Merknader - endelig rapport Fearnley Securities AS

SAKSBEHANDLER: Elise Ødegård og Leif Roar Johansen
DIR.TLF: 22 93 97 70
  VÅR REFERANSE: 11/10498
ARKIVKODE: 454.1
DATO: 22.08.2012

1 INNLEDNING

Finanstilsynet gjennomførte stedlig tilsyn hos Fearnley Securities AS (tidligere Fearnley Fonds ASA) 24. november 2011. Under det stedlige tilsynet ble det ført samtaler med administrerende direktør Eivind Hadler-Olsen og controller og complianceansvarlig Cecilie H. Bakke. Leder for corporate finance Petter Skar og leder for aksjemegling Petter Haugen deltok under deler av tilsynet. Det ble ført separat samtale med styrets leder Jon-Aksel Torgersen. Fra Finanstilsynet deltok tilsynsrådgiver Leif Roar Johansen, seniorrådgiver Arne Solberg og seniorrådgiver Elise Ødegård.

Fearnley Securities AS (heretter omtalt som Foretaket) har tillatelse til å yte investeringstjenester i henhold til verdipapirhandelloven (vphl.) § 2-1 (1) nr. 1, 2, 3, 5 og 6. Foretaket har også tillatelse til å yte tilknyttede tjenester i henhold til vphl. § 2-1 (2) nr. 1, 2, 3, 4, 5 og 6. Virksomheten er opplyst å være konsentrert om megling og corporate finance innenfor maritim sektor. På tidspunktet for det stedlige tilsynet var det totalt 40 ansatte i Foretaket.  

Foretaket mottok foreløpig rapport (rapporten) etter tilsynet ved brev av 10. april 2012, og har avgitt sine kommentarer til rapporten (tilsvaret) ved brev av 11. mai 2012.

Finanstilsynet ga deretter i brev av 19. juni 2012 varsel til Foretaket (varselet) om at det vurderte å pålegge Foretaket å styrke styrets samlede eksterne kompetanse på verdipapirområdet. Foretaket ga sine kommentarer til varselet i brev av 27. juli 2012.

2 EFFEKTIV OG UAVHENGIG KONTROLLFUNKSJON

2.1 Rettslig grunnlag
Det følger av vphl. § 9-11 (1), jf. verdipapirforskriften (vpf.) § 9-8, at foretaket skal ha en effektiv og uavhengig kontrollfunksjon med nødvendig autoritet, ekspertise og ressurser til – gjennom løpende kontroll, regelmessige vurderinger og iverksetting av eventuelle tiltak – å sikre at foretaket oppfyller sine forpliktelser etter verdipapirhandelloven og forskrifter (compliance).

2.2 Organisering og ressurser
Finanstilsynet kommenterte i rapporten at Foretakets complianceansvarlige også ivaretar andre oppgaver som i sum fremstår som relativt arbeidskrevende. Finanstilsynet kommenterte videre at det, ut i fra fremlagt dokumentasjon, fremstod som om Foretakets kontrollarbeid primært har vært fokusert mot oppgjørssiden og ulike sider ved Foretakets økonomistyring. Finanstilsynet stilte på denne bakgrunn spørsmål ved om Foretaket har hatt nok ressurser dedikert til compliancefunksjonen.

Den complianceansvarlige i Foretaket var også medlem av Foretakets styre. Finanstilsynets utgangspunkt er at personer som jobber i, og som her, er ansvarlig for Foretakets kontrollfunksjon, ikke kan være medlem av samme styre som kontrollfunksjonen rapporterer til. Finanstilsynet vurderte det slik i rapporten at styrevervet ikke var forenlig med at kontrollfunksjonen skal kunne fungere uavhengig av ledelsen og styrets ansvar, jf. vpf. §§ 9-8 og 9-12.

Basert på det ovennevnte, og punkt 2.3 og 2.4 under, ba Finanstilsynet Foretaket ta en gjennomgang av organisering og utføring av compliancefunksjonen som sådan, for å sikre at alle deler av Foretakets virksomhet er gjenstand for dokumentert compliancekontroll.

Foretaket hadde styrket sin kontrollfunksjon med ett årsverk rett i forkant av det stedlige tilsynet. Foretaket opplyste i tilsvaret at det fra mai 2012 ytterligere har styrket sin kontrollfunksjon med enda en ny compliancemedarbeider. Foretaket opplyste videre at den complianceansvarlige vil tre ut av Foretakets styre så snart en erstatter er på plass.

Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning. Det vises for øvrig til punkt 7 nedenfor.

2.3 Kontroller og stikkprøver
Kontroller og stikkprøver av foretakets virksomhet er et viktig virkemiddel for å avdekke hendelser/avvik, for å vurdere om foretakets prosesser og rutiner er tilfredsstillende og for eventuelt å iverksette adekvate forebyggende tiltak.

Finanstilsynet kommenterte i rapporten at det fremstod som om Foretaket kun sporadisk hadde gjennomført stikkprøver av meglervirksomheten. Foretaket opplyste imidlertid at det i forkant av det stedlige tilsynet hadde ansatt en ny compliance officer som skulle utføre operativt kontrollarbeid begrenset til meglervirksomheten.

Finanstilsynet var i rapporten kritisk til det som fremstod som mangelfull fokus fra compliance på corporatevirksomheten. Foretaket har en betydelig aktivitet på corporatesiden, men slik Finanstilsynet forstod det ble det gjennomført svært begrensede kontroller av denne avdelingens virksomhet. Sett i lys av Finanstilsynets vurderinger knyttet til organisering, og de åpenbare utfordringer dette medfører knyttet til informasjonshåndtering, jf. punkt 4.2 under, forutsatte Finanstilsynet at corporatevirksomheten umiddelbart ble gjenstand for stikkprøvekontroller (av informasjonsbehandling, herunder listeføring etc.) fra compliance.

Foretaket opplyste i tilsvaret at den complianceansvarlige har hatt god oversikt over corporateavdelingens virksomhet gjennom løpende, uformelle diskusjoner med avdelingens ledelse. Foretaket har lagt til grunn at dette er tilstrekkelig, da Foretaket, grunnet avdelingens størrelse og medarbeidernes lange erfaring, har ansett at risikoen for avvik på dette området er liten. Foretaket erkjenner imidlertid at dette ikke fullt ut kan erstatte kontroller og stikkprøver, og vil heretter gjennomføre slike kontroller også på corporateområdet.  

Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning.

2.4 Struktur på og formalisering av compliancefunksjonen
Et verdipapirforetaks compliancearbeid bør, etter Finanstilsynets syn, både ha en forebyggende og en kontrollerende funksjon. Finanstilsynet har tidligere omtalt compliancefunksjonens roller (herunder tiltak for å sikre effektiv kontroll og å skape notoritet på complianceområdet) i flere offentlige merknader.

Finanstilsynet kommenterte i rapporten at complianceområdet i liten grad var beskrevet i Foretakets instruks- og rutineverk. Finanstilsynet anbefalte at compliancefunksjonen gis en forankring i instruksverket i form av en complianceinstruks som formaliserer og beskriver compliancefunksjonens ansvarsområder og arbeidsoppgaver.

Finanstilsynet kommenterte i rapporten at:

• Foretakets complianceplan også bør inkludere forebyggende aktiviteter (herunder planlagte tiltak knyttet til opplæring og bevisstgjøring på regelverket).
• Foretaket bør ha en samlet logg/oversikt over gjennomførte kontrolltiltak og aktiviteter rendyrket til complianceområdet.
• Skriftlig compliancerapportering til styret (som gjennomføres per i dag) bør formaliseres i Foretakets instruksverk.

Foretaket skrev i tilsvaret at Finanstilsynets anmodninger er implementert. Ny compliancerutine er oversendt Finanstilsynet.

Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning.

3 SKRIFTLIGE RETNINGSLINJER OG RUTINER

3.1 Rettslig utgangspunkt
Det følger av vphl. § 9-11 (1) nr. 1 at foretaket skal ha tilstrekkelige og betryggende retningslinjer og rutiner som skal sikre etterlevelse av foretakets forpliktelser etter lov og forskrifter.

3.2. Finanstilsynets merknader
Finanstilsynet kommenterte i rapporten enkelte svakheter og mangler i Foretakets instruksverk. Det var Finanstilsynets foreløpige vurdering at Foretakets retningslinjer og rutiner på enkelte områder ikke var tilstrekkelig presise i forhold til Foretakets faktiske virksomhet, til å sikre etterlevelse av Foretakets forpliktelser etter lov og forskrifter, jf. vphl. § 9-11 (1) nr. 1.

