Merknader - endelig rapport Online Service Regnskap AS
Brev
Publisert: 24. november 2011
Sist endret: 21. april 2017
Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Direkte tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse: 11/1887
Arkivkode: 614.1
Dato: 23.11.2011
1. Sakens bakgrunn
Finanstilsynet viser til foreløpige merknader og varsel om pålegg, samt tilsynsrapport etter stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 7. mars 2011 på selskapets avdelingskontor i Trondheim og 7. juni s.å. på selskapets hovedkontor i Bergen, oversendt i brev datert 1. september 2011. De har i brev datert 20. oktober 2011 besvart Finanstilsynets brev.
Tilsynet omfattet det autoriserte regnskapsførerselskapet Online Service Regnskap AS og autorisert regnskapsfører. Formålet med tilsynet fra Finanstilsynet var å vurdere om autorisert regnskapsfører har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, -forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag ble også autorisert regnskapsførers arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning kontrollert.
Utgangspunktet for Finanstilsynets kontroll var virksomheten i Trondheim. På grunn av de vesentlige manglene som ble avdekket, fant Finanstilsynet det nødvendig å gjennomføre stedlig tilsyn også ved selskapets hovedkontor i Bergen. Finanstilsynet konstaterer at oppdragene som ble kontrollert i Bergen i større grad var i samsvar med de krav som stilles i regnskapsførerlovgivningen.
Etter Finanstilsynets syn kunne ikke virksomheten i Trondheim fortsette med bakgrunn i de alvorlige svakhetene som ble avdekket under tilsynet. Finanstilsynet fant det derfor nødvendig å varsle om pålegg om stans av virksomhet inntil selskapet kunne bringe virksomheten opp på et forsvarlig kvalitetsnivå
De har i brevet datert 20. oktober 2011 tatt Finanstilsynets merknader til etterretning og det fremkommer at virksomheten i Trondheim blir avviklet med umiddelbar virkning.
2. Regnskapsførerselskapets forhold
2.1 Årsregnskap og regnskapsmessige forhold
Det følger av regnskapsførerloven § 6 første ledd nr. 3 at autoriserte regnskapsførerselskap skal være økonomisk vederheftig. Finanstilsynet legger til grunn at selskap med negativ egenkapital ikke er å anse som økonomisk vederheftig. Det følger videre av aksjeloven § 3-5 første ledd at styret har handleplikt dersom selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen.
Årsregnskapet for 2009 viste en negativ egenkapital på kr 7 642,-. Under tilsynet i Bergen ble det fremlagt et foreløpig regnskap for 2010 som viste et overskudd på kr 21 963,-.
Årsregnskap, revisjonsberetning og styreprotokoll for 2010 er vedlagt selskapets tilsvar. Regnskapet viser at egenkapitalen er positiv med kr 14 321,-. Videre fremgår det av styreprotokollen datert 6. oktober 2011 og noteopplysning at selskapet har iverksatt tiltak for kostnadsreduksjoner for å bringe egenkapitalen opp på et forsvarlig nivå.
Finanstilsynet forutsetter at de tiltak det er redegjort for er tilfredsstillende for å styrke selskapets økonomiske stilling.
2.2 Bruk av skattetrekkskonto og betaling av offentlige avgifter
Skattebetalingsloven § 5-12 første ledd angir at forskuddstrekk skal settes inn på særskilt konto. Saldo skal dekke det løpende trekkansvaret.
Under tilsynet ble det avdekket at skattetrekkskonto ikke er blitt benyttet i samsvar med lovverket. Selskapets revisor har i nummerert brev og revisjonsberetningen for regnskapsåret 2009 påpekt forholdet. På tross av dette hadde selskapet heller ikke for regnskapsåret 2010 behandlet skattetrekksmidler i samsvar med gjeldende lovverk.
Det følger videre av folketrygdloven § 24-3 første avsnitt at oppgave over beregnet arbeidsgiveravgift skal leveres sammen med og til samme tid som oppgave over foretatt forskuddstrekk etter skattebetalingsloven, jf. skattebetalingsloven § 5-11. Det fremgår at fristene for innsending og betaling er hver 15. januar, 15. mars, 15. mai, 15. juli, 15. september og 15. november.
Dokumentasjon for betaling av arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk er sendt som vedlegg til tilsvaret. Det fremgår av dokumentasjonen at selskapet er på etterskudd med betaling av offentlige avgifter. Arbeidsgiveravgift for 1. og 2. termin 2011 hadde forfall henholdsvis 15. mars og 15. mai 2011, men er innbetalt 25. mai og 26. august 2011. Forskuddstrekk har samme forfallsdatoer, men er innbetalt henholdsvis 2. mai, 7. juli (delbetaling) og 26. august 2011.
Finanstilsynet ser svært alvorlig på at regnskapsførerselskapet ikke har overholdt kravene i skattebetalings- og folketrygdloven, og forventer at selskapet innretter seg slik at offentlige avgifter heretter betales rettidig.
