Endelige merknader Pareto Forsikringsmegling AS

Pareto Forsikringsmegling AS
Postboks 1527 Vika
0117 OSLO
 

VÅR REFERANSE 13/2702

Dato: 20.12.2013

Endelige merknader - Pareto Forsikringsmegling AS

Finanstilsynet viser til stedlig tilsyn i forsikringsmeglerforetaket Pareto Forsikringsmegling AS (PFM) 23. april 2013, Finanstilsynets foreløpig rapport 7. juni 2013 og foretakets tilsvar datert 23. august 2013.

1. Strategi

Finanstilsynet ba om styrets kommentar til foretakets strategi knyttet til volumvekst og hvordan denne er tilpasset selskapets målsetninger om høyt servicenivå overfor kundene og selskapets ressurser knyttet til risikostyring og internkontroll. Finanstilsynet tar til etterretning at foretaket vil tilføre organisasjonen de nødvendige ressurser ved en eventuell vekst som beskrevet, og at foretaket allerede har iverksatt tiltak som skal bidra til å styrke foretakets risikostyring og internkontroll blant annet ved å utnevne en person uavhengig av ledelsen til å ivareta compliance-ansvaret. 

2. Organisering og ansvarsforhold

2.1  Etablering av indre selskap

Virksomheten i Pareto Forsikringsmegling AS ble fra årsskiftet 2012/2013 overført til Pareto Forsikringsmegling Indre Selskap, der Pareto Forsikringsmegling AS er hovedmann. Virksomheten utøves i Pareto Forsikringsmegling Indre Selskap men virksomheten fremstår drevet av Pareto Forsikringsmegling AS som opptrer utad. Vegard Finsæther er oppført som daglig leder i PFM AS i Enhetsregisteret. Det foreligger imidlertid ikke noe formelt ansettelsesforhold. Finanstilsynet har i andre sammenhenger der det etableres indre selskap i tilknytning til en konsesjonsbelagt virksomhet, blant annet krevd at det indre selskap må organiseres på en slik måte at det ikke påvirker den konsesjonsbelagte tilsynsenhetens evne til å oppfylle kravene i rammelovgivningen. Blant annet har det vært stilt krav om at daglig leder må ha et ansettelsesforhold i foretaket under tilsyn. De tjenester som krever tillatelse må dessuten utføres av den konsesjonsbelagte tilsynsenheten og i denne enhetens navn, som også må være fullt ut ansvarlig for virksomheten. Foretaket ble i foreløpig rapport bedt om å gi en vurdering av om kravene over kunne anses tilfredsstillende oppfylt i relasjon til PFM. Finanstilsynet har på bakgrunn av foretakets tilsvar og etter en konkret vurdering ikke funnet at den aktuelle organiseringen vanskeliggjør et effektivt og betryggende tilsyn med virksomheten eller at det påvirker PFMs evne til å oppfylle kravene i rammelovgivningen.

2.2  Styresammensetningen

Styret i PFM består av ledergruppen i PFM og en seniormegler i tillegg til to styremedlemmer fra Pareto-gruppen for øvrig, herunder styreleder. Det følger av aksjeloven § 6-12 at forvaltningen av selskapet hører under styret, og videre av § 6-13 at styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. For foretak under tilsyn av Finanstilsynet gjelder i tillegg visse særlige krav til kontroll med den konsesjons¬belagte virksomheten, jf. blant annet kravene som følger av forskrift om risikostyring og intern¬kontroll (risikostyringsforskriften). I henhold til forskriften § 3 nr. 8 skal styret minimum årlig evaluere sitt arbeid og kompetanse knyttet til foretakets risikostyring og internkontroll.  Det ble under tilsynet diskutert om styret med en slik sammensetning kan ivareta sin tilsynsfunksjon med virksomheten, herunder om styret evner å ha nødvendig avstand og uavhengighet til rapporter og annen dokumentasjon fra administrasjonen. Finanstilsynet tar til etterretning foretakets tilsvar om at styret i løpet av høsten 2013 vil bli supplert med et eksternt styremedlem.