Foretaket skrev i tilsvaret at det har oppdatert og justert instruksverket i tråd med Finanstilsynets anbefalinger. De aktuelle justerte retningslinjer og rutiner er oversendt Finanstilsynet.

Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning.

4 ORGANISERING OG TILTAK FOR Å FORHINDRE INTERESSEKONFLIKTER OG SIKRE TILBØRLIG INFORMASJONSHÅNDTERING

4.1 Rettslig utgangspunkt
Det følger av vphl. § 9-11 (2) at verdipapirforetaket skal være oppbygd og organisert på en slik måte at risikoen for interessekonflikter begrenses til et minimum, jf. vphl. §10-10.

Det følger av vphl.§ 3-4 (2) at juridiske personer som regelmessig er i besittelse av innsideinformasjon, skal ha rutiner for sikker behandling av slik informasjon.

4.2 Finanstilsynets merknader; Foretakets organisering
Foretaket var på tidspunktet for det stedlige tilsynet, i henhold til de organisasjonskart som er forelagt for Finanstilsynet, organisert i forretningsområdene Megling, Analyse, Corporate Finance og Administrasjon/kontroll. Både Megling, Analyse og Corporate Finance var igjen inndelt i avdelinger for Aksjer og Fixed Income.

Foretakets lokalisering
Foretakets ansatte var på tidspunktet for stedlig tilsyn lokalisert i ett lokale. De som arbeider med corporateoppdrag hadde enkeltvis egne låsbare kontorer, mens meglerne satt i åpent landskap rett utenfor disse kontorene. Dørene til corporateavdelingens kontorer var åpne under Finanstilsynets besøk, og kontorene fremstod ikke som spesielt skjermet fra den øvrige virksomheten.

Finanstilsynet kommenterte i rapporten at corporateavdelingens fysiske plassering, sett i lys av sentrale medarbeideres arbeid på både megler – og corporatesiden, etterlater et inntrykk, slik Finanstilsynet vurderer det, av at det ikke er noe klart skille mellom megling og corporate finance på noen av disse to områdene.

Finanstilsynet vurderte dette som særlig kritisk i forhold til at Foretaket heller ikke hadde intensivert sitt kontrollarbeid knyttet til de mange utfordringer denne organiseringen medfører. Finanstilsynet viste til at Foretaket kun i liten grad syntes å gjennomføre stikkprøver av virksomheten på corporateområdet. Videre, som det eksempelvis fremgår av punkt 4.3 nedenfor (ansattes egenhandel), var det Finanstilsynets inntrykk at Foretaket heller ikke har innført andre tiltak på andre områder der det er risiko for brudd på bestemmelser om interessekonflikter og/eller informasjonshåndtering. Finanstilsynet kunne heller ikke se at Foretaket hadde iverksatt særskilte opplærings- og holdningsskapende tiltak med spesiell fokus på interessekonflikter og informasjonsbehandling. 

I Foretakets "Instruks for håndtering av interessekonflikter" står det i punkt 6 at "Det skal utøves informasjonssperrer (Chinese walls) mellom Selskapets egenhandel som ledd i den alminnelige kapitalforvaltning og Selskapets øvrige virksomhet."  Finanstilsynet stilte i rapporten spørsmål ved hvordan Foretaket har forholdt seg til denne instruksen, samt til det øvrige instruksverket om informasjonssperrer, i praksis.

Finanstilsynet stilte i rapporten også spørsmål om Foretaket fysisk hadde organisert seg på en slik måte at risikoen for interessekonflikter var begrenset til et minimum. Finanstilsynet stilte videre spørsmål om Foretaket hadde gjennomført tilstrekkelige tiltak for å hindre at konfidensiell informasjon generelt og innsideinformasjon spesielt, som er kjent hos personer i corporateavdelingen, tilflyter personer i en annen del av Foretaket.

Foretaket opplyste i tilsvaret at det etter stedlig tilsyn har vedtatt å finne nye lokaler for Foretakets corporateavdeling. De nye lokalene skal ikke ligge i tilknytning til megleravdelingens lokaler. I brev av 27. juli 2012 opplyser Foretaket at det har overtatt nye lokaler for corporatevirksomheten og igangsatt arbeidet med å gjøre de nødvendige fysiske avsperringer. Foretaket opplyser videre at det ikke er kjent med at det har vært problemer med håndteringen av innsideinformasjon eller annen fortrolig informasjon i de ulike avdelingene, men erkjenner at den fysiske avsperringen ikke har vært god nok.

