Merknader - endelig rapport Vold Regnskap AS

Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Direkte tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse: 11/5200
Arkivkode: 614.1
Dato: 20.12.2011 

 

1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til tilsynsrapport og foreløpige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 5. september 2011, som ble oversendt Dem i brev datert 31. oktober 2011. Finanstilsynet har ikke mottatt tilsvar fra Dem og oversender herved endelige merknader.

Tilsynet omfattet de autoriserte regnskapsførerne, samt det autoriserte regnskapsførerselskapet Vold Regnskap AS.  

Bakgrunnen for tilsynet var en innrapportering av regnskapsførerselskapet datert 7. januar 2011 fra Skatteoppkreveren i Sola kommune. 

Formålet med tilsynet fra Finanstilsynet var å vurdere om regnskapsførerselskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, -forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag kontrolleres også autoriserte regnskapsføreres arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.

Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn vesentlige mangler ved måten selskapet hadde innrettet sin virksomhet på. Det forutsettes at de mangler og svakheter som ble tatt opp av Finanstilsynet i brevet datert 31. oktober 2011, nå er korrigert.  

2. Regnskapsførers og regnskapsførerselskapets egne forhold

2.1 Styremøter, referater og generalforsamling
Det følger av aksjeloven § 6-15 at daglig leder minst hver fjerde måned skal gi styret
underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Det skal føres protokoll over styrebehandlingen.

Det fremkom under tilsynet at selskapet ikke hadde rutine for å avholde generalforsamling der årsregnskapet blir vedtatt. Det ble heller ikke avholdt formelle styremøter hvor tertiale rapporter ble gjennomgått.

Regnskapsførerselskapet plikter å følge aksjelovens bestemmelser. Finanstilsynet legger til grunn at dette forholdet nå er brakt i orden.

3. Innrapportering fra Sola kommune
Innrapporteringen gjaldt regnskapsførselen for en oppdragsgiver hvor Skatteoppkreveren i Sola kommune hadde avdekket underrapportering av lønnsytelser for regnskapsåret 2009, samt manglende ájourføring av regnskapet. Det fremgikk av innrapporteringen at fristene for innsending av dokumentasjon til Skatteoppkreveren var oversittet av regnskapsførerselskapet flere ganger og at fullstendig dokumentasjon ikke hadde blitt sendt inn som forespurt. Innrapporteringen var vedlagt varsel om stedlig regnskapsførertilsyn datert 9. mai 2011.

Regnskapsførerselskapet v/ Advokatfirma Bull ANS imøtegikk i brev datert 30. mai 2011 innrapporteringen. Av brevet fremgikk det at oppdragsgiver selv skulle utføre lønnsarbeidet og at regnskapsførerselskapet skulle bokføre opplysningene basert på lister mottatt fra oppdragsgiver.

Det følger av bokføringsloven § 14 at bokføringspliktige skal gi offentlige kontrollmyndigheter nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet og stille til disposisjon utstyr og programvare til dette. Dersom den bokføringspliktige helt eller delvis har overlatt til en annen å foreta bokføring og oppbevaring av regnskapsmaterialet, plikter denne også å gi nødvendig bistand som nevnt over.

Etter regnskapsførerloven § 2 andre ledd fremgår det at autorisert regnskapsfører skal utføre sine oppdrag i samsvar med bestemmelser i og i medhold av lov og i samsvar med god regnskapsføringsskikk. Det følger videre av regnskapsførerforskriften § 3-1 tredje ledd at dersom oppdragsgiver vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, slik at regnskapsfører ikke har mulighet til å produsere eller gi grunnlag for avtalt lovbestemt rapportering, plikter regnskapsfører å frasi seg oppdraget.

Finanstilsynet forventer at regnskapsførerselskapet i det videre innretter seg etter bokføringslovens krav til å gi nødvendig bistand, samt bestemmelsene i regnskapsførerlovgivningen.

4. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten datert 24. oktober 2011 beskrives regnskapsførerselskapets utøvelse av regnskapsføreroppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerlovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.   Tittel:
GRFS 0   Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1   Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.

4.1 Oppdragsavtaler og fullmakter
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3 at det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgiverne. Videre skal oppdragsavtalen angi hvilke regnskapsfunksjoner regnskapsførervirksomheten skal utføre for oppdragsgiver og regnskapsførervirksomheten skal løpende påse at avtalen er dekkende.

