Merknader - endelig rapport Totens Sparebank

SAKSBEHANDLER:
Margrete Øverbø

VÅR REFERANSE:
12/4557

DATO:
22.1.2013

 

Merknader - endelig rapport

1 Innledning

Finanstilsynet gjennomførte stedlig tilsyn hos Totens Sparebank (Foretaket) 30. mai 2012. Under tilsynet ble det først samtaler med administrerende banksjef Rolf E. Delingsrud, daværende banksjef Finans Tormod Stenberg, daværende avdelingsleder Sparing/Plassering Per Arne Kvaalen og daværende compliance officer/avdelingsleder Funding/Likviditet Johan Ø. Røstøen. Fra tilsynet deltok tilsynsrådgiver Jøran Nygaard, seniorrådgiver Elise Ødegård, spesialrådgiver Gry Evensen Skallerud og spesialrådgiver Margrete Øvrebø.

Foretaket har tillatelser fra Finanstilsynet til å drive virksomhet som både sparebank og verdipapirforetak. Det stedlige tilsynet omfattet kun Foretakets investeringstjenester og tilknyttede tjenester etter verdipapirhandelloven.

Foretaket har tillatelse til å yte investeringstjenestene nr. 1, 2, 3 og 5 som nevnt i verdipapirhandelloven (vphl.) § 2-1 (1), samt de tilknyttede tjenestene nr. 2, 4, 5 og 6 som nevnt i vphl. § 2-1 (2).

Foretaket hadde på tidspunktet for det stedlige tilsynet også tillatelse til å yte investeringstjenesten omhandlet i vphl. § 2-1 (1) nr. 6 og den tilknyttede tjenesten i vphl. § 2-1 (2) nr. 3. Foretaket valgte å tilbakelevere disse tillatelsene ved brev av 25. juni 2012 under henvisning til at de ikke ble benyttet. Finanstilsynet traff deretter i brev av 9. juli 2012 vedtak om tilbakekall av tjenestene med hjemmel i vphl. § 9-4 (1) nr. 1.

Foretakets investeringstjenestevirksomhet er begrenset. Investeringstjeneste¬virksomheten ytes via Foretakets avdeling Sparing/Plassering lokalisert ved hovedkontoret på Lena, samt via Foretakets fem filialer. Sparing/Plasseringsavdelingen hadde på tidspunktet for det stedlige tilsynet tre ansatte. I tillegg hadde Foretakets filialer til sammen 28 autoriserte finansielle rådgivere som kunne yte investeringstjenester på vegne av Foretaket.     

Foretaket mottok foreløpig rapport fra det stedlige tilsynet ved brev av 15. november 2012 (Rapporten), og har gitt sine kommentarer til Rapporten i brev av 14. januar 2013 (Tilsvaret).

 

2 Organisering, styring og kontroll; Organisering og ledelse

2.1 Rettslig utgangspunkt

Det følger av vphl. § 9-22 (1), jf. § 9-9, at filialer av verdipapirforetak skal ha en leder som er egnethetsvurdert av Finanstilsynet i henhold til kravene i vphl. § 9-9 (1). Dette gjelder også for filialer av kredittinstitusjoner med tillatelse til å yte investeringstjenester, jf. vphl. § 9-22 (4).

Bakgrunnen for at det er innført et krav om egnet leder i filialer av verdipapirforetak, er et ønske om å sikre at foretaket også ved ytelse av investeringstjenester fra filialen ivaretar verdipapirhandel-lovens regler om investorbeskyttelse.  

2.2 Foretakets organisering og ledelse

Foretaket tilbød på tilsynstidspunktet investeringstjenestene mottak og formidling av ordre og investeringsrådgivning knyttet til verdipapirfond ute i sine filialer. Investeringstjenestevirksomhet knyttet til øvrige finansielle instrumenter tilbys kun fra Foretakets hovedkontor på Lena.

Finanstilsynet har ikke mottatt innmelding av ledere for Foretakets filialer. Foretakets filialer har følgelig ikke ledere som er egnethetsvurdert av Finanstilsynet i samsvar med kravene i vphl. § 9-22 (1), jf. § 9-9 (1).

Foretaket opplyser i Tilsvaret at de har vedtatt en omorganisering på ledernivå fra 1. januar 2013. I forbindelse med omorganiseringen vil faktisk leder for Foretakets investeringstjenestevirksomhet endres. Finanstilsynets vurdering av spørsmålene rundt Foretakets omorganisering og egnetheten til Foretakets nye faktiske leder skilles ut og behandles i egen sak. I forbindelse med egnethetsvurderingen av Foretakets nye faktiske leder, vil Finanstilsynet også vurdere organiseringen av ledelsen av Foretakets filialer.