2.3 Organisasjonsendring

Det følger av aksjeloven § 6-12 samt foretakets styreinstruks at det hører under styret å sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. Finanstilsynet merket seg at PFM i 2012 etablerte et avdelingskontor i Kristiansand med fire ansatte. Finanstilsynet kunne ikke ut fra styreprotokollene se at denne organisasjonsendringen hadde vært behandlet i styret, eller at det i samsvar med risikostyringsforskriften § 6 første ledd var gjennomført en risikoanalyse i forkant av filialetableringen. Finanstilsynet anbefalte styret å påse at viktige beslutninger og føringer for virksomheten fattes av styret som sådan, og at innholdet av beslutningene protokolleres. Dette blir særlig viktig der en overvekt av styrets medlemmer kommer fra administrasjonen eller er ansatt i PFM. I tilsvaret opplyses at styret hele tiden har vært informert om planene, men at styrets beslutning om etablering av avdelingskontor burde vært protokollført. Finanstilsynet tar styrets redegjørelse til etterretning og bemerker samtidig at det i et tilsyns¬perspektiv er viktig at ansvarsdelingen mellom styret og administrasjonen ivaretas og at dette kan dokumenteres.

2.4 Fastsettelse av rutiner og retningslinjer for virksomheten

I dokumentasjonen som ble oversendt Finanstilsynet var det redegjort for foretakets rutiner knyttet til en rekke prosesser, bl.a. rutiner for å sikre uavhengighet, krav til egnethetsvurderinger, fornyelse av ansvars- og underslagsforsikringer og utkontraktering. Rutinene var imidlertid ikke formaliserte, og prosessene syntes initiert og forankret i administrasjonen. Finanstilsynet påpekte i foreløpig rapport at det bør forankres på styrenivå i PFM hvilke sentrale retningslinjer og rutiner foretaket bør ha som skal bidra til å sikre at betingelsene for konsesjonen til enhver tid er oppfylt. Finanstilsynet anbefalte at styret i tråd med egen instruks om å fastsette retningslinjer for virksomheten, vurderte behovet for å formalisere rutiner og hvordan etterlevelse skal sikres og rapporteres til styret. I tilsvaret er det redegjort for at foretaket har satt opp formaliserte retningslinjer og etablert prosedyrer som sikrer styret oversikt over at sentrale rammebetingelser etterleves.  Finanstilsynet tar foretakets redegjørelse til etterretning.

2.5 Egnethet

Forsikringsformidlingslovens egnethetskrav til personer som utøver forsikringsformidlingstjenester skal bidra til å sikre at kundens behov blir ivaretatt i forbindelse med inngåelse eller gjennomføring av en forsikrings¬avtale, og utgjør sentrale kundevernbestemmelser. Finanstilsynet påpekte i foreløpig rapport at PFM ikke har formaliserte rutiner knyttet til ivaretakelsen av disse kravene. Redegjørelsen som fulgte tilsynsdokumentasjonen var heller ikke dekkende for de krav som følger direkte av loven, og det oppstår dermed en risiko for at lovpålagte krav ikke etterleves. Finanstilsynet forutsatte at PFM innrettet seg slik at det sikres at lovens krav til egnethet for forsikringsmeglere og ledelsen ivaretas.

PFM har i tilsvaret presisert at det til tross for at det ikke har vært en formalisert rutine for ivaretakelse av kravet til egnethet, så har ansvarlig leder i PFM frem til nå alltid vurdert egnethet, innhentet og arkivert den nødvendige dokumentasjon ved nyansettelser. Finanstilsynet tar til etterretning at foretaket har innrettet seg i samsvar med merknadene, og at prosedyren inneholder sjekkpunkter for egnethet ved ansettelser.

