Merknader - Endelig rapport NOR Forsikringsmegling AS

Styret i NOR Forsikringsmegling AS
Halsgården
6631 BATNFJORDSØRA
 

VÅR REFERANSE 12/9111

Dato: 25.01.2013

Merknader - endelig rapport

Finanstilsynet viser til stedlig tilsyn i forsikringsmeglingsforetaket NOR Forsikringsmegling AS 26. oktober 2012, Finanstilsynets foreløpige rapport av 14. november 2012 og styrets svar av 10. desember 2012.

 

1 Eierforhold. Strategi og overordnede retningslinjer.

1.1. Eierforhold
De ansatte i NOR Forsikringsmegling AS eier foretaket med en tredjedel hver og er alle medlemmer av styret.

1.2. Strategi og overordnede retningslinjer.
Finanstilsynet merker seg at styret er enig i at foretakets strategi er svært kortfattet og mener at særlig utvidelsen til fire ansatte aktualiserer utarbeidelsen av et nytt strategidokument. Styret vil utarbeide nytt strategidokument i løpet av første kvartal 2013.

 

2 Økonomi og regnskap.

2.1. Driftsresultat.
NOR Forsikringsmegling AS opplyste å ha spesifisert driftsinntektene feil i rapporter til Finanstilsynet. Finanstilsynet merker seg at det skal innføres rutiner hvor flere kontrollerer tallene i forkant av rapporteringer til Finanstilsynet.

 

3 Organisering og ansvarsforhold.

3.1. Organisasjon. Fullmakter. Stillingsbeskrivelser.
Foretaket hadde ikke utarbeidet stillingsinstrukser som mer konkret angir hvilket ansvarsområde og fullmakter den enkelte har for formidlingen. Finanstilsynet merker seg at det skal utarbeides skriftlig rutine for hvordan et formidlingsoppdrag skal utføres, samt at ansettelsesavtaler og stillingsbeskrivelser oppdateres med angivelse av hvilke fullmakter og oppgaver den enkelte har.

Finanstilsynet merker seg at ansettelsesavtalen til daglig leder vil bli oppdatert.

3.3. Egnethet.
For forsikringsmeglere er det er et krav til dokumentasjon av hederlig vandel, jf. forsikringsformidlingslovens § 3-3. Finanstilsynet merker seg at foretaket har innført en rutine for krav til dokumentasjon av hederlig vandel ved nyansettelser av forsikringsmeglere.

 

4 Uavhengighet. Sårbarhet.

4.1. Uavhengighet.
"Avtale mellom NOR forsikringsmegling AS og Protector forsikring ASA. Avtale om
levering av konsulenttjenester"
NOR Forsikringsmegling AS har siden innføringen av provisjonsforbudet hatt avtale med Protector forsikring ASA (Protector) om levering av konsulenttjenester. Slike tjenester ble opplyst å være skadeforebyggende og risikoreduserende arbeid og besiktigelser. Finanstilsynet bemerker at blant annet mangelfull fakturering av faktiske leverte konsulenttjenester tilsier tvil om realiteten i avtalen og om mottatte honorarer er i strid med provisjonsforbudet i forsikringsformidlingsloven § 5-2a, 2. ledd. Finanstilsynet merker seg at styret for at det ikke skal kunne reises tvil ved foretakets uavhengighet, har besluttet og terminere konsulentavtalen med virkning fra 1. januar 2013 og ikke å inngå slike avtaler for fremtiden.

 

6 Utvelgelse og kontroll av forsikringsgivere.

Foretaket har prosedyrer for sin utvelgelse og kontroll av forsikringsgivere og forsikringsagenter. Finanstilsynet merker seg at foretaket med utgangspunkt i prosedyrene vil utarbeide en skriftlig instruks som ivaretar kontrollfunksjonen av nye forsikringsgivere og nye forsikringsagenter, samt oppfølgingskontroll av forsikringsgiver og av forsikringsagenters fullmakt ved forsikringsavtalefornyelser.

