Foreløpige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn
Brev
Publisert: 24. oktober 2013
Sist endret: 21. mars 2018
Sola Regnskap SA
Saksbehandler: Jo-Kolbjørn Hamborg
Dir. tlf.: 22 93 99 06
Vår referanse:12/9864
Dato: 22.03.2013
1. Innledning
Det vises til stedlig tilsyn 23. november 2012 og den vedlagte tilsynsrapport. Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet samt de autoriserte regnskapsførerne [personnavnene tatt ut av publisert versjon av brevet].
Formålet med tilsynet var å vurdere om selskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, -forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres også autoriserte regnskapsføreres arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.
Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn vesentlige mangler ved virksomheten. Det forutsettes at de mangler og svakheter Finanstilsynet har påpekt, umiddelbart blir rettet opp.
2. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I vedlagte tilsynsrapport beskrives regnskapsførerselskapets utøvelse av regnskapsføreroppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerlovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet.
2.1 Oppdragsavtaler og fullmakter (tilsynsrapporten pkt. 3.1.1 og 3.2.1 og 3.2.2)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3 at det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgiverne. Oppdragsavtalen skal angi hvilke regnskapsfunksjoner som skal utføres for oppdragsgiveren, og regnskapsførervirksomheten skal løpende påse at avtalen er dekkende.
Regnskapsførerselskapet hadde ingen fast rutine for oppdatering av oppdragsavtalen. Under tilsynet fremkom det også at flere av avtalene manglet underskrifter fra oppdragsgiverne.
Finanstilsynet forventer at regnskapsførerselskapet gjennomgår oppdragsavtalene for å sikre at de er nødvendig oppdatert og er underskrevet av representant for oppdragsgiveren.
Av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.4 følger det at det skal foreligge skriftlige fullmakter når regnskapsførervirksomheten ivaretar oppdragsgivers fullmaktsavhengige interesser.
Under tilsynet ble det opplyst at det foreligger skriftlige fullmakter for alle oppgaver der det kreves. Regnskapsførervirksomheten foretar betalinger på vegne av flere oppdragsgivere. Ved gjennomgang av to regnskapsføreroppdrag ble det ikke funnet skriftlige fullmakter til å utbetale fra oppdragsgivernes bankkontoer. Det fremkom at det ikke var noen fast rutine som sikret at disse fullmaktene ble oppbevart hos regnskapsførervirksomheten. Dette i motsetning til fullmaktene til å levere oppgaver på vegne av oppdragsgiverne gjennom AltInn.
Finanstilsynet forventer at forholdet bringes i orden.
2.2 Oppdragsdokumentasjon og avstemminger (tilsynsrapporten pkt. 3.1.4, 3.1.6, 3.2.1 og 3.2.2)
2.2.1 Generelt om avstemminger og dokumentasjon
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig informasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde. Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares ordnet og forsvarlig av regnskapsførervirksomheten i samsvar med regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.4.
Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.4 at ved hver periodiske regnskapsavslutning skal minimum følgende kontoer avstemmes:
a) kunde- og leverandørreskontro
b) bankkontoer
c) kasse
d) skyldig skattetrekk
e) oppgjørskonto merverdiavgift
f) skyldig arbeidsgiveravgift
Gjennomgangen av to enkeltoppdrag under tilsynet avdekket vesentlige mangler i etterlevelsen av rutinene for å gjennomføre avstemminger og å dokumentere disse. Det ble avdekket at avstemminger gjennom året enten ikke var utført eller ikke var a jour. Videre var det mangler ved dokumentasjonen av balanseposter i årsregnskapet. Det fremkom også at oppdragsdokumentasjon hadde blitt utlevert til oppdragsgivere uten at regnskapsførerselskapet har kopi til eget arkiv.
Finanstilsynet ser alvorlig på at det ikke var innført rutiner som sikret at oppdrag ble dokumentert i samsvar med regnskapsførerlovens krav. Finanstilsynet forventer at regnskapsførerselskapet, selskapets ledelse og selskapets ansvarlige autoriserte regnskapsførere gjennomgår regnskapsførerselskapets avstemmings- og dokumentasjonsrutiner for å sikre at disse oppfyller alle lovkrav, herunder god regnskapsføringsskikk.
2.2.2 Kvalitetskontroll (tilsynsrapporten pkt. 3.1.8 og 3.2.1)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort regnskapsføringen til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.3.
En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres fortløpende gjennom året og dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll skal dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig.
