Merknader – endelig rapport Fondsfinans Kapitalforvaltning ASA
Brev
Publisert: 7. mai 2013
Sist endret: 21. april 2017
SAKSBEHANDLER:
Marte Voie Opland
VÅR REFERANSE:
12/10967
DATO:
8.4.2013
Merknader – endelig rapport
1 INNLEDNING
Finanstilsynet gjennomførte stedlig tilsyn hos Fondsfinans Kapitalforvaltning ASA 15. november 2012. Under det stedlige tilsynet ble det ført samtaler med daglig leder Jens Vig. Det ble ført separat samtale med styrets leder Erik Must. Fra Finanstilsynet deltok tilsynsrådgiver Leif Roar Johansen, seniorrådgiver Elise Ødegård og førstekonsulent Andreas Peterson Warren.
Fondsfinans Kapitalforvaltning AS (Forvaltningsselskapet) er et forvaltningsselskap for verdipapirfond, som forvalter fire verdipapirfond med en samlet forvaltningskapital på 2,2 milliarder kroner. Forvaltningsselskapet hadde ni ansatte på tilsynstidspunktet og er et heleid datterselskap av Erik Must AS. Det ble gjennomført stedlig tilsyn i søsterselskapet Fondsfinans ASA dagen før.
Foretaket mottok foreløpig rapport fra det stedlige tilsynet ved brev av 16. januar 2013 (Rapporten), og har gitt sine kommentarer til Rapporten i brev av 18. februar 2013 (Tilsvaret).
2. INTERESSEKONFLIKTER
2.1 Rettslig utgangspunkt
Det følger av verdipapirfondloven (vpfl.) § 2-11 (3) at forvaltningsselskapet skal være organisert på en slik måte at risikoen for interessekonflikter begrenses til et minimum. Bestemmelser om indentifisering, retningslinjer og håndtering av interessekonflikter følger av verdipapirfondforskriften (vpff.) kapittel 2 del VI.
Det følger av vpfl. § 2-15 (2) nr. 4 at forvaltningsselskapet skal bestrebe seg på å unngå interessekonflikter ved blant annet å sørge for at andelseiernes og fondenes interesser går foran forvaltningsselskapets, samt at enkelte fond eller andelseiere ikke usaklig tilgodesees på bekostning av andre fond eller andelseiere. Utfyllende bestemmelser følger av vpff. §§ 2-20 flg.
2.2. Daglig leders ulike roller og verv
Daglig leder i Forvaltningsselskapet har en rekke roller i selskaper og institusjoner som har ulik tilknytning til Forvaltningsselskapet. Dette omfatter rollen som daglig leder i to pensjonskasser, som begge har betydelige andeler i to av Forvaltningsselskapets verdipapirfond, styreverv i flere selskaper eiet av Erik Must, samt styreverv i selskaper eiet av andre eiere i Arendals Fossekompani ASA (der Erik Must Invest AS har en betydelig eierandel). Flere av de selskapene hvor daglig leder er styremedlem i, investerer i verdipapirer, herunder også i noen utstrekning i Forvaltningsselskapets verdipapirfond.
Det fremgikk av styreprotokoller i enkelte av disse selskapene at det er "besluttet at investeringsbeslutninger i børsnoterte selskaper ikke skal behandles i styret" og at "Styreformann har fullmakt til å alene gjøre alle investeringsbeslutninger".
Etter at Finanstilsynet stilte spørsmål om dette under stedlig tilsyn, innhentet Forvaltningsselskapet skriftlige bekreftelser fra styreleder i de øvrige selskapene om at Forvaltningsselskapets daglige leder ikke deltar i selskapenes løpende verdipapirforvaltning.
