Styret i Watercircles Norge AS
Postboks 451
1327 LYSAKER
Vår ref.13/8834
Dato: 16.01.2014
Merknader - endelig rapport
Finanstilsynet viser til stedlig tilsyn i forsikringsagentforetaket Watercircles Norge AS (WTC Norge) 30. oktober 2013, Finanstilsynets foreløpige rapport av 5. november 2013 og styrets svar av 8. januar 2014.
Etter det stedlige tilsynet har Finanstilsynet følgende merknader:
1 Strategi og overordnede retningslinjer
WTC Norge inngår i et konsern som ett av tre datterselskaper hvor Watercircles Skandinavia AS (WTC Skandinavia) er morselskap. De øvrige datterselskapene er Watercircles Sverige AS og Watercircles Danmark AS. WTC Norge er forsikringsagent for If Skadeförsäkring AB (If) og opererer med to merkenavn: Winterbergh forsikring og WaterCircles.
Medlemmene i styrene for hvert av de fire foretakene i konsernet er de samme personene. For WTC Norge er det normalt ett årlig styremøte for behandling av årsmeldingen, og eventuelt ekstra møter for behandling av særnorske problemstillinger. Andre saker behandles i styremøtet i WTC Skandinavia. Finanstilsynet tar til etterretning at styret allerede i dag har fokus på at det ved saker av uvanlig art eller som har stor verdi for selskapet i tråd med styreinstruks innkalles til styremøter i WTC Norge og at styret anser at dette følger av eksisterende styreinstruks og lovgivning. Finanstilsynet merker seg at styret vil ha stort fokus på disse spørsmålene også i fremtiden. Finanstilsynet merker seg styrets uttalelse om at alle avtaler og transaksjoner mellom selskapene er basert på markedsmessige vilkår.
Risikostyringsforskriften kapittel 2 gir særlige regler om styrets og daglig leders ansvar for risikostyring og internkontroll i forsikringsformidlingsforetak. Etter forskriften § 4 skal daglig leder etablere en forsvarlig risikostyring og internkontroll etter retningslinjer fastsatt av styret. Daglig leder skal gi styret relevant og tidsriktig informasjon som er av betydning for foretakets risikostyring og internkontroll, herunder informasjon om nye risikoer.
Daglig leder i WTC Norge deltar normalt ikke i styremøtene i WTC Skandinavia og har i det vesentlige fått styreinformasjon muntlig fra styrets leder. Finanstilsynet stilte derfor spørsmål ved om WTC Norge ved å flytte styrebehandlingen av løpende forretningsmessige vurderinger og beslutninger til styret i morselskapet etterlever risikostyringsforskriften. Finanstilsynet tar til etterretning at styret finner at fremgangsmåten som har vært gjennomført er i tråd med risikostyringsforskriften. Finanstilsynet merker seg at styret er enig i at daglig leder skal forholde seg til styret som kollegium og ikke bare til styrets formann og at daglig leder i fremtiden vil få tilsendt alt skriftlig styremateriale som behandler Norge og vil få anledning til å delta på de områder som dekkes av risikostyringsforskriften når dette styrebehandles på skandinavisk nivå.
Finanstilsynet merker seg også at styret deler oppfatningen om at daglig leders rettigheter og plikter ikke skal forringes ved at et konsern velger å konsentrere styrebehandlinger i morselskapet. Daglig leder vil også i fremtiden få anledning til å delta på styremøter i det skandinaviske selskapet for saker som vedrører det norske selskapet og vil få kopier av styreprotokoller på disse punkter.
2 ØKONOMI OG REGNSKAP
I henhold til aksjeloven § 3-4 skal selskapet til enhver tid ha en egenkapital og en likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet. Videre har styret handleplikt ved tap av egenkapital, jf. § 3-5.
Finanstilsynet merker seg at selv om WTC Norge har negativ egenkapital har selskapet hatt positiv ansvarlig kapital (egenkapital og ansvarlig lån) i hele perioden fra og med oppstarten i 2010. Selskapet har inngått avtale med WTC Skandinavia om et ansvarlig lån og morselskapet har forpliktet seg til å skyte inn ytterligere kapital i form av ansvarlige lån. Finanstilsynet tar til etterretning at styret mener at grunnlaget for forsvarlig drift er sikret gjennom dette og at fortsatt drift legges til grunn. Finanstilsynet merker seg at styret vil sette av de ressurser som er nødvendig til løpende internkontroll. Finanstilsynet tar for øvrig til etterretning styres kommentarer om føring av klientmidler.
3 ORGANISERING OG ANSVARSFORHOLD
3.1 Fullmaktsstruktur
Finanstilsynet tar til etterretning opplysningen om at WTC Norge har fullmakter for alle varmerker.