Det foreligger ingen skriftlig rutine hos regnskapsførerselskapet som viser hva som skal gjennomgås i forbindelse med intern kvalitetskontroll. Den kvalitetskontroll som eventuelt er utført, var ikke dokumentert. Det ble opplyst at regnskapsførerselskapet tidligere har dokumentert kvalitetskontroll. Året 2012 hadde vært utfordrende, og kvalitetskontroll var ikke blitt utført. Heller ikke for tidligere år synes det å ha vært en fast rutine å dokumentere intern kvalitetskontroll.
Finanstilsynet ser svært alvorlig på at kontrollen av uautoriserte medarbeidere ikke er gjennomført og dokumentert godt nok, selv om en stor del av avstemmingsarbeid mv gjennomføres av autoriserte regnskapsførere. Finanstilsynet forutsetter at regnskapsførerselskapet snarest innfører en fast, skriftlig rutine for kvalitetskontroll. Rutinen må gi tilstrekkelig sikkerhet for at alt arbeid som regnskapsførerselskapet utfører, blir gjennomført og dokumentert på en tilfredsstillende måte. I den sammenheng bemerkes at både regnskapsførerselskap og utpekt, ansvarlig autorisert regnskapsfører vil ha ansvar for at nødvendig kvalitetskontroll er utført på oppdraget.
2.2.3 Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 3.1.9)
Det følger av hvitvaskingslovens § 4 andre ledd nr 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/2009, som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått.
Under tilsynet ble dokumenterte retningslinjer og rutiner på hvitvaskingsområdet gjennomgått. Det ble avdekket en del forbedringspunkter. Dette gjelder spesielt med hensyn til dokumentasjon av risikobasert kundevurdering og tiltak for å sikre at de ansatte er kjent med hvitvaskingsregelverket.
Finanstilsynet forventer at regnskapsførerselskapet iverksetter nødvendige tiltak for å avhjelpe de svakheter og mangler som er påpekt.
2.3 Risikostyring og internkontroll (tilsynsrapporten pkt. 3.1.10)
I henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september 2008, gjeldende fra 1.
januar 2009, skal regnskapsførerselskaper utarbeide en plan for hvordan kravene i forskriften skal gjennomføres og dokumenteres. Det følger videre av forskriftens § 6 at foretaket løpende skal vurdere hvilke risikoer som er knyttet til virksomheten. Foretakets valgte revisor skal avgi en årlig
bekreftelse til styret, jf. forskriften § 10.
Det er under tilsynet fremlagt et notat datert 25. januar 2012 om risikostyring og internkontroll. Det fremgikk ut fra de styrereferater som ble fremlagt, ikke om notatet har vært behandlet i selskapets styre. Notatet fremstår også som til dels mangelfullt i omtalen av aktuelle risikoer og hvilke tiltak som er iverksatt for å avhjelpe og redusere risikoen til akseptabelt nivå. Videre er det ikke fremlagt uavhengighet attestasjonsuttalelse fra revisor om forholdet.
Finanstilsynet forventer at selskapet gjennomgår risikovurdering og internkontroll, slik at denne blir fullstendig og i samsvar med forskriftens krav. Dette omfatter også revisors attestasjonsuttalelse.
3. Finanstilsynets foreløpige konklusjon
Finanstilsynet finner, på grunnlag av de forhold som er tatt opp ovenfor, å rette sterk kritikk mot regnskapsførerselskapet. Finanstilsynet legger spesielt vekt på manglende utarbeidelse og dokumentasjon av avstemminger, samt manglende kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere.
Finanstilsynet legger til grunn at i et autorisert regnskapsførerselskap med flere autoriserte regnskapsførere og flere ansatte, skulle det vært iverksatt rutiner for samtlige av de forhold som er omtalt i dette merknadsbrevet og i vedlagte rapport. Det var videre forventet at rutinene ble etterlevd.
Finanstilsynet forutsetter at regnskapsførerselskapet umiddelbart setter i verk tiltak slik at forhold som er omtalte i dette brev og vedlagte rapport blir tatt hensyn til. Det gjøres oppmerksom på at Finanstilsynet anser det for aktuelt å avholde oppfølgningstilsyn med regnskapsførerselskapet og de ansvarlige autoriserte regnskapsførerne. Om forholdene da ikke er brakt i samsvar med regnskapsførerlovens krav, herunder god regnskapsføringsskikk, vil Finanstilsynet vurdere om det er grunn til å iverksette særlige tiltak. Dette vil også kunne innebære tilbakekall av autorisasjon som regnskapsførerselskap/regnskapsfører.
Finanstilsynet ber om regnskapsførerselskapets kommentarer til de foreløpige merknadene innen 18. april 2013.
For Finanstilsynet
Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver
Jo-Kolbjørn Hamborg
spesialrådgiver
Vedlegg: Rapport etter stedlig tilsyn [rapport er ikke publisert da den er unntatt offentlighet siden den inneholder kundeopplysninger mv]