Finanstilsynets foreløpige vurdering var at Forvaltningsselskapet ikke hadde identifisert alle potensielle interessekonflikter som følger av daglig leders mange eksterne verv og funksjoner, og at Forvaltningsselskapet heller ikke hadde beskrevet oppfølging og tiltak for å håndtere disse interessekonfliktene. Innhentede erklæringer og avtaler om at daglig leder ikke vil ha innsikt i investeringsbeslutningene hos de selskaper hvor han innehar verv, er ett tiltak for å håndtere interessekonfliktene, men er ikke alene tilstrekkelig for å sikre dokumentasjon på identifisering og håndtering av samtlige interessekonflikter som daglig leders mange eksterne verv medfører.
Forvaltningsselskapet har i Tilsvaret gitt en omfattende redegjørelse for og vurdering av mulige interessekonflikter knyttet til dets daglige leders mange roller i selskaper og institusjoner med berøringspunkter til Forvaltningsselskapet. I henhold til styreinstruks "S 6 – Instruks for adgang til tillitsverv" skal det innhentes forhåndssamtykke før en ansatt tar på seg et eksternt tillitsverv. Forvaltningsselskapet praktiserer dette slik at det også omfatter samtykke før en ansatt inngår eventuelle øvrige ansettelsesforhold (eksempelvis som daglig leder). Styreformann, eventuelt styre, gir forhåndssamtykke for daglig leder. Foretaket opplyser i Tilsvaret at risiko for eventuelle interessekonflikter inngår i vurderingen før eventuelt forhåndssamtykke gis. Finanstilsynet anbefaler at denne vurdering av interessekonflikter dokumenteres, og at dette reflekteres i Forvaltningsselskapets dokument S 6.
Forvaltningsselskapet opplyser at daglig leder ikke involveres i verdipapirhandel i forbindelse med noen av de eksterne rollene. Dette fremkommer per i dag i bekreftelser og styreprotokoller i de aktuelle selskaper, men er ikke eksplisitt uttalt i stillingsinstruks eller andre instrukser. Finanstilsynet anbefaler at forbudet mot deltakelse i verdipapirhandel formaliseres også i Forvaltningsselskapets eget instruksverk.
Forvaltningsselskapet opplyser i Tilsvaret at et viktig tiltak for håndtering av potensielle interessekonflikter, er å sikre at daglig leder ikke tar del i behandlingen av saker der det kan være interessekonflikter i forbindelse med vedkommendes eksterne verv eller funksjoner. Forvaltningsselskapet har i Tilsvaret selv opplyst at en presisering av dette vil bli inntatt i instruksverket. I den grad det kommer opp saker der det kan være interessemotsetninger, følger det av instruksverket at saken skal forelegges de andelseiervalgte styremedlemmene i Forvaltningsselskapet.
2.3 Retningslinjer og rutiner for håndtering av interessekonflikter
Forvaltningsselskapets Instruks vedrørende interessekonflikter (S20) omtaler kun referanse til egne instrukser for ansattes adgang til tillitsverv, ansattes egenhandel og motpartsforhold. Instruksen omtaler en tenkelig interessekonflikt ved deltakelse i generalforsamlinger der en ansatt har engasjement, men for øvrig er det vist til at Forvaltningsselskapet hittil ikke har identifisert andre interessekonflikter.
Finanstilsynet satte i Rapporten et spørsmålstegn ved at Instruks S 20 spesielt og instruksverket generelt ikke syntes å dekke åpenbare potensielle interessekonflikter som kan oppstå i Forvaltningsselskapet, eksempelvis hva angår eksempelvis konsernrelasjoner, risiko for forskjellsbehandling av fond/andelseiere eller forholdet til godtgjørelsesordninger og gaver mv.
Forvaltningsselskapet har i Tilsvaret gitt en omfattende redegjørelse for hvordan de nevnte interessekonflikter håndteres i praksis, samt gitt eksempler fra instruksverket hvor disse interessekonfliktene helt eller delvis er omtalt.
Finanstilsynet tar Forvaltningsselskapets redegjørelse til etterretning. Finanstilsynet forutsetter at Instruks S 20 revideres og vil omtale samtlige aktuelle interessekonflikter, herunder nevnte interessekonflikter knyttet til konsernrelasjoner, forskjellsbehandling og godtgjørelsesordninger.