 

3. Organisering, styring og kontroll; Compliancefunksjonen

3.1 Rettslig utgangspunkt

Verdipapirforetak skal ha en effektiv og uavhengig kontrollfunksjon med nødvendig autoritet, ekspertise og ressurser, jf. vphl. § 9-11 (1) nr. 5, jf. verdipapirforskriften (vpf.) § 9-8. Kontrollfunksjonen skal gjennom løpende kontroll, regelmessige vurderinger og iverksetting av eventuelle tiltak sikre at foretaket oppfyller sine forpliktelser etter verdipapirhandelloven med forskrifter. Arbeidet må være av en slik art i form og innhold at det er mulig for Finanstilsynet å føre tilsyn med foretaket, jf. vpf. § 9-8 (1) i.f. Foretaket skal tilpasse kravene til kontroll etter arten, omfanget og kompleksiteten i virksomheten, jf. vpf. § 9-11 (1).

3.2 Organisering av Foretakets compliancefunksjon

En tydelig organisering og strukturering av kontrollfunksjonen er nødvendig for å sikre en effektiv og uavhengig kontroll.
 
Foretakets kontrollfunksjon (compliancefunksjonen) ble på tilsynstidspunktet ivaretatt av avdelings-lederen for Foretakets avdeling Funding/Likviditet. Avdelingslederen var tilsatt i en 50 % stilling i Foretaket. I tillegg hadde vedkommende en 50 % stilling i ett datterselskap av Foretaket. Avdelingslederen for Funding/Likviditet var underlagt og rapporterte til Foretakets banksjef Finans. Banksjef Finans er faktisk leder for Foretakets investeringstjeneste¬virksomhet.

Foretaket opplyste under tilsynet at de arbeidet med en omorganisering av compliancefunksjonen, samt ansettelse av ny risk manager som etter planen skulle overta ansvaret som compliance officer for Foretakets investeringstjenestevirksomhet.

Finanstilsynet reiste i Rapporten spørsmål ved om Foretakets compliancefunksjon var i overens-stemmelse med kravene i vpf. § 9-8 om en effektiv og uavhengig compliancefunksjon. En side av dette gjelder funksjonens rapporteringslinjer. En annen side av dette er om funksjonen er tildelt tilstrekkelige ressurser til tross for at Foretakets rådgiving er begrenset i omgang og kompleksitet.

Videre ba Finanstilsynet i Rapporten om tilbakemelding på om den varslede omorganiseringen av funksjonen hadde trådt i kraft.

Foretaket opplyser i Tilsvaret at compliancefunksjonen heretter vil bli organisert under risk manager for å sikre at den er uavhengig i forhold til virksomheten og personene den skal kontrollere. Finanstilsynet tar dette til etterretning.

3.3 Compliancefunksjonens arbeid

Verdipapirforetaks compliancearbeid bør både ha en forebyggende og en kontrollerende funksjon. Finanstilsynet har omtalt compliancefunksjonens rolle (herunder tiltak for å sikre effektiv kontroll og skape notoritet for compliancearbeidet) i flere tidligere offentlige merknader.

Hva gjelder Foretakets compliancearbeid kommenterte Finanstilsynet blant annet følgende i Rapporten:

• Foretakets instruks- og rutineverk regulerer i liten grad compliancefunksjonens arbeidsoppgaver;
• Foretaket har ikke utarbeidet complianceplan eller foretatt annen strukturering av planlagt compliancearbeid;
• Foretakets compliancefunksjon har ikke gjennomført regelmessige stikkprøvekontroller av investeringsrådgivingen ytt via filialene (kun dokumentkontroll); og
• Foretakets compliancefunksjon har ikke hatt noen samlet oversikt over hendelser/avvik avdekket ved dets kontroller.

Finanstilsynet kommenterte også i Rapporten Foretakets rapportering, eller manglende sådanne, til styret. Foretakets compliancefunksjon fikk først fra første kvartal 2012 direkte rapporteringslinje til styret. Compliancefunksjonen har ikke tidligere rapportert direkte til styret. Finanstilsynet reiste i Rapporten, under henvisning til styrets ansvar og til at styret etter vpf. § 9-12 (2) minst en gang i året skal motta rapporter om Foretakets etterlevelse av lover og regler m.m., spørsmål ved at slik rapportering ikke tidligere har blitt etterlyst av styret.

