Merknader - endelig rapport Sparebanken Møre

SAKSBEHANDLER:
Leif Roar Johansen

VÅR REFERANSE:
13/10637

DATO:
4.4..2014

 

Merknader - endelig rapport

1 Innledning

Finanstilsynet gjennomførte stedlig tilsyn med verdipapirvirksomheten i Sparebanken Møre 12. november 2013. Under det stedlige tilsynet ble det ført samtaler med daglig leder Olav Arne Fiskerstrand, complianceansvarlig Jone R. Slinning, leder risikostyring Leif Kylling og faktiske ledere Runar Sandanger, Martin H. Skuseth og Trond Moldskred. Fra Finanstilsynet deltok tilsynsrådgiver Leif Roar Johansen, spesialrådgiver Margrete Øvrebø og seniorrådgiver Birte Berg.

Sparebanken Møre har tillatelser til å drive virksomhet som både sparebank og verdipapirforetak. Det stedlige tilsynet omfattet kun Sparebanken Møres verdipapirvirksomhet (heretter omtalt som Foretaket). Foretaket har tillatelse til å yte investeringstjenester i henhold til verdipapirhandelloven (vphl.) § 2-1 (1) nr. 1, 2, 3, 4 og 5, samt tillatelse til å yte de tilknyttede tjenestene som nevnt i vphl. § 2-1 (2) nr. 1, 2, 4 og 5.

Foretaket hadde på tidspunktet for det stedlige tilsynet også tillatelse til å yte investeringstjeneste i henhold til vphl. § 2-1 (1) nr. 6. Foretaket leverte tilbake denne tillatelsen ved brev av 26. november 2013 under henvisning til at den ikke ble benyttet. Finanstilsynet traff deretter i brev av 23. desember 2013 vedtak om tilbakekall av tjenesten med hjemmel i vphl. § 9-4 (1) nr. 1.

Foretaket yter investeringstjenester gjennom et sentralt meglerbord (Multimeglerbordet), avdeling for aktiv forvaltning og bankens kontornett.

Foretaket mottok foreløpig rapport fra det stedlige tilsynet ved brev av 19. januar 2014, og har gitt sine kommentarer til Rapporten i brev av 6. mars 2014.

 

2  Kontroll av aktiv forvaltning

2.1  Rettslig utgangspunkt
Det følger av vphl. § 9-11 (1) nr. 5 at verdipapirforetak skal ha gode kontroll- og sikkerhetsordninger. Videre følger det av verdipapirforskriften (vpf.) § 9-8 (2) (a) at foretakets kontrollfunksjon skal kontrollere at foretaket oppfyller sine forpliktelser etter verdipapirhandelloven med forskrifter.

Det vises til bestemmelser om håndtering av interessekonflikter, jf. vphl. §10-10, god forretningsskikk, jf. vphl. § 10-11 (1), samt bestemmelser om beste resultat, jf. vpf. §§ 10-25 og 10-26 og aggregering og allokering av handler, jf. vpf. §§ 10-29 og 10-30.

2.2  Finanstilsynets foreløpige vurdering
Foretaket har en betydelig virksomhet innenfor aktiv forvaltning. Foretaket oppgir at det har 217 aktiv forvaltningsavtaler med tilsammen ca. 2,1 mrd. kroner til forvaltning. Porteføljene består av standardiserte byggeklosser, med individuell allokering som følger av aktiv forvaltningsavtalene. Foretaket gjennomfører handler på vegne av flere kunder samtidig og via foretakets egne konti, og fordeler deretter selv handlene på kundenes konti.

Slik virksomheten er innrettet, med aggregering av handler på vegne av kundene og administrasjon av individuelle avtaler, er det helt nødvendig at Foretaket dokumenterer at kundene behandles likt og rettferdig, samt at det gjennomføres kontroller av at kundene oppnår beste resultat.