Finanstilsynet tar Foretakets endring av lokalisering til etterretning. Finanstilsynet er imidlertid sterkt kritisk til tilnærmet fravær av fysiske tiltak for å sikre tilbørlig informasjonshåndtering og ivaretakelse av potensielle interessekonflikter mellom kunder, kunder og ansatte og kunder og Foretaket. Finanstilsynet ser alvorlig også på at Foretakets øverste ledelse ikke har grepet inn i forhold til en slik lokalisering på et langt tidligere tidspunkt. Det vises til punkt 7 nedenfor.

Foretakets (tidligere) administrerende direktør
Finanstilsynet kommenterte i rapporten at det, på bakgrunn av fremlagt dokumentasjon, fremstod som om Foretakets administrerende direktør i praksis ledet Megling Fixed Income, og var ansvarlig eller medansvarlig for nærmest alle corporateoppdrag innen Corporate Fixed Income.

Finanstilsynets vurdering i rapporten var at administrerende direktørs sentrale rolle på både megler- og corporatesiden ikke er forenlig med kravene om at Foretaket skal være organisert på en slik måte at risikoen for interessekonflikter begrenses til et minimum. Dette har også åpenbart en side mot tilbørlig informasjonshåndtering.

Foretaket opplyste i tilsvaret at formelt og reelt har Foretakets faktiske ledere for henholdsvis meglerbordet og corporateavdelingen utøvd faktisk ledelse av disse avdelingene, både på aksje- og rentesiden, men at deres involvering i det løpende arbeidet har vært begrenset til aksjesiden.
Foretaket opplyste at det i forkant av det stedlige tilsynet var igangsatt en prosess for å ansette ny administrerende direktør, slik at tidligere administrerende direktør kunne fokusere kun på operativ virksomhet. Foretaket fikk ny administrerende direktør i april 2012.

Foretaket opplyste videre at tidligere administrerende direktør nå utelukkende skal arbeide operativt på obligasjonsområdet, og at vedkommende var tiltenkt en lederrolle for Megling Fixed Income.  Foretaket presiserte at "vedkommende, i den grad han har fått kunnskap som har vært egnet til å påvirke kursen på utsteders instrumenter (hvilket er mer nærliggende i forhold til utsteders aksjer enn utsteders obligasjoner), har måttet forholde seg til verdipapirhandellovens bestemmelser om taushetsplikt og forbud mot handel, tilskyndelser og rådgivning".

Finanstilsynet forutsatte i varselet at vedkommende i en fremtidig rolle i Megling Fixed Income ikke samtidig har en rolle – formell eller uformell - på corporatesiden. Finanstilsynet presiserte at "wall crossing" kun skal benyttes unntaksvis, og ikke på mer regulær basis. Dette gjelder uavhengig av om rutinene for wall crossing følges i hvert enkelt tilfelle.

Foretaket opplyser i brev av 27. juli 2012 at vedkommende nå arbeider fast i corporateavdelingen, og at Foretaket selvsagt vil forholde seg til de synspunkter Finanstilsynet formidler med hensyn til wall crossing for medarbeidere.

Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning, men ser alvorlig på tidligere administrerende direktørs tidligere dobbeltrolle på hhv. corporate- og meglersiden. Dette blir særlig alvorlig når det allerede i kraft av vedkommendes rolle som leder av verdipapirforetaket påligger ham et særskilt ansvar for at Foretaket overholder sine forpliktelser etter verdipapirhandelloven og forskrifter, og herunder et ansvar for å påse at Foretaket er hensiktsmessig organisert for å sikre dette, jf. vpf. § 9-12, jf. vphl. §§ 9-11 og 3-4 annet ledd.

Foretakets corporate- og meglermedarbeider
Finanstilsynet kommenterte i rapporten at en ansatt på corporatesiden både var ansvarlig eller medansvarlig i de aller fleste corporateoppdragene innen egenkapitalområdet (Corporate Aksjer), samtidig som det fremstod som om vedkommende var svært aktiv innenfor Megling Aksjer. Vedkommende hadde også fullmakt til å forestå Foretakets egne investeringer (ikke market making).