Finanstilsynet ga i Rapporten uttrykk for at det ikke synes som om Foretaket har hatt tilstrekkelig klar forståelse for og bevissthet rundt compliancefunksjonens rolle, og at det er Finanstilsynets foreløpige vurdering at Foretakets compliancefunksjon ikke har vært i samsvar med kravene i verdipapirhandelloven med forskrifter.

Foretaket erkjenner i Tilsvaret at "compliancefunksjonen ikke har vært praktisert i samsvar med alle kravene i verdipapirhandelloven og verdipapirforskriften". Videre uttaler Foretaket i Tilsvaret at de vil "utarbeide nye rutiner for compliancearbeidet, herunder struktur og plan for arbeidet, gjennomføre kontroll og stikkprøver av virksomheten og loggføre avvikshendelser". Endelig opplyser Foretaket at compliance officer skal utarbeide rapporter fra investeringstjeneste¬-virksomheten kvartalsvis til styret.

Finanstilsynet tar dette til etterretning, og ber om å få tilsendt Foretakets nye rutiner for compliancearbeidet, samt plan for compliancearbeidet når dette foreligger.

 

4. Organisering, styring og kontroll; Skriftlige retningslinjer og rutiner

4.1 Rettslig utgangspunkt

I henhold til vphl. § 9-11 (1) skal foretaket ha tilstrekkelige og betryggende retningslinjer og rutiner som skal sikre etterlevelse av foretakets forpliktelser etter lov og forskrifter.

4.2 Foretakets instruks- og rutineverk

Finanstilsynet skrev i Rapporten at det generelle inntrykket av Foretakets instruksverk er at det er fragmentert, mangelfullt og foreldet (mangelfullt oppdatert i forhold til gjeldende lovgiving). Finanstilsynet kommenterte i tillegg en rekke konkrete svakheter og mangler ved rutineverket.

Basert på dette skrev Finanstilsynet i Rapporten at Foretakets rutineverk ikke oppfyller lovens krav, jf. vphl. § 9-11 (1), og at en fullstendig gjennomgang og oppdatering av rutineverket etter Finanstilsynets vurdering var påkrevet.

Foretaket skriver i Tilsvaret at styret i Foretaket vil påse at Foretaket foretar en fullstendig oppdatering og revisjon av rutineverket, og at de vil søke ekstern bistand til dette arbeidet. Videre skriver Foretaket at alle momenter omhandlet i Rapporten vil bli hensyntatt i dette arbeidet.
 
Finanstilsynet tar dette til etterretning, og ber om å få tilsendt Foretakets oppdaterte rutineverk når det foreligger.

 

5. God forretningsskikk; Egnethetsvurdering

5.1 Rettslig utgangspunkt

Ved ytelse av investeringstjenester skal verdipapirforetak opptre i samsvar med kravene til god forretningsskikk. Kravet til god forretningsskikk i vphl. § 10-11 (1) innebærer at foretaket plikter å gjennomføre egnethetsvurdering ved ytelse av investeringsrådgiving, jf. vphl. § 10-11 (4), jf. vpf. §§ 10-16 og 10-18. 

5.2 Egnethetsvurdering ved Foretakets filialer

Foretakets filialer benytter et forenklet kundeprofilskjema med tegningsblankett ved rådgiving og salg av spareavtaler i aksjefond og engangstegninger på mindre enn NOK 100 000. I henhold til skjemaet foretas det ingen egnethetsvurdering ved inngåelse av spareavtaler og engangstegninger på mindre enn NOK 50 000. Videre innhentes i følge skjemaet kun begrenset kundeinformasjon ved investeringsrådgiving knyttet til engangstegninger i intervallet NOK 50 000 til NOK 100 000.  

Finanstilsynet stilte i Rapporten spørsmål ved både (i) praksisen knyttet til en absolutt beløpsgrense på NOK 50 000 for gjennomføring av egnethetsvurdering i filialene, og (ii) godheten av den informasjonen som innhentes av filialene ved tegninger i størrelsesorden NOK 50 000 til NOK 100 000. 

Foretaket opplyser i Tilsvaret at det ikke lenger vil gjøre bruk av det forenklede kundeprofilskjemaet i filialene. Filialene vil i følge Tilsvaret i fremtiden foreta egnethetstesting på lik linje med Sparing/Plasserings-avdelingen. Finanstilsynet tar dette til etterretning.   

Kopi av dette brevet bes sendt til Foretakets valgte revisor.

 

For Finanstilsynet

Geir Holen
seksjonsleder
                                                                                                 Margrete Øvrebø
                                                                                                 spesialrådgiver