Merknader - endelig rapport Forum Securities AS
Brev
Publisert: 27. september 2013
Sist endret: 21. april 2017
SAKSBEHANDLER:
Roy V. Halvorsen
VÅR REFERANSE:
12/12501
DATO:
18.9.2013
Merknader - endelig rapport
1. Innledning
Finanstilsynet gjennomførte stedlig tilsyn i Forum Securities AS (Foretaket) den 10. desember 2012. Under tilsynet ble det ført samtaler med daglig leder Joachim Kristiansen og styreleder Herman Michelet. Fra Finanstilsynet deltok tilsynsrådgiver Roy V. Halvorsen og tilsynsrådgiver Leif Roar Johansen.
Foretaket fikk 1. november 2007 tillatelse til å yte investeringstjenestene 1 og 5 som nevnt i verdipapirhandelloven (vphl.) § 2-1 (1), samt tilknyttet tjeneste nr. 5 som nevnt i vphl. § 2-1 (2). Foretakets hovedvirksomhet er opplyst å være investeringsrådgivning og mottak/formidling av ordre til Nordnet Bank NUF knyttet til norske børsnoterte aksjer og ETF. På tidspunktet for det stedlige tilsynet var det åtte ansatte i Foretaket.
Foretaket mottok foreløpig rapport etter stedlig tilsyn i brev av 24. juni 2013 (Rapporten), og har avgitt sine kommentarer til Rapporten i brev av 14. august 2013 (Tilsvaret).
2. Organisering, styring og kontroll - Foretakets ledelse
Det følger av vphl. § 9-9 (2) at den faktiske ledelsen av verdipapirforetak skal bestå av minst to personer. Finanstilsynet kan gjøre unntak fra dette kravet. Det følger videre av vphl. § 9-11 (1) og verdipapirforskriften (vpf.) § 9-7 at verdipapirforetak skal være organisert slik at det er klare ansvarsforhold, og ha et effektivt system for rapportering. Foretakets daglige og faktiske ledere skal tilfredsstille kravene i vphl. § 9-9 (1) og være egnethetsvurdert av Finanstilsynet.
Foretaket gjennomførte en omorganisering i etterkant av det stedlige tilsynet, og Foretakets daglige leder hadde etter dette ikke lenger en formell arbeidskontrakt. Finanstilsynet skrev i Rapporten at Foretakets organisering dermed ikke tilfredsstilte verdipapirhandellovens krav.
Foretaket beklaget i Tilsvaret at daglig leder i en periode har arbeidet uten arbeidskontrakt, og opplyste at dette forholdet igjen er formalisert gjennom ny arbeidskontrakt.
Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning.
3. Organisering, styring og kontroll - Compliance
Det følger av vphl. § 9-11 (1) nr. 5 at verdipapirforetak skal ha gode kontroll- og sikkerhets-ordninger. Foretaket plikter å ha en effektiv og uavhengig kontrollfunksjon (compliancefunksjon) med nødvendig autoritet, ekspertise og ressurser. Compliancefunksjonen skal gjennom løpende kontroll, regelmessige vurderinger og iverksetting av eventuelle tiltak sikre at foretaket oppfyller sine forpliktelser etter verdipapirhandelloven og forskrifter, jf. vphl. § 9-11, jf. vpf. § 9-8.
Finanstilsynet har i en rekke offentlige merknader etter stedlige tilsyn presisert at verdipapirforetak må: (i) strukturere sitt compliancearbeid etter en periodisk complianceplan - hvor både kontrollarbeid og forebyggende arbeid inngår, (ii) gjennomføre løpende strukturerte internkontroller og stikkprøver tilpasset foretakets virksomhet, (iii) sørge for både å dokumentere sine kontrollhandlinger og å ha et samlet register over hendelser og avvik som oppstår uavhengig av konkrete kontrollhandlinger, og (iv) sørge for hensiktsmessig rapportering og oppfølging av compliancearbeidet. Med ”hensiktsmessig rapportering” menes her rapportering hvor man har tilpasset rapporteringslinjer, detaljnivå og hyppighet til virksomhetens art, omfang og kompleksitet.
Finanstilsynets foreløpige vurdering i Rapporten var at Foretaket har hatt et lite bevisst forhold til compliancefunksjonen. Finanstilsynet viste til at Foretaket hadde lite konkrete skriftlige rutiner knyttet til compliancefunksjonen, at det ikke hadde organisert compliancearbeidet i henhold til complianceplaner, at det har vært utført svært begrensede compliancekontroller, at det ikke var etablert hensiktsmessig compliancerapportering, og at ledelsens og styrets oppfølgning av interne rapporter har vært mangelfull.