2.3 Bruk av yrkestittelen
Det følger av regnskapsførerloven § 1 tredje ledd at autoriserte regnskapsførerselskap skal benytte betegnelsen "autorisert regnskapsførerselskap" i tilknytning til navnet.
Under det stedlige tilsynet ble det konstatert at betegnelsene ikke benyttes på brev, faktura eller e-post.
Det anføres i tilsvaret at selskapet har lagt inn yrkesbetegnelsen i maler for brev, e-post og faktura. Finanstilsynet legger det til grunn.
2.4 Taushetserklæringer
Det følger av regnskapsførerloven § 10 første ledd, jf. GRFS 0 punkt 0.2.6.4 at regnskapsførervirksomheten skal sørge for at samtlige medarbeidere i virksomheten avgir skriftlig taushetserklæring.
Det anføres i tilsvaret at avdelingskontoret i Trondheim avvikles med umiddelbar virkning og at det ikke lenger er aktuelt å innhente taushetserklæringer fra de personer som har vært tilknyttet regnskapsføringen. Finanstilsynet legger til grunn at selskapet har hentet inn taushetserklæringer i henhold til lovkravet.
3. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I tilsynsrapporten datert 1. juli 2011 beskrives regnskapsførerselskapets utøvelse av regnskapsføringsoppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerlovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:
Standardnr. Tittel:
GRFS 0 Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1 Bokføring og årsoppgjør
Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.
3.1 Oppdragsdokumentasjon og avstemminger
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig informasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Nødvendige spesifikasjoner til avstemmingene skal oppbevares hos regnskapsførervirksomheten. Det følger videre av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriftens kapitler 6 og 8 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres og hva som anses for å være dokumentasjon for balansepostene. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde.
Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.4 at ved hver periodiske regnskapsavslutning skal minimum følgende kontoer avstemmes:
a) kunde- og leverandørreskontro
b) bankkontoer
c) kasse
d) skyldig skattetrekk
e) oppgjørskonto merverdiavgift
f) skyldig arbeidsgiveravgift
Gjennomgangen av enkeltoppdragene som ble utført av avdelingskontoret i Trondheim avdekket flere mangler i avstemmingsdokumentasjonen. Det ble opplyst under tilsynet at avstemminger sendes i retur sammen med bilagene til oppdragsgiver etter endt regnskapsår. Dette medfører at regnskapsførerselskapet ikke arkiverer lovbestemt dokumentasjon. For de regnskapsposter det ikke finnes dokumentasjon for avstemminger i oppdragsdokumentasjonen, må Finanstilsynet likestille dette med at avstemmingene ikke er gjennomført.
Det følger av bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd at bokføringspliktige med kontantsalg skal telle kassabeholdningen daglig og sammenholde denne med kontantsalget. Det skal videre fremkomme hvem som har foretatt opptellingen og differanser skal forklares. Avstemmingen skal dokumenteres.
Under tilsynene gikk Finanstilsynet gjennom flere enkeltoppdrag, hvor oppdragsgiverne hadde kontantomsetning. For ett oppdrag ble det opplyst at kassen ikke ble benyttet i praksis og det forelå derfor ingen avstemming av kassebeholdningen. Det ble heller ikke foretatt kontroll av om z-rapportene var løpende. For andre oppdrag forelå det heller ikke avstemming av kassebeholdningen eller signerte kasseoppgjør. Det var heller ikke her foretatt dokumentert kontroll av om z-rapportene hadde tett nummerserie. Forholdene var heller ikke skriftlig tatt opp med oppdragsgiverne.
Det fremgår av tilsvaret at selskapet har gjennomgått sine rutiner i forhold til avstemminger og dokumentasjon av disse. Finanstilsynet ser alvorlig på at rutinene ikke var på plass på et tidligere tidspunkt, men tar til etterretning at forholdene nå er gjennomgått og endret.
3.2 Kvalitetskontroll
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.3.
En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres fortløpende gjennom året og dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll skal dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig.
Under tilsynet i Trondheim ble det fremlagt dokumentasjon på at kvalitetskontroll var utført i desember 2010. Kvalitetskontrollen avdekket vesentlige svakheter ved regnskapsførselen og avstemmingene ved de kontrollerte oppdragene. De ble registrert som daglig leder i regnskapsførerselskapet 22. september 2009. Det var ikke utført kvalitetskontroll for regnskapsåret 2009, og for 2010 var det kun utført en kontroll. Det forelå ingen dokumentasjon for at feil og mangler som ble avdekket under kvalitetskontrollen var blitt utbedret.
Finanstilsynet ser svært alvorlig på at kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere ikke er tilstrekkelig utført og dokumentert, og forutsetter at det nå er utarbeidet en skriftlig rutine for kvalitetskontroll som gir tilstrekkelig sikkerhet for at alt arbeid som utføres av regnskapsførerselskapet blir gjennomført og dokumentert på en tilfredsstillende måte, samt at avvik følges opp.