Finanstilsynet stilte i foreløpig rapport spørsmål ved om Foretaket har gjennomført tilstrekkelige kontroller av den individuelle porteføljeforvaltningen for å sikre lik og rettferdig behandling av kundene (hensyntatt den enkeltes egnethetsvurdering). Finanstilsynet ga utrykk for at det forventes at det gjennomføres og dokumenteres kontroller blant annet av rettferdig (fair) behandling/likebehandling, transaksjonsallokering (fair allocation), beste resultat, bruk av motparter og omløpshastighet.

På Finanstilsynets forespørsel om oversikt over risikomål for kundenes porteføljer, viste Foretaket til at det er bestilt assistanse fra systemleverandør for å fremstille tracking error. Det fremsto dermed for Finanstilsynet som at Foretaket ikke hadde en systematisk evaluering av risikoen i kundenes porteføljer. Overvåking og evaluering av investeringsrisiko er, etter Finanstilsynets vurdering, en viktig oppgave for en forvalter. Det forventes at risiko er en del av Foretakets oppfølging og kontroll med etterlevelse av aktiv forvaltningsavtaler.

Når det gjelder bruk av motparter spesielt stilles det krav til at Foretaket må kontrollere og dokumentere at bruk av motparter er i kundenes interesse og at potensielle interessekonflikter håndteres. Foretaket har fremlagt dokumentasjon der det fremgår at Foretaket har et bevisst forhold til bruk av eget meglerbord. Finanstilsynet stilte imidlertid spørsmål ved i hvilken grad Foretaket hadde løpende oppfølging og kontroller av dette.

2.3  Foretakets tilsvar
Foretaket mener at det har hatt tilfredsstillende og dokumenterte kontroller knyttet opp mot at kundene oppnår best mulig resultat og behandles rettferdig, og at Foretaket har en tilfredsstillende systematisk evaluering av risikoen i kundenes porteføljer.

Foretaket opplyser at kundene mottar månedlige avkastningsrapporter hvor nøkkeltallene er brutt ned på delporteføljer og sammenliknet med aktuell benchmark. Foretaket viser også til at de overordnede retningslinjer for hver portefølje som fremkommer av kapitalforvaltningsstrategien følges opp periodisk, blant annet i månedlige avdelingsmøter, og at risikoen i porteføljene vurderes daglig med tilstedeværelse i markedet. Det vises til at Foretaket har definerte forvaltere for de ulike porteføljene, og integrerte systemer som til enhver tid viser aksjeporteføljens avkastning mot benchmark på total-, sektor- og aksjenivå. Det vises også til at det avholdes månedlige kredittmøter og egne kredittgjennomganger tre ganger i året med ledende kredittanalytikere, samt at analytikerdekningen av de finansielle instrumentene følges opp tett.

Foretaket opplyser at det nå også hentes ut risikotall ("Tracking Error") fra handelssystemet i et fornuftig format og at dette nå følges opp månedlig.

Foretaket viser i sitt tilsvar til at tidligere oversendte oversikter over avkastning i porteføljene viser at like porteføljer for ulike kunder, i like perioder, har gitt lik avkastning, og at denne rapporten benyttes i månedlig oppfølging av aktiv forvaltning.

Foretaket viser videre til at det er uavhengig av produkt- og tjenesteleverandører, og at det benyttes flere meglerhus i den aktive forvaltningen. Foretaket viser til at eget meglerbord må, på lik linje med andre meglerhus, tilby tjenester som kostnadsmessig og på andre måter kvalitetsmessig bidrar til beste resultat for aktiv forvaltningskundene. Compliance følger regelmessig opp bruken av eget meglerbord og det utarbeides månedlig statistikk/rapport som følges opp av leder for aktiv forvaltning. Foretaket viser til at det er stor oppmerksomhet på potensielle interessekonflikter, herunder chinese walls.

Foretaket viser for øvrig til at det er et transparent kostnadsbilde for de tjenestene aktiv forvaltning leverer, og at det kommuniseres åpent til kundene.

