Endelige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Regnskapsfokus AS

Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Dir. tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse 13/11277
Dato: 23.05.2014

1. Innledning

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn den 27. november 2013, avholdt med det autoriserte regnskapsførerselskapet Regnskapsfokus AS og Dem. Finanstilsynets foreløpige merknader og tilsynsrapport ble sendt i brev datert 14. februar 2014. Deres tilsvar er mottatt i brev til Finanstilsynet datert 11. mars og 25. april 2014.

De var på tilsynstidspunktet styrets leder, daglig leder og eneste autoriserte regnskapsfører i Regnskapsfokus AS. Det var ti ansatte i selskapet. Ut fra oversikt innsendt forut for tilsynet var det oppgitt at virksomheten hadde 96 regnskapsføreroppdrag.

Formålet med tilsynet var å vurdere om regnskapsførerselskapet og De har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk. Ved gjennomgang av utvalgte enkeltoppdrag ble også autorisert regnskapsførers arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning kontrollert. Det vises til finanstilsynsloven § 3 som fastslår at Finanstilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med, virker på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lov og bestemmelser gitt i medhold av lov samt med den hensikt som ligger til grunn for institusjonens opprettelse, dens formål og vedtekter.

Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn mangler og svakheter ved måten selskapet hadde innrettet sin virksomhet på. De har i tilsvaret bekreftet at forholdene er blitt gjennomgått, og at det er satt i verk tiltak for å rette opp de mangler og svakheter som ble avdekket under tilsynet.

2. Forhold i regnskapsførerselskapet

2.1 Innsending av ligningspapirer
Det følger av ligningsloven § 4-7 første ledd nr. 1 a) at selvangivelse med vedlegg skal leveres innen utgangen av mai året etter inntektsåret for selskap og enkeltpersonforetak.

Finanstilsynet kontrollerte innsendingsdato for selskapets selvangivelser for årene 2010-2012. For samtlige kontrollerte år var selvangivelsene sendt inn til dels lenge etter fristen 31.05., likevel slik at de innsendte ligningspapirene ble lagt til grunn ved ligningen. Det ble under tilsynet og ved innsendt dokumentasjon i etterkant av tilsynet redegjort for hvorfor selskapets innsendingsplikter ikke har blitt overholdt.

Finanstilsynet legger til grunn at selskapet for fremtiden sørger for å levere inn selvangivelsen innenfor den lovpålagte fristen.
  
2.2 Betaling av offentlige avgifter
Det følger av lov om merverdiavgift § 15-8 første ledd nr. 1 at oppgavefristen er en måned og ti dager etter utløpet av hver oppgavetermin. Det følger videre av skattebetalingsloven § 10-30 nr. 1 at merverdiavgift for en periode forfaller til betaling samme dag som det skal leveres omsetningsoppgave til avgiftsmyndighetene.

Betaling av merverdiavgift for terminene 1-4 for 2013 ble kontrollert i forbindelse med tilsynet. Det fremgikk av avstemmingsskjema og saldobalanse at ingen av terminbeløpene var betalt rettidig. Finanstilsynet ba derfor om dokumentasjon som viste når merverdiavgift for 5. og 6. termin 2013 var blitt betalt. Det fremgår av tilsvaret at også disse betalingene er betalt for sent i forhold til fristene. Det fremgår videre av tilsvaret at det skal foretas en kapitaløkning i selskapet som skal styrke likviditeten.
 
Finanstilsynet ser alvorlig på at et selskap som driver autorisasjonspliktig regnskapsføring ikke betaler offentlige avgifter rettidig. Det forutsettes at kapitaløkningen gjennomføres som bekreftet, og at dette sikrer at selskapet for fremtiden overholder fastsatte frister for betaling av offentlige avgifter.

2.3 Bruk av yrkesbetegnelsen
Det fremgår av regnskapsførerloven § 1 tredje ledd at autoriserte regnskapsførere og regnskapsførerselskap skal benytte yrkesbetegnelsen " autorisert regnskapsfører" og "autorisert regnskapsførerselskap".

Finanstilsynet avdekket ved gjennomgang av brev- og fakturamaler at betegnelsen autorisert regnskapsførerselskap ikke benyttes.

Det fremgår av tilsvaret at forholdet er brakt i orden.

2.4 Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket
Det følger av hvitvaskingslovens § 4 andre ledd nr. 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/2009, som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått.

Ut fra fremlagt dokumentasjon kunne ikke Finanstilsynet se at det formelt var utpekt en hvitvaskingsansvarlig i regnskapsførerselskapet. Videre ble det ved kontroll av tre enkeltoppdrag konstatert at det ikke var gjennomført legitimasjonskontroll av de som handlet på vegne av oppdragsgiverne.

Det fremgår av tilsvaret at regnskapsførerselskapet har utpekt hvitvaskingsansvarlig, samt behandlet rutiner i forbindelse med kravene etter hvitvaskingsregelverket. Finanstilsynet legger derfor til grunn at forholdene er brakt i orden.

3. Regnskapsførerselskapets rutiner og utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I tidligere tilsendte tilsynsrapport beskrives utøvelsen av regnskapsføreroppdrag og om det er etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i forhold til kravene i regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF, Økonomiforbundet og Den norske Revisorforening. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.:	Tittel:
GRFS 0	Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1	Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene.

3.1 Fullmakter
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.4 at det skal foreligge skriftlige fullmakter dersom regnskapsførervirksomheten skal ivareta oppdragsgivers fullmaktsavhengige interesser.

Av de tre gjennomgåtte oppdragene forelå det for et av oppdragene ikke signert remitteringsfullmakt, mens det for et annet ikke forelå signert fullmakt for innlevering av elektroniske oppgaver via Altinn.

Det fremgår av tilsvaret at regnskapsførerselskapet nå løpende oppdaterer sine fullmaktsforhold. Finanstilsynet legger til grunn at forholdet er brakt i orden.  

3.2 Avstemminger
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig dokumentasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve.  Det følger også av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres.

Under det stedlige tilsynet kontrollerte Finanstilsynet avstemminger og oppdragsdokumentasjon for tre oppdrag. For samtlige av de utvalgte oppdragene var det mindre mangler i avstemmingsdokumentasjonen.

Finanstilsynet legger til grunn at regnskapsførerselskapet har gjennomgått sine avstemmings- og arkiveringsrutiner for å sikre fullstendighet i avstemmingsdokumentasjonen. 
 
4.   Finanstilsynets konklusjon
Det stedlige tilsynet viste at formelle forhold rundt driften av regnskapsførerforetaket i hovedsak er oppfylt i forhold til de krav som stilles etter regnskapsførerlovgivningen, herunder god regnskapsføringsskikk, og at det forelå rutiner for hvordan regnskapsføringen for oppdragsgiverne skulle gjennomføres for de fleste områder. Gjennomgangen avdekket imidlertid enkelte mangler.

Finanstilsynet legger til grunn at i et autorisert regnskapsførerselskap med flere ansatte, skulle det vært iverksatt rutiner for samtlige av de forhold som er omtalt i merknadsbrevet og tidligere tilsendte rapport. Med bakgrunn i tilsvaret fra selskapet legger Finanstilsynet til grunn at manglene i regnskapsførerselskapet er rettet opp. Finanstilsynet anser med dette saken som avsluttet.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver

Wenche Falch-Hennum
spesialrådgiver