Merknader - endelig rapport Garde AS

SAKSBEHANDLER: HEGE BUNKHOLT ELSTRAND
DIR.TLF: 22939750
VÅR REFERANSE: 11/8863
ARKIVKODE: AK 544
DATO: 13.03.2012

 

 

Finanstilsynet viser til stedlig tilsyn i Garde AS 24. november 2011, Finanstilsynets foreløpige rapport 19. desember 2011 og foretakets svar datert 3. februar 2012.

Etter det stedlige tilsyn har Finanstilsynet følgende merknader:

1. Styresammensetning og styrets tilsynsfunksjon med virksomheten
Finanstilsynet har merket seg at daglig leder er medlem av styret i Garde. Styret for øvrig består av en ekstern styreleder samt to styremedlemmer som er interne.  Organiseringen er i samsvar med aksjeloven. For foretak under tilsyn gjelder imidlertid visse særlige krav til kontroll med den konsesjonsbelagte virksomheten. Finanstilsynet viser til forskrift nr. 1080 av 22. september 2008 om risikostyring og internkontroll (risikostyringsforskriften) § 3 som fastsetter at styret skal påse at det er klar ansvarsfordeling mellom styret og daglig ledelse. Daglig leder skal i henhold til samme forskrift § 4 sørge for å etablere en forsvarlig risikostyring og internkontroll, og daglig leder skal dessuten på årlig basis rapportere til styret om den samlede risikosituasjonen i selskapet, jf. forskriften § 8.

Finanstilsynet stilte spørsmål ved om styret evnet å ivareta sin tilsynsfunksjon med virksomheten, og herunder kunne ha den nødvendige avstand og uavhengighet til rapporter og annen dokumentasjon som fremlegges av administrasjonen for styret, så lenge daglig leder er medlem av styret. Finanstilsynet tar til etterretning at styret er komfortabelt med sammensetningen av styret og tilsynsfunksjonene med virksomheten, men at styret i tillegg har vedtatt å styrke styrets tilsynsfunksjon gjennom ulike tiltak.

 
2. Dokumentasjon av styrets arbeid
Forvaltningen av selskapet hører under styret. Det følger dessuten av risikostyringsforskriften § 3 at styret skal fastsette mål og strategi for foretaket. Det følger videre at styret skal påse at det er klar ansvarsfordeling mellom styret og daglig ledelse. Finanstilsynet merket seg at styreprotokollene i liten grad gjenga hvilke beslutninger som faktisk var fattet av styret, særlig når det gjaldt strategispørsmål, risikostyring og internkontroll.

Finanstilsynet tar til etterretning at fastsettelse av mål og strategi for virksomheten samt evaluering av disse, nå er ett av de faste punktene som kommer inn i årsplanen både for styret og daglig leder. Når det gjelder dokumentasjon av styrets arbeid legges det opp til mer utførlige referat fra styremøtene med hensyn til hvilke vedtak som er fattet.

3. Årlig systematisk vurdering av foretakets risikostyring og gjennomføring av internkontroll
Det følger av risikostyringsforskriften § 3 at styret skal fastsette prinsipper for risikostyring og internkontroll for foretaket som helhet og innenfor hvert enkelt virksomhetsområde. Finanstilsynet merker seg at styrets prinsipper vil bli behandlet av styret i løpet av andre kvartal 2012.

Det følger av risikostyringsforskriften § 6 at det med utgangspunkt i definerte mål og strategier for virksomheten minst én gang årlig skal foretas en gjennomgang av vesentlige risikoer for alle virksomhetsområder. Det skal også foretas en systematisk vurdering av om foretakets risikostyring og internkontroll er tilstrekkelig for å håndtere foretakets identifiserte risikoer på en forsvarlig måte. Finanstilsynet konstaterer at foretaket i 2011 hadde igangsatt et omfattende arbeid for å identifisere risiko ved ulike deler av virksomheten, og at det var lagt ned betydelige ressurser i å implementere et helhetlig system for selskapets risikostyring. Prosessen var ikke ferdigstilt på tidspunktet for tilsynet.

Finanstilsynet anbefalte at foretaket i det videre arbeidet fortrinnsvis fokuserer på de vesentligste risikoene for å sikre god håndtering av disse. Finanstilsynet merker seg at handlingsplan med forslag til tiltak vil bli behandlet av styret i førstkommende styremøte.

Det følger av risikostyringsforskriften § 7 at det minst én gang årlig skal foretas en oppsummerende vurdering av om internkontrollen er gjennomført på tilfredsstillende måte. Finanstilsynet tar til etterretning at et dokument om hvilke kontroller som er gjennomført i organisasjonen for å kontrollere etterlevelse og sikre styring med risikoer, skal fremlegges i neste styremøte.

