Merknader - endelig rapport Fram Fondene AS

Postboks 99 Bragernes
3001 DRAMMEN 

Saksbehandler:  Leif Roar Jørgensen
Dir. tlf.: 22 93 98 10
Vår referanse: 10/2060
Arkivkode: 464.1
Dato: 03.01.2011

 

1. INNLEDNING

Finanstilsynet gjennomførte stedlig tilsyn hos Framfondene AS 16. mars 2010 i foretakets lokaler på Bragernes Torg 8 i Drammen. Under det stedlige tilsynet ble det ført samtaler med daglig leder Petter Goldenheim og separat samtale med styrets leder Pål Berg. Det ble samme dag gjennomført stedlig tilsyn hos søsterselskapet Fram Asset Management AS. Det ble da ført samtaler med daglig leder Ole Ørjan Hilden (da Iversen) og separat samtale med styrets leder Birger Svensson. Fra Finanstilsynet deltok rådgiver Adnan Ashraf, førstekonsulent Birte Berg og tilsynsrådgiver Leif Roar Johansen.

Framfondene AS (heretter omtalt som Foretaket) er et forvaltningsselskap for verdipapirfond med tillatelse i henhold til verdipapirfondloven (vpfl) § 2-1 første ledd. Foretaket forvalter ett verdipapirfond, FRAM Global (tidligere FRIGG Global), med en forvaltningskapital på ca. 34 millioner kroner. Fondet investerer hovedsakelig i andre utenlandske fond.

Fram Asset Management AS (heretter omtalt som Søsterselskapet) fikk den 18. oktober 2007 tillatelse til å yte investeringstjenestene mottak og formidling av ordre på vegne av investor i forbindelse med finansielle instrumenter, aktiv forvaltning av investors portefølje og investeringsrådgivning i henhold til verdipapirhandelloven (vphl) § 2-1 (1) nr. 1, 4 og 5. Foretaket har gitt investeringsråd og formidlet ordre for privatpersoner og bedrifter både på enkeltpapirer og verdipapirfond. Videre hadde foretaket 27 mindre aktiv forvaltningskunder med ulike allokeringsmandater.

Foretakene har i etterkant av det stedlige tilsynet besluttet å fusjonere, med Framfondene AS som det overtagende selskap. Finanstilsynet godkjente 29. november 2010 Foretakets søknad om tillatelse til å yte investeringstjenesten aktiv forvaltning iht. vphl § 2-1 (1) nr. 4. Foretaket har også meldt at Framfondene AS vil tilby investeringsrådgivning etter vphl § 2-1 (1) nr. 5.

Framfondene AS eies 100 % av Ole Ørjan Hilden gjennom holdingselskapet Investigo AS. Tilsvarende eierstruktur gjaldt også Søsterselskapet. Etter fusjonen med søsterselskapet har Foretaket totalt fire ansatte, som alle er lokalisert på Bragernes Torg 8 i Drammen.

Det stedlige tilsynet har i det vesentligste vært konsentrert om foretakets styring og kontroll. Finanstilsynet har i stor grad basert det stedlige tilsynet på den dokumentasjonen som foretaket fremla på tilsynets forespørsel i forkant av det stedlige tilsynet. Finanstilsynet har særlig sett på foretakets rolle i forhold til søsterselskapet Fram Asset Management AS.

Finanstilsynet sendte foreløpig rapporter til begge foretakene 4. mai 2010. Foretaket har avgitt sine kommentarer til den foreløpige rapporten i brev av 31. mai 2010. Søsterselskapet avga sine kommentarer i brev av 27. mai 2010. Som følge av fusjonen vil Finanstilsynet ikke utarbeide endelige merknader for søsterselskapet, men vil i denne rapporten også knytte enkelte kommentarer relatert til søsterselskapets styring og kontroll siden virksomheten i stor grad er videreført i det fusjonerte selskapet.

Finanstilsynet har følgende merknader etter det stedlige tilsynet:

2. ORGANISERING OG KONTROLL – FORHOLDET TIL SØSTERSELSKAPET

Det følger av vpfl § 4-1 at forvaltningsselskapet skal ha gode administrasjons- og regnskapsrutiner, kontroll- og sikkerhetsordninger og tilfredsstillende interne kontrollmetoder.

Foretaket var ordreformidlingskunde hos Søsterselskapet og det forelå en avtale om ordeformidling partene imellom. Søsterselskapet belastet ikke Foretaket for ordreformidlingstjenesten. Det ble opplyst under det stedlige tilsynet at Foretaket og Søsterselskapet benytter og har tilgang på de samme datasystemer, herunder kundelister.

Foretaket opplyste videre at det er økonomiansvarlig i Foretaket som har ansvar for de administrative funksjonene i foretaket. Søsterselskapet ivaretok imidlertid en rekke daglige funksjoner for Foretaket. Det fremsto under det stedlige tilsynet som at det var daglig leder i Søsterselskapet som faktisk utførte kontrollfunksjonen i Foretaket. Finanstilsynet viste i den foreløpige rapporten til ”Daglig interne rutiner i Fram Fondene” datert 25. februar 2010. Denne rutinen fremstår som en sjekkliste for de arbeidsoppgaver som skal utføres på daglig basis i foretaket, og skal signeres av to ansvarlige. Det er imidlertid kun daglig leder i Søsterselskapet som har signert kontrollskjemaet for foretaket den aktuelle datoen.

Utkontraktering av forvaltningsoppgaver og annen kjernevirksomhet kan bare skje til foretak med de nødvendige tillatelser, og det må inngås en formalisert utkontrakteringsavtale som sikrer foretakets egen og tilsynsmyndighetens kontroll med etterlevelsen av foretakets forpliktelser, jf forskrift om forvaltningsselskaper for verdipapirfonds bruk av oppdragstakere (utkontraktering) § 2 tredje ledd. Det forelå ingen utkontrakteringsavtale. Hvilke oppgaver som kan utkontrakteres vil for øvrig bero på en tolking av utkontrakteringsforskriften.

Foretaket har i sitt tilsvar anført at “Det medfører riktighet at daglig leder i søsterselskapet i gitte situasjoner har utført administrative servicefunksjoner i selskapet. Dette har vært en praktisk løsning, men representerer ingen utkontraktering”.

På hjemmesidene Framfondene.no fremsto Foretaket og Søsterselskapet som ett felles foretak. På hovedsiden sto det at ”FRAM Fondene har konsesjon fra Finanstilsynet og innehar tillatelse til å yte tjenesten verdipapirfondsforvaltning og aktiv forvaltning.” Videre ble Søsterselskapets Ole Ørjan Iversen (nå Hilden) presentert som administrerende direktør under fanen ”Kontakt oss”. Dette til tross for at Hilden ikke var administrerende direktør i Foretaket. Det var Petter Goldenheim som var registrert som foretakets daglige leder, og Hilden var på tidspunktet for det stedlige tilsynet ikke vurdert av Finanstilsynet som leder av foretaket. Finanstilsynet viser også til at det var Hilden som skriftlig og muntlig flere ganger har besvart Finanstilsynets henvendelser til Foretaket.

Søsterselskapet har i sitt tilsvar anført at de to foretakene markedsfører seg under felles merkenavn men at de reelt opererer som to adskilte rettssubjekter og kun tilbyr de tjenester de innehar tillatelser til og at det dermed ikke foreligger noen uformell sammenslåing av de to selskapene. Styret i Søsterselskapet har den oppfatning at det forhold at Foretaket har fått levert enkelte tjenester fra Søsterselskapet ikke endrer dette.

Foretakets og Søsterselskapets anførsler endrer imidlertid ikke Finanstilsynets inntrykk av at det i det daglige var en sammenblanding av virksomheten i de to foretakene. Misvisende informasjon på nettsider, felles systemer og Søsterselskapets utførelse av tjenester for Foretaket uten skriftlig avtale gir inntrykk av lav bevissthet vedrørende skillet mellom foretakene. Da Hilden i tillegg til ordreformidling, utfører administrasjon av tegning og innløsning, vedlikehold av data samt presentasjon av NAV-beregning for godkjenning fremstår det som at Søsterselskapet utførte de aller fleste av de daglige administrasjonsoppgavene på vegne av Foretaket.

Finanstilsynet finner det som lite avgjørende hvorvidt det formelt er utkontraktering eller ikke, da det uansett er sammenblanding av de to foretakenes virksomhet.

Foretaket er et forvaltningsselskap for verdipapirfond og hadde ikke tillatelse til å drive med andre investeringstjenester. Søsterselskapet var et verdipapirforetak og hadde tillatelse til å yte investeringstjeneste nr. 1, 4 og 5, jf vphl § 2-1 (1). Søsterselskapet hadde dermed ikke tillatelse til å drive verdipapirfondsforvaltning.

Foretakene har i etterkant av det stedlige tilsynet fusjonert. Fusjonen medfører at foretakenes virksomhet organiseres som ett forvaltningsselskap. Finanstilsynet anser det imidlertid som kritikkverdig at foretaket og søsterselskapet i praksis opererte som ett foretak i en lang periode før fusjonen. Det var brudd på konsesjonsvilkårene, jf vpfl §§ 2-1 og 2-2, og foretakets organisering og kontrollfunksjon var ikke tilfredsstillende i henhold til de krav som følger av vpfl § 4-1.

Finanstilsynet vil også nevne at Finanstilsynet hadde merknader til Søsterselskapets kontrollfunksjon, og forutsetter at Foretaket sikrer en betryggende kontrollfunksjon i det fusjonerte selskapet.

3 FORETAKETS RUTINER OG INSTRUKSER

Det følger av vpfl § 4-1 at forvaltningsselskapet skal ha rutiner og instrukser for virksomheten. Finanstilsynet påpekte i den foreløpige rapporten at det manglet rutiner på helt sentrale områder, for eksempel rutiner for hvitvasking, compliance, risikostyring og tegning og innløsning av fondsandeler. Foretaket hadde heller ikke interne instrukser for taushetsplikt etter vpfl § 2-10, jf. vpfl § 4-1 tredje ledd.

Det var også Finanstilsynet inntrykk fra det stedlige tilsynet med Søsterselskapet at de rutiner og instrukser som ble forelagt inneholdt en rekke feil og mangler og Finanstilsynet stilte spørsmålstegn ved bevissthet om gjeldende rutiner.

Foretaket har i etterkant av Finanstilsynets foreløpige rapporter og i forbindelse med søknad om utvidet konsesjon utbedret og utarbeidet nye rutiner og instrukser. Finanstilsynet forutsetter at Foretaket tilstreber å ha oppdaterte og hensiktsmessige rutiner og høy bevissthet om etterlevelsen av disse.

4  EVALUERINGSSKJEMA FOR FORETAKETS IT-VIRKSOMHET

Foretaket har i evalueringsskjema for foretakets IT-virksomhet opplyst at det ikke gjennomføres test og øvelse av katastrofeplanen og om resultatet er dokumentert. Videre opplyste Foretaket at det ikke er etablert retningslinjer/metode for hvordan ny risiko kan identifiseres samt at det ikke er fastsatt kriterier for akseptabel risiko forbundet med bruk av IT-systemene.

Finanstilsynet ba i den foreløpige rapporten foretaket sikre at det etableres en rutine for regelmessig årlig testing av katastrofeplanen med dokumentasjon av resultatet da denne mangelen er brudd på IKT-forskriftens § 11. Tilsvarende gjaldt for Søsterselskapet.

I henhold til foretakets tilsvar skal foretaket etablere rutine for regelmessig årlig testing av katastrofeplan og etablere retningslinjer/metoder for hvordan ny risiko kan identifiseres. Søsterselskapet vedla, i sitt tilsvar, dokumentasjon på resultatet av testing gjennomført 11. mars 2010.

Finanstilsynet tar dette til etterretning og forutsetter at det fusjonerte foretaket hensyntar nye rutiner og koordinerer det overstående for den samlede virksomheten.

Kopi av dette brevet bes sendt ansvarlig revisor.

 

For Finanstilsynet

 

Eirik Bunæs
direktør for markedstilsyn   

Geir Holen
seksjonssjef