Finanstilsynets vurdering i rapporten var at den ansattes sentrale roller på både corporate-, megler- og egenhandelsiden ikke er forenlig med kravene om at Foretaket skal være organisert på en slik måte at risikoen for interessekonflikter begrenses til et minimum. Dette har også åpenbart en side til kravet om tilbørlig informasjonshåndtering.

Foretaket påpeker i tilsvaret at vedkommende har måttet forholde seg til verdipapirhandellovens bestemmelser om innsidehandel, og dermed ikke har kunnet handle instrumenter for Foretaket der Foretaket har corporateoppdrag for utsteder. Foretaket presiserer videre at vedkommende ikke har hatt tilgang til Foretakets ordrebok, selv om dette ikke fremgår uttrykkelig av Foretakets instruksverk.

Foretaket opplyser at det er og har vært Foretakets policy at egne investeringer skal reduseres til et minimum og ikke gi grunnlag for interessekonflikter. For å unngå tvil om interessekonflikter har Foretaket besluttet at den aktuelle ansatte ikke lenger skal ha ansvaret for Foretakets egne investeringer.

Foretaket gjentok i tilsvaret, slik som forklart under det stedlige tilsynet, at vedkommende har brakt inn flere store kunder til Foretaket. Vedkommende er derfor registrert som kundekontakt for disse kundene, og inntektene disse genererer har blitt godskrevet ham og har inngått i hans bonusgrunnlag. Foretaket presiserer at vedkommende ikke har hatt løpende kontakt med de fleste av disse kundene, men for noen få av de største har han fortsatt å være involvert på overordnet nivå vedrørende markedsstrategier mv. I og med at den ansatte ikke er involvert eller har innsyn i utførelsen av kunders ordrer, kan Foretaket ikke se at det oppstår interessekonflikter eller problemer knyttet til informasjonshåndtering som følge av at kurtasjeinntekter som disse kundene genererer har inngått i vedkommendes bonusgrunnlag. Foretaket opplyste at kundene som den aktuelle ansatte har bragt inn til Foretaket likevel for fremtiden vil bli registrert med en annen kundeansvarlig, og at kurtasjeinntekter som disse kundene genererer ikke lenger vil bli godskrevet ham.

Finanstilsynets endelige konklusjon er at den ansattes tidligere sentrale roller på både corporate-, megler- og egenhandelssiden ikke har vært forenlig med kravene om at Foretaket skal være organisert på en slik måte at risikoen for interessekonflikter begrenses til et minimum. Dette har også, som nevnt i foreløpig rapport, åpenbart en side til kravet om tilbørlig informasjonshåndtering. Finanstilsynet finner det ikke avgjørende at det ikke er den aktuelle ansatte selv som mottar og utfører selve ordren, så lenge inntektene relatert til disse ordrene allokeres til ham i stor grad som følge av hans forutgående kontakt med de samme kundene.

Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning, men ser alvorlig på den ansattes tidligere mange roller på hhv. corporate-, megler- og egenhandelssiden. Dette blir særlig alvorlig når vedkommende i tillegg er styremedlem i verdipapirforetaket, og herav har et særskilt ansvar for at Foretaket overholder sine forpliktelser etter verdipapirhandelloven og forskrifter, og herunder et ansvar for å påse at Foretaket er hensiktsmessig organisert for å sikre dette, jf. vpf. § 9-12, jf. vphl. §§ 9-11 og 3-4 annet ledd. Det vises for øvrig til punkt 7 hva angår varsel om pålegg om endringer i styret.

4.3 Finanstilsynets merknader; Ansattes egenhandel

Finanstilsynet har gjennomført en stikkprøvekontroll av egenhandel foretatt av Foretakets ansatte, og registrerer at de ansatte gjennomfører et betydelig antall transaksjoner privat i verdipapirer utstedt av selskaper som Foretaket har fokus på både på meglersiden og corporatesiden. Videre har ansatte også ved flere anledninger fått godkjent og gjennomført egenhandel i verdipapirer samtidig som Foretaket har et pågående corporateoppdrag som berører samme utsteder.