Det ble opplyst under tilsynet at regnskapsførerselskapet ikke hadde noen fast rutine for oppdatering av oppdragsavtalene. Det fremkom videre at flere av oppdragsgiverne hadde oppdragsavtaler som ikke var dekkende for oppdraget, samt at noen manglet oppdragsavtaler. Ved gjennomgang av to oppdragsavtaler under tilsynet ble det avdekket mangler på begge disse. Regnskapsførerselskapet hadde heller ikke utarbeidet egne avtaler for de oppdragene som utføres i oppdragsgivers lokaler/systemer, hvor spesielle forhold må hensyntas.

Finanstilsynet forventer at regnskapsførerselskapet nå har gjennomgått alle sine oppdragsavtaler og oppdatert disse.

Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.4 at det skal foreligge skriftlige fullmakter dersom regnskapsførervirksomheten skal ivareta oppdragsgivers fullmaktsavhengige interesser.

Under tilsynet ble det avdekket at for de oppdragsgivere som regnskapsførerselskapet leverer offentlige oppgaver via Altinn for, var det ikke innhentet skriftlige fullmakter for noen av disse.

Finanstilsynet forutsetter at også dette forholdet nå er brakt i orden.

4.2 Oppdragsdokumentasjon og avstemminger

4.2.1 Generelt om avstemminger og dokumentasjon
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig informasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde. Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares ordnet og forsvarlig av regnskapsførervirksomheten i samsvar med regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.4.

Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.4 at ved hver periodiske regnskapsavslutning skal minimum følgende kontoer avstemmes:

a) kunde- og leverandørreskontro
b) bankkontoer
c) kasse
d) skyldig skattetrekk
e) oppgjørskonto merverdiavgift
f) skyldig arbeidsgiveravgift

Gjennomgangen av fire enkeltoppdrag under tilsynet avdekket vesentlige mangler i rutiner for å gjennomføre avstemminger og å dokumentere disse. Videre ble det opplyst at ved oppdrag som ikke føres hos regnskapsførerselskapet, blir oppdragsdokumentasjonen oppbevart ute hos oppdragsgiver.

Finanstilsynet ser svært alvorlig på at regnskapsførerselskapet ikke hadde innført rutiner som tilfredsstilte kravene til dokumentasjon. Finanstilsynet legger til grunn at selskapet har gjennomgått sine avstemmings- og arkiveringsrutiner slik at disse oppfyller alle lovkrav, herunder god regnskapsføringsskikk.

4.2.2 Kassebeholdning
Det følger av bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd at bokføringspliktige med kontantsalg skal telle kassabeholdningen daglig og sammenholde denne med kontantsalget. Det skal videre fremkomme hvem som har foretatt opptellingen og differanser skal forklares. Avstemmingen skal dokumenteres.

Under tilsynet gikk Finanstilsynet gjennom fire enkeltoppdrag, hvor to av oppdragsgiverne hadde kontantomsetning. Det forelå ingen avstemming av kassebeholdningen for disse oppdragsgiverne. Det var heller ikke dokumentert at det var foretatt kontroll av om z-rapportene hadde tett nummerserie. Det kunne heller ikke dokumenteres at de mangler som ble konstatert var tatt opp med oppdragsgiver på noen av oppdragene.

Finanstilsynet ser alvorlig på at kassebeholdningene ikke ble avstemt.

4.2.3 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
Det følger av bokføringsloven § 5 at for hver periode med pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned skal det utarbeides:

1. bokføringsspesifikasjon
2. kontospesifikasjon
3. kundespesifikasjon
4. leverandørspesifikasjon
5. spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
6. spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
7. spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal det i tillegg utarbeides:

1. spesifikasjon av merverdiavgift
2. spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser

Spesifikasjonenes innhold er beskrevet i detalj i bokføringsforskriften § 3-1.

Det ble opplyst under tilsynet at det ikke var rutine for å utarbeide og arkivere lovbestemte spesifikasjoner.

Finanstilsynet legger til grunn at selskapet har tilpasset rapportproduksjonen til bokføringslovens krav, og arkiverer rapportene sammen med oppdragsdokumentasjonen som skal foreligge hos regnskapsførerselskapet.

4.3 Kvalitetskontroll
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.3.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres fortløpende gjennom året og dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll skal dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig.