2.4  Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet tar til etterretning at Foretaket nå følger opp risikoen i porteføljene. Finanstilsynets vurdering er imidlertid at Foretaket burde hatt et høyere kontrollnivå med aktiv forvaltningsvirksomheten, samt at kontrollene dokumenteres bedre. Finanstilsynet vurdering er at det ikke er tilstrekkelig å vise til at like porteføljer oppnår lik avkastning. Finanstilsynet forventer at det gjennomføres og dokumenteres spesifikke kontroller av allokering av transaksjoner. Videre bør Foretaket gjennomføre overordnede kontroller for å sikre at det oppnår beste resultat med hensyn til pris og kostnader i transaksjonene og bruk av motparter/handelsplasser. Ettersom Foretaket også benytter eget meglerbord i den individuelle porteføljeforvaltningen bør omløpshastigheten i porteføljene også følges opp. 

Finanstilsynets konklusjon er at Foretaket ikke har hatt gode nok dokumenterte kontroller av aktiv forvaltningsvirksomheten.

 

3  Kontroll av valuta- og rentehandler

3.1  Rettslig utgangspunkt
Som nevnt skal verdipapirforetak ha gode kontroll- og sikkerhetsordninger, og foretakets kontrollfunksjon skal kontrollere at foretaket oppfyller sine forpliktelser etter verdipapirhandelloven med forskrifter, jf. vphl. § 9-11 (1) nr. 5 og vpf. § 9-8 (2) (a).

3.2  Finanstilsynets foreløpige vurdering
Foretaket har et sentralt Multimeglerbord som håndterer ordre i aksjer, renter og valuta. Valutahandel står for omkring halvparten av Foretakets inntekter fra investeringstjenester.

Finanstilsynet viste i foreløpig rapport til at de kontroller Compliance gjennomfører ikke inkluderer kontroll av prisingen på renter og valuta. Finanstilsynet ga i foreløpig rapport uttrykk for at prisingen (spread) innebærer en signifikant risiko blant annet i forhold til bestemmelser om beste resultat, jf. vphl § 10-12, og bør inngå i kontrollfunksjonens kontrollplan.

3.3  Foretakets tilsvar
Foretaket opplyser at compliancefunksjonen vil innta relevante kontrollhandlinger knyttet til prising av valuta- og renteprodukt i sin kontrollplan.

3.4  Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet tar Foretakets tiltak til etterretning.

 

4  Rutiner for og kontroll av ansattes egenhandel

4.1  Rettslig utgangspunkt
Det følger av vphl. § 9-11 (1) nr. 6 at verdipapirforetak skal ha tilfredsstillende interne kontrollmetoder, som blant annet omfatter regler for personlige transaksjoner som foretas av foretakets ledere, ansatte og tilknyttede agenter. Verdipapirhandellovens kapittel 8 regulerer ansattes adgang til egenhandel. Foretakene skal føre lister over ansatte og tillitsvalgte som omfattes av egenhandelsbestemmelsene, jf. vphl. § 8-7 (1). Det følger også av vphl. § 8-7 (2) at foretakene skal ha interne regler som sikrer at foretaket fører en effektiv kontroll med at reglene om egenhandel overholdes.

4.2  Finanstilsynets foreløpige vurdering
Foretaket innhentet, basert på Finanstilsynets forespørsel i forkant av det stedlige tilsynet, oversikt over ansattes eierandeler og verv i andre foretak. Foretaket har dermed ikke hatt full oversikt over dette tidligere. Compliance gjennomfører kontroll av rapporterte handler, men ingen periodisk etterkontroll for å vurdere om de ansatte rapporterer alle handler. Foretaket har heller ingen rutine for forhåndsgodkjenning av ansattes egenhandel. Foretaket opplyste imidlertid under det stedlige tilsynet at det er kommunisert internt at aktiviteten skal holdes på et lavt nivå.