Finanstilsynet stilte i rapporten spørsmål ved om det, særlig i lys av Foretakets organisering som beskrevet ovenfor, er hensiktsmessig at Foretakets ansatte i så stor grad tillates egenhandel i verdipapirer som Foretaket har som fokusområde og/eller konkrete oppdrag relatert til. Finanstilsynet ba også om Foretakets vurdering av de ansattes omfattende egenhandel opp mot interne retningslinjer og reglene for interessekonflikter, jf. vpf. §§ 9-23, 9-24 og 9-26.

Foretaket redegjorde i tilsvaret for sine vurderinger i forbindelse med godkjenning av ansattes egenhandel. Foretaket opplyste videre at det har god kontroll med at det ikke skjer egenhandel blant Foretakets ansatte i strid med regler og instrukser, men anser at for mye egenhandel kan skape et uheldig inntrykk og svekke tilliten til Foretakets uavhengighet og kundefokus. Foretaket vil derfor implementere tiltak for vesentlig å redusere omfanget av de ansattes egenhandel.

Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning.

5 INTERNREVISJON

5.1 Rettslig utgangspunkt 
Det følger av vphl. § 9-10 at verdipapirforetak skal ha en uavhengig internrevisjon. I henhold til vphl. § 9-11 (2) kan foretaket unnlate å oppfylle kravet dersom foretaket kan godtgjøre at kravet ikke står i rimelig forhold til virksomhetens art, omfang og kompleksitet.

5.2 Finanstilsynets merknader
Foretaket opplyste på det stedlige tilsynet at det ikke hadde internrevisjon. Foretaket yter en rekke investeringstjenester, har flere forretningsområder og har betydelig virksomhet og markedsandel innenfor sitt satsningsområde. Det var Finanstilsynets foreløpige vurdering at Foretakets virksomhet er av en slik art, omfang og kompleksitet at Foretaket skulle hatt internrevisjon. Finanstilsynet ba i rapporten om Foretakets vurdering av, og eventuell dokumentasjon på, at det kan godtgjøres at kravet til internrevisjon ikke står i rimelig forhold til virksomhetens art, omfang og kompleksitet.

Foretaket ga i tilsvaret en redegjørelse for sin vurdering om ikke å ha internrevisjon. På bakgrunn av Finanstilsynets vurderinger i rapporten har Foretaket imidlertid besluttet å etablere en internrevisjonsfunksjon.

Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse og beslutning til etterretning.

6 RAPPORTERING AV MISTENKELIGE TRANSAKSJONER

6.1 Rettslig utgangspunkt
Foretaket plikter å rapportere til Finanstilsynet dersom det foreligger rimelig grunn til mistanke om innsidehandel eller markedsmanipulasjon i tilknytning til transaksjoner foretaket gjennomfører eller tilrettelegger, jf. vphl. § 3-11. Finanstilsynet har tidligere omtalt denne rapporteringsplikten i flere offentlige merknader.

6.2 Finanstilsynets merknader
Finanstilsynet kommenterte i rapporten at det ikke har mottatt slike rapporteringer fra Foretaket de senere år, og reiste spørsmål ved bevisstheten i organisasjonen om hvilke plikter som følger av vphl. § 3-11. Foretaket skrev i tilsvaret at rapporteringsplikten er kjent for ledere og ansatte på meglerbordet og i corporateavdelingen. Foretaket har videre, etter det stedlige tilsynet, sendt en påminnelse til de ansatte om Foretakets rutine for rapportering av mistenkelige transaksjoner, hva som utløser rapporteringsplikt og hvordan rapporteringen skal gjennomføres. Rapporteringsplikten er i tillegg gjennomgått på et nylig avholdt internt seminar.

Finanstilsynet tar Foretakets redegjørelse til etterretning, og forutsetter at Foretaket vil opprettholde fokuset på rapporteringsplikten fremover.

7 OPPSUMMERING

Finanstilsynet har ovenfor under punkt 2 – 4 pekt på compliancefunksjonens mangelfulle oppfølging av corporatevirksomheten i Foretaket, samt Foretakets begrensede organisatoriske og fysiske tiltak for å forhindre interessekonflikter og sikre tilbørlig informasjonshåndtering. Flere sentrale personer har hatt dobbeltroller med gjentatte oppdrag henholdsvis på megler- og corporatesiden.

Foretaket har i etterkant av det stedlige tilsynet foretatt, og varslet at de vil foreta, flere organisatoriske endringer.