3. Uavhengighet

3.1 Affinity

Affinity er definert som et eget forretningsområde i PFM. Slik PFM også påpekte under tilsynet er affinity ikke et begrep som er definert i loven, og begrepet blir benyttet om mange ulike avtalestrukturer. I praksis er dette ofte forsikringsavtaler/rammeavtaler som forsikringsmegleren har meglet frem på vegne av en forening/interesseorganisasjon/yrkesorganisasjon som et tilbud til sine medlemmer, og som inngås mellom den aktuelle organisasjonen og forsikringsselskapet.

Dersom en bedrift vil benytte seg av tilbudet tar det kontakt med PFM. Initiativet for innsalget ligger dermed ikke hos PFM. For mindre selskaper vil det ikke være grunnlag for å forhandle på pris, og PFM benytter premienivåene som er avtalt i rammeavtalen. For større bedrifter forhandler PFM på vegne av bedriften overfor forsikringsgiver for å få lavere pris enn i rammeavtalen. Det inngås ingen avtaler mellom forsikringsselskapet og PFM, og det går heller ingen betaling¬strømmer fra forsikrings¬selskapet til PFM.

Gjennom affinityløsninger er valg av forsikringsgiver og pris som hovedregel forhåndsbestemt gjennom betingelsene i rammeavtalen med mindre det er en storkunde, slik at preget av agentvirksomhet er fremtredende. For å sikre at forsikringsmegler i disse situasjonene opptrer i henhold til god meglerskikk og ivaretar kundens interesser, må forsikringsmegler dokumentere at det er gjort en vurdering av kundens forsikringsbehov i samsvar med forsikrings¬formidlings-forskriften § 3-1 fjerde ledd, jf. også kravene i forsikringsavtaleloven § 2-1 og § 11-1 første ledd. Forsikringsformidlings¬virksomhet kan være mer eller mindre omfattende og produktene mer eller mindre komplekse. Ved vurdering av pliktene i forskriftens § 3-1 fjerde ledd må man blant annet se hen til hva slags produkter det er tale om. Finanstilsynet legger til grunn at forsikringsbehovet i små og mellomstore bedrifter ofte dreier seg om standardprodukter. Dersom det er behov for mer komplekse produkter, vil imidlertid kravet til rådgivning øke. Etter forskriftens § 3-1 fjerde ledd siste punktum skal det foretas en forholdsmessighets¬vurdering av meglerens presiseringer, sett hen til forsikringsavtalens kompleksitet. Agenter plikter også å avdekke forsikringsbehovet etter de samme regler. Det er derfor vesentlig av hensyn til å sikre meglervirksomhetens uavhengighet og for å ivareta kundens interesser, at rammeavtaler med affinitypreg regelmessig sendes ut på anbud for å sikre kundenes interesser f. eks. hva gjelder premier og vilkår. I den grad foreningen/interesseorganisasjonen mottar vederlag fra det aktuelle forsikringsselskapet, må megler også overvåke foreningens/organisasjonens aktiviteter med henblikk på om det utføres ervervsmessig forsikringsagentvirksomhet på vegne av forsikringsselskapet. I så fall vil gjennomføring av forsikringsavtaler som er formidlet av agent lett kunne medføre identifikasjon mellom agenten og megler, og dermed være egnet til å skape tvil om meglers stilling som uavhengig mellomledd.

PFM har i tilsvaret bekreftet at betingelsene i avtalene vurderes årlig, og at forsikringsmegler må dokumentere at det er foretatt vurdering av kundens forsikringsbehov. Finanstilsynet forutsetter også at megler i tråd med god meglerskikk gjør en vurdering av om betingelsene i rammeavtalen er i forsikringstakers interesse og kan dokumentere dette, og at kravet overvåkes nøye. Finanstilsynet tar til etterretning at styret i PFM i fremtiden spesielt vil vurdere om eventuelle endringer i foreningenes rolle i forhold til salg av forsikringer vil kreve registrering som forsikringsformidler.

3. Utvelgelse og kontroll av forsikringsgivere

I foreløpig rapport anbefalte Finanstilsynet at PFMs rutine for kontroll og utvelgelse av forsikringsgivere oppdateres til også å angi tiltak som skal sikre at agenter har nødvendig fullmakt til å representere et bestemt forsikrings¬selskap (som er godkjent gjennom PFMs øvrige rutiner), hvem som er ansvarlig for å utføre kontrollen og hvor ofte dette skal gjøres. PFM ble også anbefalt å ha rutiner for å kontrollere om de aktuelle forsikringsselskapene har meldt grenseover¬skridende virksomhet til Norge for de aktuelle forsikringsklassene. Finanstilsynet tar til etterretning styrets tilsvar om at rutinen nå er endret til også å omfatte forannevnte kontrolltiltak. 

4. Informasjonsplikt til kundene

 I et anbudsresultat som ble presentert for en kunde ble tilbudet fra en forsikringsagent oppført uten å nevne hvem som var forsikringsgiver/risikobærer. Finanstilsynet forutsatte at PMF etablerer rutiner som sikrer at kunden, i de tilfeller hvor tilbudet er levert av en agent, alltid får klar informasjon om hvilket forsikringsselskap det er aktuelt å plassere forsikringsrisikoen i, jf. krav til god meglerskikk. Finanstilsynet tar til etterretning at PFM har styrket sine rutiner på området slik at kundene er sikret informasjon om hvem som er risikobærer.

5. Risikostyring og internkontroll

Som ledd i en helhetlig styring av vesentlige risikoer har PFM som del av internkontrollen utarbeidet en årsplan for kontrollaktiviteter. Finanstilsynet stilte spørsmål ved om det var allokert tilstrekkelige ressurser til å gjennomføre kontrollaktivitetene, og anbefalte styret å se nærmere på daglig leders ulike roller når det gjaldt ansvaret for kontrolloppgaver. På tilsynstidspunktet var daglig leder i tillegg til å være øverste administrative leder for virksomheten, linjeleder med faglig ansvar for megling av skadeforsikring samt compliance med andrelinjeansvar for kontroll av etterlevelse. På spørsmål fra Finanstilsynet ble det opplyst at kontrollaktivitetene ikke har vært gjennomført i det omfang som forutsatt i årsplan. Finanstilsynet bemerket også at avdelingslederne i sine bidrag til daglig leders rapport til styret for 2012, i liten grad hadde vurdert om internkontrollen hadde fungert tilfredsstillende på eget virksomhetsområde. Finanstilsynet tar til etterretning at foretaket har besluttet å utnevne en person uavhengig av ledelsen til å ivareta compliance-ansvaret, og at foretaket vil styrke fokus på linjeledernes ansvar for internkontroll gjennom beskrevne prosedyrer. Finanstilsynet bemerker at compliance-ansvaret normalt ikke bør omfatte selve utarbeidelsen og endring av interne prosedyrer og rutiner, men at rutiner og retningslinjer generelt bør forankres hos personer og ledere som f eks eier den aktuelle arbeidsprosessen.

I henhold til risikostyringsforskriften § 8 skal daglig leder på årlig basis rapportere til styret om den samlede risikosituasjonen i selskapet. Finanstilsynet anbefalte i foreløpig rapport at daglig leder i sin oppsummering av risikosituasjonen til styret i større grad bør fremheve de tre-fire vesentligste risikoene PFM er eksponert for når virksomhets¬områdene/avdelingene ses under ett. Dette for å sikre nødvendig fokus på og styring av disse risikoene. Generelt anbefaler også Finanstilsynet at eventuelle endringer i risikobildet i forhold til foregående år kommenteres i rapporten fra daglig leder, herunder om eventuelle risikoreduserende tiltak i rapporteringsperioden knyttet til vesentlige risikoer har hatt effekt, samt at styret følger opp med frister for nye tiltak som eventuelt foreslås. Finanstilsynet tar til etterretning at PFM har revidert de aktuelle prosedyrebeskrivelsene for å ivareta nevnte forhold.

 

For Finanstilsynet

Ellen Jakobsen
tilsynsrådgiver

 

Hege Bunkholt Elstrand
seniorrådgiver