Finanstilsynet har i sin stikkprøvekontroll ikke funnet forhold som gir grunn til å tro at det foreligger brudd på egenhandelsregelverket, men stilte, basert på det ovennevnte, likevel spørsmål i foreløpig rapport om Foretaket har tilstrekkelig kontroll til å avdekke og forhindre at ansatte eller ansattes nærstående begår brudd på regelverket.

4.3  Foretakets tilsvar
Foretaket mener at det etablerte kontrollnivået er tilfredsstillende gitt aktivitetsnivået på egenhandelen blant de ansatte, og at den kontrollen som utføres på området er effektiv. Foretaket opplyser at det gjennom årene ikke er avdekket forhold som skulle tilsi at egenhandelsregelverket har blitt brutt. Foretaket opplyser at det vil bli vurdert om Compliance skal innhente årlig dokumentasjon på ansattes verv og verdipapirbeholdning. Foretaket har ikke vurdert det som nødvendig å ha rutine for forhåndsgodkjenning med unntak for primærinnsidere i Sparebanken Møres egenkapitalbevis.

4.4  Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynets vurdering er at Foretakets kontroll med verdipapirhandellovens regler om egenhandel ikke er tilfredsstillende. Finanstilsynet vurderer det som nødvendig å innhente opplysninger om verv og beholdninger for at Foretaket skal få tilstrekkelig oversikt over egenhandelen. Å basere kontrollen på de ansattes rapportering alene gir ikke Foretaket tilfredsstillende kontroll med i hvilken grad aktiveten faktisk er lav og i henhold til begrensingene i regelverket.

 

5  Rutiner for informasjonssperrer

5.1  Rettslig utgangspunkt
Verdipapirforetak plikter å treffe alle rimelige forholdsregler med hensyn til å identifisere interessekonflikter mellom foretaket og kundene og kundene imellom, jf. vphl. § 10-10 (1). Videre skal verdipapirforetak innrette sin virksomhet slik at foretaket er oppbygd og organisert på en slik måte at risikoen for interessekonflikter mellom foretaket og dets kunder eller foretakets kunder seg i mellom begrenses til et minimum, jf. vphl. § 9-11 (1) nr. 2. Verdipapirforetaket skal ha retningslinjer for håndtering av interessekonflikter, jf. vpf. § 9-24.

Ansatte, tillitsmenn og personer med bestemmende innflytelse i verdipapirforetak har taushetsplikt om det de under sin virksomhet får kjennskap til om andres forhold, jf, vphl. § 10-9. 
 
5.2  Finanstilsynets foreløpige vurdering
I Foretakets retningslinjer for verdipapirforetaket fremkom det at det ikke foreligger krav om innføring av informasjonssperrer (chinese walls) i filialer. Finanstilsynet presiserte i foreløpig rapport at kravet til effektive informasjonssperrer for å hindre spredning av konfidensiell informasjon, samt unngå interessekonflikter internt i verdipapirforetakene, gjelder generelt for foretakenes virksomhet – uavhengig av om de er organisert i filialer eller ikke.

Finanstilsynet har ikke funnet forhold som gir grunn til å tro at det foreligger brudd på ansattes taushetsplikt eller interessekonflikter i Foretakets filialer som ikke er håndtert, men Finanstilsynet stilte basert på det ovennevnte likevel spørsmål om Foretaket i tilstrekkelig grad hadde vurdert behovet for informasjonssperrer i Foretakets filialer.

5.3  Foretakets tilsvar
Foretaket er enig i at formuleringen i tidligere versjon av retningslinjene var upresis, men at det i praksis er foretatt konkrete vurderinger av behovet for opprettelser av informasjonssperrer. Foretaket har endret ordlyden i rutinen i tråd med dette.

5.4  Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet tar endringen av retningslinjene til etterretning, og ber om at kopi av retningslinjene blir oversendt.