Foretaket sa seg i Tilsvaret enig i Finanstilsynets kommentarer, og vedla sine reviderte rutiner for compliance og risikostyring.
Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning.
4. Organisering, styring og kontroll - Styrets kontrollansvar
Det overordnede ansvaret for selskapets virksomhet tilligger styret allerede etter aksjelovene, jf. aksjeloven § 6-12. Det følger av vpf. § 9-12 at styret og verdipapirforetakets ledelse har ansvar for at foretaket overholder sine forpliktelser etter verdipapirhandelloven og forskrifter. Dette er også presisert i internkontrollforskriften. Styret og ledelsens ansvar innebærer en løpende vurdering fra deres side av hvorvidt foretaket til enhver tid oppfyller sine forpliktelser.
Finanstilsynet kommenterte under det stedlige tilsynet at Foretakets styreprotokoller i stor grad ikke dekker "ordinære" styresaker - som resultatutvikling, utvikling i driften og operasjonell risiko. Finsanstilsynet stilte i Rapporten spørsmål ved styrets oppfølgning av Foretakets drift generelt og av internkontrollrapportene spesielt, og kommentert særskilt at styret ikke ser ut til å ha etterspurt hyppigere og mer konkrete compliancerapporter.
Foretaket skrev i Tilsvaret at styret løpende har behandlet "ordinære" styresaker, men at protokollering av styrets behandling har vært for dårlig. Foretaket bemerket videre at styrets protokollering er innskjerpet i etterkant av det stedlige tilsynet, og at de reviderte rutiner for compliance og risikostyring forutsetter hyppigere og mer konkrete compliancerapporter.
Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning.
5. Organisering, styring og kontroll - Skriftlige retningslinjer og rutiner
Det følger av vphl. § 9-11 (1) nr. 1 at Foretaket skal ha tilstrekkelige og betryggende retningslinjer og rutiner som skal sikre etterlevelse av Foretakets forpliktelser etter lov og forskrifter. Finanstilsynets skrev i Rapporten at det overordnede inntrykk av Foretakets instruks- og rutinesamling var at den på flere områder bærer preg av mangelfull oppdatering i forhold til gjeldende lovgivning.
Foretaket sa seg i Tilsvaret enig i Finanstilsynets kommentarer, og har oversendt en reviderte instruks- og rutinesamling.
Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning.
6. God forretningsskikk - Egnethetsvurdering
Kravet til god forretningsskikk innebærer blant annet at Foretaket plikter å gjennomføre en egnethetsvurdering ved yting av investeringsrådgivning, hvor det skal innhentes opplysninger om: (1) kundens kunnskap om og erfaring fra det aktuelle investeringsområde, (2) kundens finansielle situasjon og (3) kundens investeringsmål, jf. vphl. § 10-11 (4).
Finanstilsynet kommenterte i rapporten Foretakets kundeprofilskjema, hvor det skal krysses av for aktuelle investeringstjenester (mottak og formidling av ordre og/eller investeringsrådgivning), og hvor det, under "tidshorisont", er mulighet for å krysse av for "daytrading". Finanstilsynet bemerket at dette skaper en problematisk situasjon overfor de kunder som krysser av her, da det er uklart hvilke investeringstjenester Foretaket ser for seg å yte til disse kundene i tilknytning til denne handelsstrategien. Finanstilsynet har i en rekke offentlige merknader etter stedlige tilsyn i verdipapirforetak presisert at det å yte investeringsrådgivning (jf. vphl. § 2-1 (1) nr. 5) i tilknytning til en handelsstrategi som innebærer kortsiktig trading raskt vil være et brudd på god forretningsskikk. Det kan også hevdes at fremhevelsen av “daytrading” på denne måten i et kundeprofilskjema lett kan oppfattes som en oppfordring snarere enn en fraråding.
Foretaket skrev i Tilsvaret at det ikke har satt inn alternativet "daytrading" i kundeprofilskjemaet for å oppfordre kundene til slik handel, og at dette nå er fjernet for å unngå eventuelle misforståelser.
Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning.
Kopi av dette brevet bes sendt ansvarlig revisor.
For Finanstilsynet
Geir Holen
seksjonsleder
Roy V. Halvorsen
tilsynsrådgiver