3. COMPLIANCE OG INTERNKONTROLL
3.1 Rettslig utgangspunkt
Det følger av vpfl. § 2-11 at forvaltningsselskapet skal ha gode administrasjons- og regnskapsrutiner, kontroll- og sikkerhetsordninger og tilfredsstillende interne kontrollmetoder. Forvaltningsselskapet skal ha en effektiv og uavhengig kontrollfunksjon, jf. vpff. § 2-10. Forvaltningsselskapet kan unnlate å oppfylle enkelte krav dersom det kan godgjøres at kravet ikke står i rimelig forhold til virksomhetens art, omfang og kompleksitet, forutsatt at kontrollfunksjonen allikevel forblir effektiv.
Videre følger det av forskrift om risikostyring og internkontroll av 22 sept. nr. 1080 2008 § 6, at foretaket minst en gang årlig skal foreta en gjennomgang av vesentlige risikoer, hvor det for alle virksomhetsområder skal foretas en systematisk vurdering av om foretakets risikostyring og internkontroll er tilstrekkelig for å håndtere foretakets identifiserte risikoer på en forsvarlig måte.
3.2 Finanstilsynets endelige merknader
Daglig leder har ansvar for Forvaltningsselskapets kontrollfunksjon.
Daglig leder deltar ikke i forvaltningen eller fondsadministrasjonen, og har ikke ansvar for kontroll av NAV-beregningen eller andre operasjonelle kontroller. Det er Finanstilsynets vurdering av de operasjonelle kontrollene blir tilfredsstillende ivaretatt av andre ansatte i selskapet.
Finanstilsynet forventer at forvaltningsselskap gjennomfører og dokumenterer kontroller av rettferdig (fair) behandling/likebehandling, herunder eventuell forkanthandel (front running), transaksjonsallokering (fair allocation) og internhandler, samt beste resultat (herunder bruk av motparter) og omløpshastighet m.v. Dette er viktig for å sikre lik og rettferdig behandling av andelseierne, samt for å påse at fondene og andelseierne ikke blir påført unødige kostnader, jf. vpff. § 2-25 (1) nr. 1 og 4. Videre er kontroller nødvendig for å sikre at forvaltningsselskapet har gjennomført alle rimelige tiltak for å oppnå beste resultat for andelseierne/kundene blant annet med hensyn til kostnader, jf. vpff. §2-29. Finanstilsynet påpekte i Rapporten at disse kontrollene blir særlig viktig for Forvaltningsselskapet, hvor daglig leder har roller hos flere av andelseierne og hvor Forvaltningsselskapet anvender et søsterselskap som et av de verdipapirforetak som benyttes ved forvaltning av fondene.
Forvaltningsselskapet har i Tilsvaret gitt en redegjørelse for kontrollarbeidet. Finanstilsynet tar redegjørelsen til etterretning. Finanstilsynet forutsetter at Forvaltningsselskapet sørger for bedre dokumentasjon av samtlige kontrollhandlinger, og at dette tilsvarende reflekteres i instruksverket.
Foretaket opplyser at compliancefunksjonen vil bli styrket med ansettelse av en person. Finanstilsynet tar dette til etterretning.
Forvaltningsselskapet har fremlagt dokumentasjon på årlig gjennomgang av risikoområder og kontrolltiltak. Dokumentasjonen inneholder henvisning til instrukser, rammer mv., henvisning til kontroll/sikkerhetstiltak og forslag til endringer. Beskrivelsen er pr. virksomhetsområde, og er på et relativt overordnet og summarisk nivå.
Finanstilsynets vurdering er at Forvaltningsselskapet burde hatt en mer omfattende gjennomgang og vurdering av internkontrollen, som også inneholder kvantitative eller kvalitative vurderinger hva angår sannsynlighet eller konsekvens av risikoforholdene. Forvaltningsselskapet har i Tilsvaret opplyst at det tar dette til etterretning.
For Finanstilsynet
Geir Holen
seksjonsleder Marte Voie Opland
spesialrådgiver