Det forelå ingen skriftlig rutine hos regnskapsførerselskapet som viste hva som skulle gjennomgås i forbindelse med intern kvalitetskontroll. Den kvalitetskontroll som eventuelt ble utført ble ikke dokumentert. Det ble opplyst at regnskapsførerselskapet hadde tre autoriserte regnskapsførere som var oppdragsansvarlige for alle oppdragene som føres i selskapet.

Finanstilsynet ser svært alvorlig på at kontrollen av uautoriserte medarbeidere ikke var gjennomført og dokumentert godt nok. På bakgrunn av de mangler som ble avdekket under tilsynet kan en eventuell kvalitetskontroll uansett ikke være tilfredsstillende gjennomført. Finanstilsynet forutsetter at det nå er utarbeidet en skriftlig rutine for kvalitetskontroll som gir tilstrekkelig sikkerhet for at alt arbeid som utføres av regnskapsførerselskapet blir gjennomført og dokumentert i samsvar med de krav som stilles etter GRFS pkt. 1.6.3.

4.4 Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket
Det følger av hvitvaskingslovens § 4 andre ledd nr 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/2009, som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått.

Autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap har etter hvitvaskingsloven og hvitvaskingsforskriften:

• Plikt til å foreta identitetskontroll
• Plikt til å foreta nærmere undersøkelser ved mistanke om en transaksjon har tilknytning til
utbytte fra en straffbar handling eller terrorfinansiering
• Rapporteringsplikt til Økokrim
• Plikt til å etablere interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, herunder opplæringstiltak
• Plikt til å foreta en risikobasert kundekontroll
• Plikt til å gjennomføre løpende oppfølging

Regnskapsførerselskapet hadde ikke utarbeidet skriftlige interne rutiner vedrørende hvitvasking, og det var heller ikke formelt utpekt en hvitvaskingsansvarlig. Det var ikke dokumentert at identitetskontroll av nye oppdragsgivere ble foretatt.

Finanstilsynet ser alvorlig på at en autorisert regnskapsfører ikke setter seg inn i de lover og regler som gjelder for virksomheten og innretter seg etter disse. Finanstilsynet legger til grunn at forholdet nå er brakt i orden.

4.5 Implementering av forskrift om risikostyring og internkontroll
I henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september 2008, gjeldende fra 1.
januar 2009, skal regnskapsførerselskaper utarbeide en plan for hvordan kravene i forskriften skal gjennomføres og dokumenteres. Det følger videre av forskriftens § 6 at foretaket løpende skal vurdere hvilke risikoer som er knyttet til virksomheten. Foretakets valgte revisor skal avgi en årlig bekreftelse til styret, jf. forskriften § 10.

Det ble under tilsynet fremlagt en styresak datert 31.12.2010 hvor etablering av regnskapsførerselskapets risikostyring og internkontroll var redegjort for. I dokumentet er det henvist til rutinebeskrivelser hvor utførelse av oppdrag skal være beskrevet. Det forelå ingen rutinebeskrivelser med dokumentet og gjennomgangen syntes derfor ufullstendig.

Finanstilsynet forutsetter at De har gjennomgått selskapets dokumentasjon av risikovurderinger, slik at denne nå er fullstendig. 

5. Finanstilsynets konklusjon

Finanstilsynet finner, på grunnlag av de forhold som ble avdekket under tilsynet, å rette sterk kritikk mot regnskapsførerselskapet. Finanstilsynet legger spesielt vekt på manglende utarbeidelse og dokumentasjon av avstemminger, samt manglende kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere.

Finanstilsynet legger til grunn at i et autorisert regnskapsførerselskap med flere autoriserte regnskapsførere og flere ansatte, skulle det vært iverksatt rutiner for samtlige av de forhold som er omtalt i merknadsbrevet og tidligere tilsendt rapport. Det var videre forventet at rutinene ble etterlevd. Finanstilsynet er imidlertid innforstått med at De overtok som daglig leder i 2011, og at De derfor trengte noe tid til å innarbeide og få iverksatt de nødvendige rutinene.

Finanstilsynet forutsetter imidlertid at De nå har satt i verk tiltak slik at rutinene i selskapet tilfredsstiller lovens krav. Finanstilsynet gjør oppmerksom på at dette vil bli fulgt opp ved et nytt stedlig tilsyn høsten 2012.

 

For Finanstilsynet

 

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver
        

Wenche Falch-Hennum
spesialrådgiver