Finanstilsynet vil understreke det ansvar Foretakets styre har med hensyn til organisering av
virksomheten. Det følger av aksjeloven § 6-12 (1) at forvaltningen av foretaket hører under styret
og at styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. Videre følger det av aksjeloven
§ 6-13 (1) at styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og foretakets virksomhet for øvrig.
Verdipapirhandelloven § 9-11 oppstiller krav til en betryggende organisering av foretakets
virksomhet. En av styrets viktigste oppgaver er å føre kontroll med virksomheten, herunder føre
tilsyn med foretakets daglige ledelse. Styret har blant annet det overordnede ansvar for
internkontrollen i foretaket, og for å påse at virksomheten drives innenfor gjeldende regelverk.
Dette forutsetter at styrets medlemmer har den nødvendige integritet og uavhengighet. Det vises for øvrig til vphl. § 9-9 og rundskriv 5/2012.

Den fysiske plasseringen av corporateavdelingen er, slik det er redegjort for i punkt 4 ovenfor, i seg selv meget kritikkverdig. Det Finanstilsynet imidlertid ser mest alvorlig på er de mange dobbeltroller sentrale medarbeidere, herunder tidligere administrerende direktør, har hatt på samme tid på hhv. megler- og corporatesiden. Dette utgjør en åpenbar og meget stor risiko for at sensitiv informasjon kommer på avveie og kan bli misbrukt, eksempelvis enten som innsidehandel eller til forfordeling av enten kunder, ansatte eller Foretaket selv. Denne risiko er så åpenbar, slik Finanstilsynet vurderer det, at Foretakets styre på et tidligere tidspunkt burde tatt tak i dette.

Finanstilsynets stikkprøvekontroller av lydopptak og corporateoppdrag har ikke avdekket åpenbare brudd på verdipapirhandelloven knyttet til utilbørlig informasjonshåndtering og mulig konsekvenser av dette. På den annen side er det slik at brudd på tilbørlig informasjonshåndtering og konsekvenser av dette ofte kan være vanskelig å avdekke og dokumentere. Finanstilsynet har videre merket seg at Foretaket selv anfører i tilsvaret at de ansatte på hhv. megler- og corporateavdelingen "er seg bevisst de informasjonssperrer som skal eksistere mellom avdelingene, og håndhever dette i praksis."

Den complianceansvarlige i Foretaket har vært medlem av styret. Dette er uforenlig med compliancerollens uavhengige funksjon, jf. punkt 2.2. En sentral medarbeider i Foretaket har på samme tid også vært medlem av styret. Denne dobbeltrollen er krevende. To av fire styremedlemmer var således ansatt i Foretaket. Det tredje styremedlemmet har styreverv i et annet Fearnley-selskap. Styrets leder har flere styreverv i ulike Fearnley-selskaper. De forhold som det stedlige tilsynet har avdekket kan være en indikasjon på at det har vært vanskelig for styret som forum å opprettholde den nødvendige integritet og uavhengighet i forhold til Foretaket for øvrig.

På denne bakgrunn varslet Finanstilsynet i brev av 19. juni 2012 om at det med hjemmel i vphl. § 15-7 første ledd vurderte å pålegge Foretaket å styrke styrets samlede eksterne kompetanse på verdipapirområdet. Det ble i denne forbindelse satt som et vilkår fra Finanstilsynets side at minimum tre styremedlemmer skal være eksterne. Finanstilsynet forutsatte, som varslet av Foretaket selv i tilsvaret, at compliance under enhver omstendighet går ut av styret. Finanstilsynet ba Foretaket samtidig se på dagens sammensetning av styret i sin helhet, sett i lys av den kritikk Finanstilsynet har rettet i nærværende rapport om sentrale personers mange roller.

Finanstilsynet tar til etterretning at Foretaket i brev av 27. juli 2012 opplyser at det skal gjennomføre valg av nytt styre i løpet av august 2012, og at det da vil bli foreslått at tre av fem styremedlemmer velges blant personer som ikke er ansatt i Foretaket. Finanstilsynet legger til grunn at Foretaket melder nytt styre til Finanstilsynet på ordinær måte innen 7. september 2012. Finanstilsynet vil da foreta en samlet vurdering av styrets egnethet i henhold til forvaltningspraksis og rundskriv 5/2012. 

Kopi av dette brevet bes sendt ansvarlig revisor. 

For Finanstilsynet

Anne Merethe Bellamy
direktør        

Geir Holen
seksjonsleder