 

7 Informasjonsplikt.

Finanstilsynet merker seg at foretakets informasjonsmateriell korrigeres i forhold til hvilke foretak som er forsikringsselskaper og hvilke som er forsikringsagenter. Videre merker Finanstilsynet seg at foretaket også i rapportene til Finanstilsynet vil være nøye på å skille mellom forsikringsselskaper og forsikringsagenter.

 

8 Risikostyring og internkontroll.

8.1 Forskrift om risikostyring og internkontroll
Risikostyringsforskriften fastsetter minimumskrav til foretakets prosesser for, og
dokumentasjon av, risikostyring og internkontroll.

Etter forskriften § 6 andre ledd skal det med utgangspunkt i definerte mål og strategier for virksomheten minst én gang årlig foretas en gjennomgang av vesentlige risikoer. Det skal foretas en systematisk vurdering av om foretakets risikostyring og internkontroll er tilstrekkelig for å håndtere foretakets identifiserte risikoer på en forsvarlig måte. Finanstilsynet merker seg at daglig leder etter Finanstilsynets inspeksjon har levert styret en rapport om foretakets risikoeksponering og internkontroll. Rapporten er styrebehandlet og styrets vedtak samt rapporten er oversendt revisor. Styret bekrefter at rapport fra daglig leder om foretakets risikoeksponering og internkontroll skal utarbeides årlig. 
Etter forskriften § 7 andre ledd skal det minst én gang årlig foretas en oppsummerende vurdering av om internkontrollen er gjennomført på en tilfredsstillende måte. Finanstilsynet legger til grunn at daglig leders rapport til styret, nevnt i forrige avsnitt, også inneholder en vurdering av internkontrollen.

Finanstilsynet merker seg at foretaket vil vurdere behovet for å utvide antallet skriftlige rutiner noe.

Etter forskriften § 10 skal valgt revisor årlig avgi en uavhengig bekreftelse til styret om risikostyring og internkontroll. Slike uavhengige bekreftelser er ikke avgitt. Finanstilsynet merker seg at foretakets revisor er påminnet risikostyringsforskriftens krav.

Finanstilsynet merker seg at risikostyringsforskriftens krav til prosesser og dokumentasjon vil være oppfylt i løpet første halvdel av 2013.

8.2 Styret
I NOR Forsikringsmegling AS er ansatte og medlemmer av styret de samme personene. Det ble under tilsynet diskutert om styret med en slik sammensetning kan ivareta sin tilsynsfunksjon med virksomheten, jf. særlig kravene i risikostyringsforskriften § 3 om styret samt § 8 om årlig evaluering av internkontrollen og risikostyringen. Finanstilsynet merker seg at styret fremdeles er av den oppfatning at styret med dagens sammensetning kan ivareta tilsynsfunksjonen med virksomheten under henvisning til at styremedlemmene har betydelig styreerfaring fra både finans og industri og lang yrkeserfaring fra forsikring.

Finanstilsynet understreker at kravene i risikostyringsforskriften gjelder for alle forsikringsformidlingsforetak, uavhengig av størrelse. Manglende etterlevelse av forskriften innebærer brudd på rammevilkårene for forsikringsformidlingsvirksomheten. Det er styrets ansvar å påse at det til enhver tid er sammensatt slik at det kan ivareta kravene som stilles i forskriften. Der samtlige styremedlemmer også har utøvende funksjoner i foretaket kreves en særskilt aktsomhet og bevissthet fra den enkelte ved utøvelsen av styrevervet. Det stedlige tilsynet avdekket mulig overtredelse av provisjonsforbudet og klare svakheter og mangler i internkontrollen. Det er, etter Finanstilsynets vurdering, en klar indikasjon på at styret ikke har oppfylt sin tilsynsrolle på en tilstrekkelig god måte. Finanstilsynet anbefaler at foretaket vurderer ulike tiltak som kan bidra til å sikre tilliten til styret som et organ med reelle tilsynsfunksjoner og som dermed i større grad sikrer etterlevelse av risikostyringsforskriften.

For Finanstilsynet

Runa Sæther
seksjonssjef

Hege M. Bogstrand
seniorrådgiver

Dokumentet er godkjent elektronisk, og har derfor ikke håndskrevne signaturer.