I henhold til risikostyringsforskriften § 8 skal daglig leder på årlig basis rapportere til styret om den samlede risikosituasjonen i selskapet. Daglig leder i Garde hadde utarbeidet en slik rapport til styret. Finanstilsynet anbefalte imidlertid at rapporten i større grad bør fremheve de vesentligste risikoene. Finanstilsynet anbefalte også at styret i sin vurdering av gjennomgangen av risikosituasjonen omtaler hvorvidt risikosituasjonen anses akseptabel med de tiltak som eventuelt foreslås, og at det fastsettes frister for gjennomføring av eventuelle tiltak. Finanstilsynet forstår det slik at fremleggelse i styremøte dette halvåret av handlingsplan med frister for gjennomføring samt oppsummeringen etter risikostyringsforskriften § 7, tilsammen er ment å utgjøre en samlet vurdering av risikosituasjonen i selskapet etter § 8. Finanstilsynet forutsetter likevel at daglig leder i forbindelse med fremleggelsen utarbeider en oppsummering der bl.a. de vesentligste risikoene for selskapet fremheves for styret for å sikre nødvendig fokus på og styring av disse risikoene.

 
4. Uavhengighet
Det følger av forsikringsformidlingsloven § 5-2 om regler for god meglerskikk, at forsikringsmeglingsforetaket ikke må opptre på en måte som er egnet til å skape tvil om dets stilling som uavhengig mellomledd. Videre følger det av samme bestemmelse at forsikringsmeglings-foretaket ikke gjennom avtaler med forsikringsselskap eller på annen måte kan innrette seg slik at det kan påvirke forsikringsmeglerforetakets uavhengighet som megler.

Finanstilsynet påpekte under tilsynet at Garde gjennom mulig mersalg av skadeoppgjørstjenester i datterselskapet Garde Skadeservice AS, vil kunne ha egeninteresser i den rådgivningen som skjer overfor kunden i selve megleroppdraget. Finanstilsynet påpekte at den mulige egeninteressen lett vil kunne være egnet til å skape tvil om foretakets stilling som uavhengig mellomledd, og vil dessuten kunne medføre at Garde setter seg selv i en posisjon der det må avstå fra å gi råd og dermed ikke opptrer i henhold til god meglerskikk. Kunden bruker megler fordi forsikring er komplekst og vanskelig for kunden.  Videre kan det vanskelig forventes at kunden forstår Gardes egeninteresse i en krysskombinasjon av ulike tilbud.  Den mulige interessekonflikten stiller dermed store krav til dokumentasjon til utførelsen av megleroppdraget, herunder om hvordan kunden informeres om Gardes eller øvrige eieres mulige interesser knyttet til rådgivningen. Dette er en risiko som må styres og overvåkes nøye for å sikre overholdelse av uavhengighetskravet.

Garde bemerker i tilsvaret at Garde Skadeservice AS er et nisjeselskap innen motorvognskade-behandling og er i utgangspunktet ikke et selskap som vil tilby tjenester for enhver forsikrings¬kunde. Det fremheves at tjenestene vil styrke foretakets evne til god og uavhengig rådgivning for de kunder som har spesielle forsikringsbehov og behov for betjening utover det normale. Det vises til at Garde Skadeservice AS' tjenester har en verdi som kan medvirke til at økonomisk fordelaktige løsninger kan fremskaffes og dokumenteres overfor kunden, og medvirker til at kunden oppnår en større uavhengighet fra forsikringsselskapene og tilgang til tilbud fra flere leverandører.

Finanstilsynet tar til etterretning at styret legger opp til at daglig leder gjennom ulike tiltak skal føre særskilt kontroll med og overvåke alle avtaler som inngås av Garde i kombinasjon med skadeoppgjørstjenester via Garde Skadeservice AS, i tillegg til at styret løpende skal orienteres om nye slike avtaler og motta årlige oversikter. Finanstilsynet forutsetter at foretaket til enhver tid kan dokumentere at rådet er gitt på bakgrunn av en analyse av et stort antall forsikringsavtaler som er tilgjengelig på markedet og er i samsvar med faglige kriterier med hensyn til hvilken forsikringsavtale som passer kunden.

Finanstilsynet ber om kopi av styrereferat der Merknader – endelig rapport er behandlet.

For Finanstilsynet

Runa K. Sæther
seksjonssjef

        Hege Bunkholt Elstrand
        seniorrådgiver