Merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Amesto Accounthouse Østfold AS

Saksbehandler: Tommy Bolsøy
Dir. tlf. 22 93 98 80
Vår referanse: 13/10262
Dato: 23.04.2014  

1.   INNLEDNING

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt med Amesto AccountHouse Østfold AS den 30. oktober 2013, til foreløpige merknader i brev av 26. februar 2014 hvor rapporten etter tilsynet var vedlagt samt selskapets tilsvar datert 19. mars 2014.

Tilsynet er et ledd i tilsynet med Amestogruppen, der Amesto AccountHouse Østfold AS er et av selskapene som er valgt ut for nærmere kontroll.

Formålet med tilsynet var å vurdere om regnskapsførerselskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og internkontroll i samsvar med regnskapsførerlov og -forskrift, samt god regnskapsføringsskikk. Ved gjennomgang av utvalgte enkeltoppdrag er også kvaliteten på oppdragsdokumentasjonen kontrollert i forhold til krav i regnskapslov, bokføringslov og annen relevant lovgivning.

2.   FINANSTILSYNETS VURDERINGER

2.1 Regnskapsførerselskapets egne forhold

Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket
Regnskapsførere ble fra 1. januar 2004 rapporteringspliktige i henhold til hvitvaskingsloven. Ny hvitvaskingslov, hvor regnskapsførers plikter videreføres, trådte i kraft 15. april 2009.

På tilsynstidspunktet var det ikke utarbeidet dokumentasjon som viste hvilke rutiner selskapet har for å etterleve hvitvaskingsregelverket. Daglig leder henviste til den dokumentasjonen som var utarbeidet fra sentralt hold hos deleier Amesto AccountHouse AS. Finanstilsynet bemerker at Amesto AccountHouse Østfold AS har et selvstendig krav om å iverksette rutiner som oppfyller hvitvaskingsregelverket siden selskapet er en egen juridisk enhet.

Det fremgår av tilsvaret at det er igangsatt en prosess med å utarbeide egne rutiner for hvitvaskingsregelverket for Amesto AccountHouse Østfold AS. Finanstilsynet tar tilsvaret til etterretning.

Risikostyring og internkontroll
Selskapet viste til dokumentet "Vurdering av hva som er virksomhetskritiske risikoområder", basert på en mal fra NARF Ekstra AS. Av dokumentet fremgår at det har vært foretatt en gjennomgang for regnskapsårene 2012-2013. Dokumentet var imidlertid ikke datert og det fremkom heller ikke hvem som har utarbeidet dokumentet. Daglig leder informerte om at dokumentet var utarbeidet høsten 2013.

Det var ikke utarbeidet et overordnet risikostyringsdokument for Amesto AccountHouse Østfold AS, og internkontroll- og risikosituasjonen til selskapet er heller ikke behandlet i styret. Finanstilsynet har notert seg at i det overordnede risikostyringsdokumentet til Amesto AccountHouse AS er Amesto AccountHouse Østfold AS inkludert. Etter at avdelingen i Østfold ble skilt ut i en egen juridisk enhet, må det foretas en egen vurdering i selskapet som oppfyller forskriftens krav.

Av tilsvaret fremkommer at det vil bli utarbeidet et eget overordnet risikostyringsdokument og at dette vil bli behandlet i neste styremøte. Det fremgår også av tilsvaret at revisor har avgitt en "Uavhengig bekreftelse av foretakets risikostyring og internkontrollgjennomgang", datert 20.12.2013. Finanstilsynet tar informasjonen til etterretning.

2.2 Oppdragsutførelsen
Ved tilsynet er dokumenterte rutiner og retningslinjer for regnskapsføringen gjennomgått. Oppdragsdokumentasjonen for fire enkeltoppdrag ble også vurdert, for kontroll med utøvelsen av oppdrag og etterlevelsen av de rutiner og retningslinjer som er fastsatt. Finanstilsynet har følgende kommentarer:

- Oppdragsavtaler. Amestogruppens virksomhet i Østfold ble skilt ut i et eget selskap med virkning fra 1.11.2012. Det ble sendt brev til alle oppdragsgiverne og orientert om omorganiseringen 24.10.2012. Det ble ikke utarbeidet nye oppdragsavtaler i forbindelse med omorganiseringen. Det vises til GRFS 0 pkt. 0.3.4.

- Fullmakter. De forhold som er omtalt vedrørende oppdragsavtaler gjelder også for fullmakter, ved at det ikke var inngått egne fullmakter med Amesto AccountHouse Østfold AS. Dette gjelder både fullmakter knyttet til elektronisk oppgaveinnlevering over Altinn og til betalingsfullmakter. Det har foreligget egne fullmakter med det tidligere selskapet Amesto AccountHouse AS.

Av tilsvaret fremgår at arbeidet med å utarbeide nye oppdragsavtaler og fullmakter er igangsatt. Finanstilsynet legger til grunn at alle oppdragsavtaler vil være fullstendige og dekkende etter at dette arbeidet er ferdigstilt.

- Kvalitetskontroll. I de tilfeller det er forhold som krever avklaring og oppfølging etter at det er gjennomført kvalitetskontroll av et oppdrag, herunder det arbeidet som er utført av ikke autoriserte medarbeidere, må det utarbeides dokumentasjon som viser at de mangler som er funnet etter gjennomgangen, er rettet opp og avklart. For enkelte av de kontrollerte oppdragene fremkom det ikke av oppdragsdokumentasjonen at dette var gjort.

Det blir bekreftet i tilsvaret at forholdet nå er rettet opp ved at feil og mangler som blir avdekket ved kvalitetskontrollen blir dokumentert i dokumentasjonsverktøyet (Power Office) når det er utført.

3.   FINANSTILSYNETS KONKLUSJON

Med bakgrunn i det som fremkom under tilsynet, synes virksomheten på de fleste områder å ha innrettet sine rutiner etter de krav som følger av regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk, og at rutinene etterleves. Finanstilsynet viser imidlertid til de forhold som er tatt opp overfor.

Regnskapsførerselskapet har i tilsvaret redegjort for de tiltak som er iverksatt for å rette opp i de mangler som er tatt opp av Finanstilsynet. Finanstilsynet legger til grunn at tiltakene vil bli gjennomført og etterlevd.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver 

Tommy Bolsøy
seniorrådgiver