3.2 Utkontrakterte oppgaver
Av risikostyringsforskriften § 5 fremgår det at foretaket har ansvar for risikostyring og internkontroll også der deler av virksomheten er utkontraktert. Det skal foreligge en skriftlig avtale som sikrer dette. Avtalen må sikre at foretaket gis rett til innsyn i og kontroll med den utkontrakterte virksomheten. Kravene som stilles er de samme selv om utkontrakteringsavtalene er innad i et konsern. Avtalen må sikre at Finanstilsynet gis tilgang til opplysninger fra og tilsyn med virksomheten der Finanstilsynet finner det nødvendig.
Finanstilsynet tok opp i foreløpig rapport at avtalen med WTC Skandinavia ikke gir, slik Finanstilsynet ser det, grunnlag for en tilstrekkelig styring og kontroll med den utkontrakterte virksomheten. Avtalen angir ikke hva tjenestene konkret består i slik at det vil være vanskelig å kontrollere om tjenesteleveransen er i henhold til det som er avtalt. Styret kommenterer ikke dette forholdet i sitt svar. Finanstilsynet fastholder sine synspunkter om at avtalen mer konkret bør angi hva utkontrakterte tjenester konkret består i, og anbefaler at avtalen revideres.
Finanstilsynet tar til etterretning at det i fremtidige avtaler med morselskapet implementeres en rett til innsyn og kontroll for Finanstilsynet og WTC Norge. Finanstilsynet tar til etterretning at det i praksis allerede foreligger en rett, men anbefaler at avtalen endres slik at dette klart framgår.
Avtalen med SOS International a/s (SOS) gir ikke Finanstilsynet rett til tilgang til opplysninger fra og tilsyn med den utkontrakterte virksomheten. Styret viser til at avtalens punkt 12.4 "Auditing rights" er en standardformulering som er gjengs for alle selskaper som har inngått avtale med SOS. Finanstilsynet vil bemerke at punktet ikke gir innsyns- og kontrollrett til Finanstilsynet og ber styret påse at at avtalen endres slik at den er i samsvar med risikostyringsforskriften § 5.
3.3 Forsikringer
Agentvirksomhet må være forsikret etter reglene i lovens kapittel 4, jf. forsikringsformidlingsloven § 7-5. Finanstilsynet anbefalte i foreløpig rapport at fornyelsen av forsikringene årlig behandles av styret. Styret kommenterer ikke anbefalingen i sitt svar. Finanstilsynet fastholder anbefalingen om styrebehandling, særlig sett hen til at kompleksiteten i avtalene ved at selskapets underagenter skal være dekket gjennom WTC Norges forsikringsavtaler. Finanstilsynet fastholder videre anbefalingen om at daglig leder i sin rapportering til styret omtaler fornyelsen både av ansvars- og underslagsforsikringen.
Finanstilsynet stilte i foreløpig rapport spørsmål om forsikringsavtalen for foretakets ansvarsforsikring, inklusive underagentene har tilstrekkelig forsikringssum. Et agentforetak kan ikke ha en felles ansvarsforsikring for seg selv og ett eller flere underagentforetak dersom den totale forsikringssummen ikke er tilstrekkelig til å dekke hvert foretak i forhold til kravet. Finanstilsynet har satt som krav ved fellesforsikringer at skadeutbetalinger i et annet foretak under forsikringen, ikke skal kunne medføre at gjenstående forsikringssum for aktuelle foretak ikke lenger oppfyller kravene. Finanstilsynet noterer seg at etter styrets mening har ansvarsforsikringen vært i henhold til kravene i loven. Finanstilsynet tar til etterretning styrets opplysning om at formuleringene i forsikringspolisen innen 1. januar 2014 vil bli ytterligere presisert for å sikre at selskapet er innenfor kravene i loven. Finanstilsynet ber om å få oversendt forsikringsbeviset etter endringen.
3.4 Egnethet, rapportering
Finanstilsynet tar til etterretning redegjørelsene om egnethetsvurdering av underagenter og rapportering til Finanstilsynet.
4 INFORMASJONSPLIKT OM PROVISJON
Forskrift om forsikringsformidling § 3-1 pkt. 4. gir forsikringsformidlingsforetaket informasjonsplikt til kunden om provisjon. I rundskriv 10/2013 presiseres disse reglene. WTC Norge har ikke informert tilstrekkelig presist om foretakets provisjon i forsikringsdokumentene. Finanstilsynet tar til etterretning at utvidet informasjon om provisjon vil innføres gradvis og være på plass for alle kanaler innen utgangen av mai 2014.
5 RISIKOSTYRING OG INTERNKONTROLL
Finanstilsynet merker seg at i løpet av våren 2014 vil styret behandle handlingsplaner og aktiviteter knyttet til den nye risikoanalysen.
Finanstilsynet tar til etterretning redegjørelsen om agentavtalen.
Finanstilsynet ber om at Merknader – endelig rapport sendes ansvarlig revisor. Finanstilsynet ber om å få tilsendt kopi av protokoll fra styremøtet der Merknader – endelig rapport ble behandlet.
For Finanstilsynet
Ellen Jakobsen
spesialrådgiver
Hege M. Bogstrand
seniorrådgiver