Merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn
Brev
Publisert: 23. oktober 2013
Sist endret: 21. mars 2018
Saksbehandler: Jo-Kolbjørn Hamborg
Dir. tlf.: 22 93 99 06
Vår referanse: 12/9859
Dato: 05.06.2013
1. Sakens bakgrunn
Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn 21. november 2012. Finanstilsynet oversendte i brev datert 20. mars 2013 foreløpige merknader i saken, hvor rapport etter tilsynet var vedlagt. Det er ikke mottatt kommentarer til rapporten og de foreløpige merknadene.
Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet og de autoriserte regnskapsførerne [navn på de autoriserte regnskapsførerne er utelatt i publisert versjon].
Bakgrunn for tilsynet er at regnskapsførerselskapet er innrapportert til Finanstilsynet av Haugaland Arbeidsgiverkontroll. Forholdene som begrunnet innrapporteringen, er gjennomgått ved tilsynet.
Det stedlige tilsynets formål var å vurdere om selskapet hadde etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, -forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres også regnskapsførerselskapets arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.
2. Regnskapsførerselskapets egne forhold
2.1. Årsregnskap
Gjennomgang av årsregnskapet for 2011 avdekket at det manglet noteinformasjon om årsverk som var utført i virksomheten. Regnskapsførerselskapet må vurdere kvalitetssikringen ved utarbeidelse av eget årsregnskap, for å sikre at regnskapslovens krav til noter til årsregnskapet er oppfylt.
2.2 Yrkesbetegnelse
Under utøvelsen av regnskapsføreryrket skal autoriserte regnskapsførere benytte yrkesbetegnelsen "autorisert regnskapsfører". Det vises til regnskapsførerloven § 1 tredje ledd.
3. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I oversendt tilsynsrapport beskrives regnskapsførerforetakets utøvelse av regnskapsføreroppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerloven og -forskriften, herunder god regnskapsføringsskikk, jf. regnskapsførerloven
§ 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet.
3.1 Oppfølgning av brudd på lov og forskrifter
Ved gjennomgang av mottatt innrapportering fremgår det at en oppdragsgiver ikke hadde opprettet egen konto i bank for skattetrekk, og skattetrekkskonto var ikke benyttet i samsvar med skattebetalingslovens krav. For ett av oppdragene som er vurdert ved tilsynet, var det foretatt uttak som fremstod å være i strid med aksjeloven § 8-7. Forholdene kunne ikke ses tatt opp skriftlig med oppdragsgiverne.
Det følger av regnskapsførerforskriften § 3-1 siste ledd at regnskapsfører skal si fra seg oppdraget dersom oppdragsgiver vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, slik at regnskapsfører ikke har mulighet til å oppfylle sin avtalte oppgave ved lovbestemt rapportering. Av regnskapsførerforskriften § 3-2 første ledd fremgår det blant annet at regnskapsfører skal kunne legge frem kopi av brev og annen korrespondanse med oppdragsgiver der regnskapsfører har påpekt feil eller mangler.
3.2 Periodiseringsposter
Ved gjennomgang av regnskapsføreroppdrag kunne det synes som om regnskapsførerselskapet ikke hadde retningslinjer og noe fast rutine for å periodisere regnskapsposter gjennom året. For ett av oppdragene som er gjennomgått ved tilsynet, var det ikke gjort avskrivninger i løpet av året selv om oppdragsgiver hadde balanseført avskrivbare driftsmidler for et større beløp.
Regnskapsførerselskapet må gjennomgå retningslinjer for periodisering av regnskapsposter, slik at det sikres at kravene etter god regnskapsføringsskikk blir oppfylt. Det vises til regnskapsførerloven § 2 annet ledd og GRFS 1 punkt 1.4.
3.3 Dokumentasjon
Regnskapsførerselskapet synes ikke å ha en fast rutine for å følge opp og sikre at varetellingslister, kassaoppgjør mv. er underskrevet av de som har ansvar for dette hos oppdragsgiverne. Det ble videre avdekket enkelte mangler ved dokumentasjonen av oppdrag for en av de ansvarlige autoriserte regnskapsførerne. Særlig knyttet dette seg til at avstemmingsarbeidet gjennom året ikke var tilstrekkelig ajour.
