enkelt vare samt en summeringskolonne for de spesifiserte verdiene. Det skal videre fremgå av dokumentasjonen hvilken beregningsmåte som er benyttet for de spesifiserte verdiene. Dokumentasjonen skal være datert og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen.
På begge oppdragene manglet det datering av varetellingslisten og det fremgikk heller ikke hvem som hadde foretatt opptellingen. På ett av oppdragene fremgikk det heller ikke hvilket verdivurderingsprinsipp som var benyttet.
På ett av oppdragene var kassebeholdning og kontantsalg ikke tilfredsstillende dokumentert med dagsoppgjørsskjema.
De bekrefter i tilsvaret at det er iverksatt rutiner som skal sikre at de forholdene som er omtalt overfor er tatt hensyn til.
2 Finanstilsynets konklusjon
Det stedlige tilsynet viste at de formelle forhold rundt driften av regnskapsførerforetaket i hovedsak er oppfylt, herunder at foretaket på de fleste områder har innrettet sine rutiner etter de krav som følger av regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk.
Gjennomgangen avdekket at det også er enkelte mangler i virksomheten, jf. de forhold som er tatt opp overfor. De har i tilsvaret bekreftet at de svakheter som ble avdekket under tilsynet, og som er omtalt i dette brev og i tilsynsrapporten, er rettet opp. De har også bekreftet at De har vurdert foretakets sårbarhetssituasjon, basert på det faktum at De er eneste autoriserte regnskapsføreren i foretaket, og at tiltak er iverksatt også for dette forholdet.
For Finanstilsynet
Tore Johan Berg
tilsynsrådgiver
Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver