Merknader - endelig rapport Hg-Regnskap BA

Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Direkte tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse: 11/5201
Arkivkode: 614.1
Dato: 16.11.2011

1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til tilsynsrapport og foreløpige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 8. juni 2011, som ble oversendt i brev datert 19. september 2011. Finanstilsynet har ikke mottatt merknader fra Dem og oversender her endelige merknader.

Tilsynet omfattet de autoriserte regnskapsførerne, samt det autoriserte regnskapsførerselskapet HG-Regnskap BA. Bakgrunnen for tilsynet var Finanstilsynets utvalg av autoriserte regnskapsførere som ikke er medlem av en bransjeorganisasjon som utfører kvalitetskontroller hos sine medlemmer.

Formålet med tilsynet fra Finanstilsynet var å vurdere om autoriserte regnskapsførere har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, -forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag ble også autoriserte regnskapsføreres arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning kontrollert.

Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn enkelte mangler ved måten selskapet hadde innrettet sin virksomhet på. Det forutsettes at de mangler og svakheter som er tatt opp av Finanstilsynet, er blitt korrigert.   

2. Regnskapsførers og regnskapsførerselskapets egne forhold

2.1 Bruk av yrkestittelen (tilsynsrapporten pkt. 1.8)
Det fremgår av regnskapsførerloven § 1 tredje ledd at alle autoriserte regnskapsførere skal benytte yrkesbetegnelsen ”autorisert regnskapsfører”. Autoriserte regnskapsførerselskap skal benytte betegnelsen ”autoriserte regnskapsførerselskap” i tilknytning til navnet.

Finanstilsynet forutsetter at korrekte betegnelser nå benyttes på brevark, fakturaer og e-post.

2.2 Forsikringer (tilsynsrapporten pkt. 1.9)
Det fremgår av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.2.10 at regnskapsførervirksomheten skal til enhver tid vurdere sine forsikringsbehov.

Det fremkom under tilsynet at selskapet utbetaler lønn for enkelte av selskapets oppdragsgivere, samt at det var tilgang til øvrige utbetalinger. 

Finanstilsynet anbefalte selskapet å foreta en vurdering av om behovet for underslagsforsikring eller utarbeidelse av kontrollrutiner for remittering var til stede. Finanstilsynet forutsetter at selskapet har foretatt en vurdering av forholdet.

2.3 Etterutdanning (tilsynsrapporten pkt. 1.12)
Det følger av regnskapsførerloven § 5, jf regnskapsførerforskriften § 4-1 at regnskapsfører til enhver tid skal kunne dokumentere minst 77 timer etterutdanning i løpet av de tre foregående kalenderår. Etterutdanningen skal minst omfatte:

1. 21 timer finansregnskap hvorav minst 7 timer innenfor bokføringsregelverket
2. 21 timer skatterett/avgiftsrett
3. 14 timer emner fra regnskapsførerregelverket og god regnskapsføringsskikk
4. 7 timer rettslære

Under tilsynet ble det fremlagt dokumentasjon på 115,5 timer etterutdanning for Dem i perioden 2008-2010. Ved gjennomgang av kursdokumentasjonen fremkom det at De manglet 3 timer innen finansregnskap.

Finanstilsynet legger til grunn at etterutdanningskravet med korrekt fordeling innenfor fagområdene er oppfylt innen 31.12.2011.

3. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten datert 31. august 2011 beskrives regnskapsførerselskapets utøvelse av regnskapsføreroppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerlovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.   Tittel:
GRFS 0   Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1   Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.

3.1 Oppdragsavtaler (tilsynsrapporten pkt. 3.1.1)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3 at det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgiverne. Videre skal oppdragsavtalen angi hvilke regnskapsfunksjoner regnskapsførervirksomheten skal utføre for oppdragsgiver og regnskapsførervirksomheten skal løpende påse at avtalen er dekkende.

Det fremkom under tilsynet at det ikke forelå skriftlig oppdragsavtale med enkelte av oppdragsgiverne.

Finanstilsynet forutsetter at regnskapsførerselskapet nå har inngått oppdragsavtaler med samtlige oppdragsgivere. 

3.2 Avstemminger og oppdragsdokumentasjon (tilsynsrapporten pkt. 3.1.4)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig informasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger videre av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde. Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares ordnet og forsvarlig av regnskapsførervirksomheten i samsvar med regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.4.

Gjennomgangen av to enkeltoppdrag under det stedlige tilsynet avdekket enkelte mangler i dokumentasjon for avstemmingene.

Finanstilsynet legger til grunn at selskapet har gjennomgått sine avstemmingsrutiner slik at disse oppfyller alle lovkrav, herunder god regnskapsføringsskikk.

3.3 Kvalitetskontroll (tilsynsrapporten pkt. 3.1.6)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet.

Omfanget av kontrollen kan variere etter en vurdering av medarbeiders kompetanse, kapasitet og erfaring. Kontrollen kan derfor kunne bestå av stikkprøver.

Regnskapsførerselskapet fremla en skriftlig rutine for hva som skal gjennomgås i kvalitetskontrollen. Det ble opplyst under tilsynet at medarbeidernes kompetanse og erfaring ble vurdert og at kvalitetskontrollen varierte med dette. Det ble imidlertid opplyst at ikke alle oppdrag ble kvalitetssikret.

Finanstilsynet legger til grunn at det i selskapet er innført rutiner som sikrer at alle oppdrag blir kontrollert slik at det gir tilstrekkelig sikkerhet for at alt arbeid som utføres av regnskapsførerselskapet blir gjennomført og dokumentert på en tilfredsstillende måte.

3.4 Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 3.1.7)
Det følger av hvitvaskingsloven § 4 andre ledd nr. 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/2009, som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått.

Autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap har etter hvitvaskingsloven og hvitvaskingsforskriften:
•Plikt til å foreta identitetskontroll
•Plikt til å foreta nærmere undersøkelser ved mistanke om en transaksjon har tilknytning til
utbytte fra en straffbar handling eller terrorfinansiering
•Rapporteringsplikt til Økokrim
•Plikt til å etablere interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, herunder opplæringstiltak
•Plikt til å foreta en risikobasert kundekontroll
•Plikt til å gjennomføre løpende oppfølging

Regnskapsførerselskapet hadde på tilsynstidspunktet ikke utarbeidet tilfredsstillende skriftlige interne rutiner vedrørende hvitvasking, og hadde heller ikke formelt utpekt en hvitvaskingsansvarlig.

Finanstilsynet forutsetter at regnskapsførerselskapet har innrettet sin virksomhet slik at lovkravene overholdes.

3.5 Risikostyring og internkontroll (tilsynsrapporten pkt. 3.1.8)
I henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september 2008, gjeldende fra 1. januar 2009, skal regnskapsførerselskaper utarbeide en plan for hvordan kravene i forskriften skal gjennomføres og dokumenteres. Det følger videre av forskriftens § 6 at foretaket løpende skal vurdere hvilke risikoer som er knyttet til virksomheten. Foretakets valgte revisor skal avgi en årlig bekreftelse til styret, jf. forskriften § 10.

Det ble under tilsynet fremlagt et dokument kalt "2010 Risikovurdering". Dokumentet lister opp 7 risikoer knyttet til virksomheten. Det forelå ingen vurdering av de interne kontrollrutinene eller informasjon om ansvarsforhold og styrets prinsipper for risikostyring og internkontroll. Dokumentet var bekreftet av selskapets revisor, det var imidlertid bekreftet forhold som ikke var dokumentert.

Finanstilsynet legger til grunn at det er satt i verk tiltak som sikrer at forskriftens krav blir oppfylt.

Finanstilsynet ber om at årets dokumentasjon for regnskapsførerselskapets gjennomgang av selskapets risikovurderinger, samt revisors bekreftelse blir innsendt Finanstilsynet etter at den er avgitt.

4. Finanstilsynets konklusjon
Finanstilsynet finner, på grunnlag av de forhold som ble avdekket under tilsynet, å rette kritikk mot regnskapsførerselskapet. Finanstilsynet legger spesielt vekt på manglende dokumentasjon av avstemminger, gjennomføring av hvitvaskingsregelverket og utilstrekkelig implementering av forskrift om risikostyring og internkontroll. 

Finanstilsynet forutsetter at tiltak er satt i verk slik at rutinene i selskapet nå tilfredsstiller lovens krav.

 

For Finanstilsynet

 
Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver
       

Wenche Falch-Hennum
spesialrådgiver