Regnskapsførerloven § 2 annet ledd, jf. GRFS 1 punkt 1.3.5 og 1.3.3 krever at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Dokumentasjonen skal være tilstrekkelig til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriftens kapittel 6 gir ytterligere informasjon om hva som skal dokumenteres.
3.4 Hvitvaskingsregelverket
Regnskapsførervirksomheten har innført retningslinjer og rutiner knyttet til hvitvaskingsregelverket. Det var imidlertid ikke dokumentert risikovurdering av oppdragsgiverne. En slik vurdering skal i henhold til hvitvaskingsloven § 5 gjøres løpende, mens vurderingen eksempelvis kan dokumenteres i sammenheng med at oppdraget overføres til nytt regnskapsår. Kontormøter mv hvor retningslinjer og rutiner på hvitvaskingsområdet gjennomgås, bør dokumenteres. Dette for å underbygge at det er gjort tiltak for å sikre at de ansatte er kjent med plikter og interne rutiner på området.
Gjennomgang av dokumentasjonen på to oppdrag viste også at det ikke var dokumentert kontroller av identiteten til personene som handlet på vegne av de to aksjeselskapene dette gjelder. Det er uklart for Finanstilsynet om det er tale om nye oppdrag eller fornyelse av avtaler for eksisterende oppdrag. Uansett skulle legitimasjonskontroll eller kjennskap til personene vært dokumentert. Det vises til hvitvaskingsloven § 7.
3.5 Logg ved utlevering av dokumentasjon
Regnskapsførerselskapet har utarbeidet retningslinjer og rutiner for bruk av logg for registrering av innlevering og utlevering av dokumentasjon. Denne synes ikke å ha vært brukt konsekvent, da det ikke kan ses registrert når dokumentasjon utleveres ved regnskapsførerselskapets avdelingskontor i Haugesund.
Det vises til regnskapsføringsloven § 2 annet ledd og god regnskapsføringsskikk om bokføring og årsoppgjør (GRFS 1) punkt 1.2.3.3, om kravene til å opprette slik logg som nevnt.
3.6 Årsregnskap
Gjennomgang av årsregnskap for tre oppdragsgivere avdekket enkelte mangler i noteinformasjonen til alle årsregnskapene.
Dersom regnskapsførerselskapet bistår med utarbeidelse av årsregnskap mv for oppdragsgivere, må regnskapsførerselskapet forsikre seg om at arbeidet utføres med nødvendig kvalitet slik at kravene i regnskapsloven til noter mv. oppfylles.
4. Finanstilsynets konklusjon
Det var utarbeidet rutiner for de fleste sentrale forhold som autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskaper plikter å følge. Ved blant annet gjennomgang av enkeltoppdrag ble det konstatert at disse i det vesentligste synes å bli etterlevd. Det er likevel avdekket enkelte mangler ved dokumentasjonen og periodisering. Det er også grunn til å forbedre retningslinjene og rutinene på hvitvaskingsområder. Finanstilsynet finner spesielt å nevne at lovbrudd ikke er tatt opp skriftlig med oppdragsgiver på en tilfredsstillende måte. Regnskapsførerselskapets praksis på området må innskjerpes. Om oppdragsgiver ikke iverksetter tilstrekkelige tiltak, må regnskapsførerselskapet vurdere om det er grunnlag for å fortsette oppdraget eller si dette fra seg.
Finanstilsynet forutsetter at påpekninger som fremgår av dette brev og tidligere oversendte rapport etter tilsynet er gjennomgått og blir tatt hensyn til. Finanstilsynet finner likevel ikke grunnlag for å sette i verk særlige tiltak, og avslutter derfor behandlingen av tilsynet med dette brev.
For Finanstilsynet
Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver
Jo-Kolbjørn Hamborg
spesialrådgiver