 

6  Rutiner for investeringstjenester på meglerbordet

6.1  Rettslig utgangspunkt
Verdipapirforetak skal ha tilstrekkelige og betryggende retningslinjer og rutiner som skal sikre etterlevelse av foretakets forpliktelser etter lov og forskrifter, jf. vphl. § 9-11 (1) nr. 1.

Ved ytelse av investeringstjenester skal verdipapirforetak opptre i samsvar med kravene til god forretningsskikk, jf. vphl. § 10-11 (1). Verdipapirforetaket plikter å gjennomføre egnethetsvurderinger ved ytelse av investeringsrådgivning og hensiktsmessighetstest ved ytelse av ordreformidling, jf. vphl. § 10-11 (4) og (5) og vpf. §§ 10-16 til 10-18. Investeringsrådgivning er i verdipapirhandelloven definert som "personlig anbefaling til en kunde, på kundens eller verdipapirforetakets initiativ, om en eller flere transaksjoner i forbindelse med bestemte finansielle instrumenter", jf. vphl. § 2-4 (1). Hva som nærmere skal anses som investeringsrådgivning under MiFID er omtalt i bl.a. to dokumenter fra European Securities and Markets Authority (ESMA); "Question & Answers Understanding the definition of advice under MiFID" (Dokument 10-293) og et parallelt utgitt "Feedback Statement" av samme dato (Dokument 10-294).
 
6.2  Finanstilsynets foreløpige vurdering
Foretaket opplyste under det stedlige tilsynet at i henhold til Foretakets interne retningslinjer er aktiviteten på aksjedelen av meglerbordet begrenset til mottak og formidling av ordre. Det skal ikke ytes investeringsrådgiving på aksjedelen av meglerbordet. Dette fremgår også av Foretakets kundeavtaler og Foretakets alminnelige forretningsvilkår for handel med finansielle instrumenter.
 
Dette er imidlertid ikke reflektert i Foretakets interne retningslinjer og rutiner. Foretaket har ikke fremlagt rutiner som hverken presiserer at det kun skal ytes ordreformidling på aksjedelen av meglerbordet eller som angir grensedragningen mellom generelle anbefalinger og personlige råd.
Det ble under tilsynet opplyst at bevisstheten til Foretakets aksjemeglere har vært høy i forhold til grensedragningen mot investeringsrådgiving, og at Compliancefunksjonen gjennomfører regelmessige kontroller av om det er ytt investeringsrådgivning på meglerbordet. Dokumentasjonen som er fremlagt for Finanstilsynet viser at compliancefunksjonen ikke har funnet avvik.

Finanstilsynets gjennomgang av et utvalg av Multimeglerbordets telefonsamtaler med kunder har heller ikke avdekket noe omfang av samtaler der kan stilles spørsmål ved hvilken tjeneste som ytes. Foretaket har imidlertid et fåtall kundeforhold med relativt aktiv kontakt mellom megler og kunde. Det er Finanstilsynets vurdering at det er krevende å yte ren ordreformidling, og unngå investeringsrådgivning når megler har tett kontakt med kunder som ønsker å handle aktivt.

6.3  Foretakets tilsvar
Foretaket er enig i at de skriftlige interne rutinene på dette området er upresist formulert, og vil endre dette i pågående arbeid med å revidere rutineverket.

Foretaket fremhever at bevisstheten hos meglerne rundt dette er stor og at ordlegging og språkbruk i kundesamtaler har vært fokusområde, eksempelvis i morgenmøter, samt at compliance regelmessig påpeker viktigheten av dette. Videre opplyses det at tett og til tider hyppig dialog med enkelte aksjehandelskunder er viktig for å opprettholde gode relasjoner, og at flere av aksjehandelskundene har bedt om å bli holdt oppdatert på generell markedsutvikling.

6.4  Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse og tiltak til etterretning, og ber om at omarbeidede rutiner på dette blir oversendt når de foreligger.