Det anføres i tilsvaret at selskapet har rutine for å kontrollere uautorisert medarbeider i Bergen. Finanstilsynet legger til grunn at det nå foreligger tilfredsstillende rutiner for kvalitetskontroll.
3.3 Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket
Det følger av hvitvaskingslovens § 4 andre ledd nr. 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/2009, som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått.
Autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap har etter hvitvaskingsloven og hvitvaskingsforskriften:
•Plikt til å foreta identitetskontroll
•Plikt til å foreta nærmere undersøkelser ved mistanke om en transaksjon har tilknytning til utbytte fra en straffbar handling eller terrorfinansiering
•Rapporteringsplikt til Økokrim
•Plikt til å etablere interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, herunder opplæringstiltak
•Plikt til å foreta en risikobasert kundekontroll
•Plikt til å gjennomføre løpende oppfølging
Regnskapsførerselskapet hadde på tilsynstidspunktet ikke utarbeidet skriftlige interne rutiner vedrørende hvitvasking, og heller ikke formelt utpekt en hvitvaskingsansvarlig.
Basert på tilsvaret fra selskapet legger Finanstilsynet til grunn at forholdet nå er brakt i orden.
3.4 Implementering av forskrift om risikostyring og internkontroll
I henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september 2008, gjeldende fra 1. januar 2009, skal regnskapsførerselskaper utarbeide en plan for hvordan kravene i forskriften skal gjennomføres og dokumenteres. Det følger videre av forskriftens § 6 at foretaket løpende skal vurdere hvilke risikoer som er knyttet til virksomheten. Foretakets valgte revisor skal avgi en årlig bekreftelse til styret, jf. forskriften § 10.
Det ble under tilsynet fremlagt et dokument kalt "Kvalitetssikringssystem for Online Service Regnskap AS" datert 26. desember 2009. Det ble videre opplyst om at likelydende dokument var utarbeidet for 2010. Dokumentet er basert på mal fra NARF og henviser til kapittel 2 hvor operative rutinesamlinger knyttet til kundeoppfølging er nedfelt. Det forelå imidlertid ikke noe kapittel 2 og gjennomgangen ble dermed ufullstendig. Det forelå heller ingen bekreftelse til styret fra selskapets revisor.
Det anføres i tilsvaret at dokumentene skal revideres som følge av avviklingen av avdelingskontoret i Trondheim. Gjennomgangen av selskapets risikovurderinger, samt revisors bekreftelse vil bli innsendt Finanstilsynet etter at den er avgitt.
3.5 Fullmakter
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.4 at det skal foreligge skriftlige fullmakter når regnskapsførervirksomheten skal ivareta oppdragsgivers fullmaktsavhengige interesser. Det skal videre foreligge en oversikt over hvilke fullmakter som virksomheten innehar.
Det ble under tilsynet opplyst at regnskapsførerselskapet manglet fullmakter for innlevering av offentlige oppgaver via Altinn for enkelte oppdragsgivere. De fullmaktene som forelå spesifiserte ikke hvilke oppgaver regnskapsførerselskapet var gitt fullmakt til å utføre, men var kun en generell fullmakt til å benytte Altinn på oppdragsgivers vegne.
Det fremkommer av tilsvaret at selskapet nå har tatt i bruk standardiserte fullmaktsskjema. Finanstilsynet legger til grunn at forholdet er brakt i orden.
4. Finanstilsynets konklusjon
Finanstilsynet ser svært alvorlig på at det ikke var innført tilfredsstillende rutiner verken for å dokumentere eller oppbevare de avstemminger som ble utført, samt at rutiner for kvalitetskontroll ikke var tilfredsstillende. Videre ser tilsynet alvorlig på at lovkravene rundt hvitvaskingspliktene, samt risikostyring og internkontroll ikke var tilfredsstillende overholdt.
De svakhetene som er omtalt over var primært knyttet til regnskapsføreroppdragene som ble ført på avdelingskontoret i Trondheim. Selskapet ble derfor pålagt å avvikle regnskapsførervirksomheten ved avdelingskontoret i Trondheim, med mindre det umiddelbart ble satt i verk tiltak for å bringe virksomheten på avdelingskontoret i samsvar med de krav som stilles i regnskapsførerloven, -forskriften og god regnskapsføringsskikk.
Det fremkommer av selskapets svar at virksomheten ved avdelingskontoret i Trondheim ble avviklet med umiddelbar virkning etter at varsel om pålegg ble gitt fra Finanstilsynet.
Finanstilsynet forutsetter at de øvrige tiltak som regnskapsførerselskapet har redegjort for, nå er i funksjon.
For Finanstilsynet
Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver
Wenche Falch-Hennum
spesialrådgiver