 

7  Kundeklassifisering

7.1  Rettslig utgangspunkt
Det følger av vpf. §§10-1 til 10-7 hvordan foretaket skal klassifisere sine kunder. Hva som skal anses som kvalifiserte motparter fremgår av vpf. § 10-3, jf. vphl. § 10-14.

7.2  Finanstilsynets foreløpige vurdering
I følge Foretakets oversikt over aktiv forvaltningskunder var de fleste kommuner og en fylkeskommune klassifisert som kvalifisert motpart.

I definisjonen av kvalifiserte motparter inngår "offentlige myndigheter", jf. vphl. § 10-14 (2) nr. 8. Det fremgår imidlertid av lovens forarbeider (ot.prp. 34 (2006-2007) side 118) at kommuner og andre lokale myndigheter ikke er ment å inkluderes i dette begrepet. Denne tolkningen er også i samsvar med uttalelser fra EU-kommisjonen (MiFID Q&A spm. 83). Kommuner regnes således ikke som profesjonelle kunder etter vpf. § 10-2 (a). Kommuner kan heller ikke klassifiseres som profesjonelle etter kriteriene i vpf. § 10-2 (b) og (c). Kommuner kan imidlertid anmode selv om å bli omklassifisert etter vpf. § 10-4.

Foretaket opplyste under det stedlige tilsynet at klassifiseringen ikke har hatt noe konsekvens for kundebeskyttelsen, da alle aktiv forvaltningskunder er behandlet likt.

7.3  Foretakets tilsvar
Foretaket bekrefter at de aktuelle kundene, umiddelbart etter Finanstilsynet gjorde Foretaket oppmerksom på dette under det stedlige tilsynet, er omklassifisert og tilskrevet om dette.

7.4  Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet tar dette til etterretning.

 

8  Retningslinjer for godtgjørelsesordning

8.1  Rettslig utgangspunkt
Godtgjørelsesordninger reguleres av Forskrift om godtgjørelsesordninger i finansinstitusjoner, verdipapirforetak og forvaltningsselskaper for verdipapirfond av 1. desember 2010. Finanstilsynet har i rundskriv 12/2011 beskrevet hvordan Finanstilsynet vil tolke og følge opp forskriften.

8.2  Finanstilsynets vurdering i foreløpig rapport
Det var Finanstilsynets foreløpige inntrykk at Foretakets retningslinjer for godtgjørelsesordning var for generelle og at det var nødvendig med en nærmere presisering for å tilfredsille kravene i godtgjørelsesforskriften.

I retningslinjene var det vist til unntaket for godtgjørelsesforskriften, omtalt i rundskriv 11/2011 punkt 5, som omfatter ekstrabetalinger eller fordeler som ikke utgjør mer enn halvannen månedslønn pr. år. En forutsetning for unntaket skal komme til anvendelse er imidlertid at utbetalingen er del av en generell, ikke skjønnsmessig fastsatt politikk som omfatter hele Foretaket. Basert på Foretakets retningslinjer la Finanstilsynet i foreløpig rapport til grunn at ekstrautbetalinger for den enkelte medarbeider blir skjønnsmessig fastsatt. Foretakets godtgjørelsesordning må derfor oppfylle kravene i godtgjørelsesforskriften. 

Finanstilsynet viste i foreløpig rapport til at risikojustering i henhold til godgjørelsesforskriften §4 ikke er omtalt i Foretakets retningslinjer.

8.3  Foretakets tilsvar
Foretaket opplyser at det vil ta en gjennomgang av gjeldende retningslinjer med tanke på justeringer.

8.4  Finanstilsynets endelige merknader
Finanstilsynet tar Foretakets kommentar til etterretning, og ber om at justerte retningslinjer oversendes etter at det er behandlet i styret.

 

For Finanstilsynet

Geir Holen
seksjonssjef
                                                                              Leif Roar Johansen
                                                                              tilsynsrådgiver