Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Accountor Trondheim AS

Saksbehandler: Steinar Hopland
Direkte tlf.: 22 93 97 63
Vår referanse: 11/4507
Arkivkode: 614.1
Dato: 25.10.2011 

 

1. INNLEDNING OG BAKGRUNN

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt med Accountor Trondheim AS den 12. mai 2011, til foreløpige merknader datert 12. september 2011, hvor tilsynsrapport datert 1. juli 2011 fulgte vedlagt. Selskapets kommentarer med vedlagt dokumentasjon er mottatt i brev datert 11. oktober 2011. Finanstilsynet er innforstått med av selskapet har endret navn fra Kvestor Trondheim AS. Tilsynet er et ledd i tilsynet med Accountor-gruppen (tidligere Kvestor-gruppen), der tre selskaper ble valgt ut for nærmere kontroll.

Det vises til finanstilsynslovens § 3 som blant annet fastslår at tilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte. Accountorgruppen har svært mange regnskapsføringsoppdrag og det er helt sentralt for å sikre kvaliteten på alle oppdrag et regnskapsførerselskap påtar seg, at retningslinjer og rutiner som er etablert er forsvarlige og at de etterleves. 

Det følger av § 3 i forskrift om risikostyring og internkontroll at det er styret i det enkelte selskap som skal påse at foretaket har hensiktsmessige systemer for risikostyring og internkontroll. Finanstilsynet har gjennomgått den dokumentasjonen som selskapet har utarbeidet vedrørende sine risikostyrings- og internkontrollrutiner og som ble behandlet i et styremøte i Accountor Trondheim AS den 30. desember 2010.  Finanstilsynet har funnet det hensiktsmessig å samle sine synspunkter fra denne gjennomgangen og tilsvarende gjennomgang i Accountor Bærum AS og Accountor Oslo AS og vil i første omgang ta synspunktene opp i et brev til Accountor AS.

Vedrørende dataløsninger og sikkerhet vises det til at Finanstilsynet i forbindelse med tilsynene i Accountorselskapene har hatt en egen gjennomgang med IT ansvarlig i Accountor AS. Her ble Accountorgruppens IT-systemer og rutiner i forhold til sikkerhet, back-up etc. gjennomgått. Siden Accountorgruppen har en felles IT-plattform og systemløsning vil resultatene fra ovennevnte gjennomgang bli rapportert til Accountor AS. Det forutsettes imidlertid at eventuelle svakheter som ble avdekket i IT-gjennomgangen, blir kommentert til samtlige selskap som inngår i Accountorgruppen.

2. FAKTISKE FORHOLD OG FINANSTILSYNETS VURDERING

2.1 Rapport etter tilsynet
I tidligere tilsendt tilsynsrapport datert 1. juli 2011 beskrives selskapets utøvelse av regnskapsføreroppdrag, og om det har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i henhold til regnskapsførerlov- og forskrift, herunder god regnskapsføringsskikk, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. Den rettslige standarden ”god regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.:   Tittel:
GRFS 0   Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1   Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til disse standardene.

2.2 Gjennomgang av regnskapsføringsvirksomheten

2.2.1 Intern kvalitetskontroll (tilsynsrapporten punkt 3.1.7 og 3.2)

2.2.1.1 Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller en annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.3.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet.

Accountor Trondheim AS har utarbeidet en rutine for intern kvalitetskontroll. Det er også utarbeidet et skjema som er tilsvarende det NARF bruker på sine kontroller og som skal benyttes til å dokumentere utført kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere. Finanstilsynets gjennomgang av enkeltoppdrag viste at skjemaet i all hovedsak blir benyttet som forutsatt. Det bemerkes imidlertid at det i hovedsak er foretatt kvalitetskontroll av arbeid utført i årsoppgjøret.

Finanstilsynet forutsetter at rutinen for intern kvalitetskontroll blir fulgt av alle oppdragsansvarlige og andre autoriserte som utfører slikt arbeid. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres fortløpende gjennom året og pr. 31.12, og må dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll må dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig. Det skal også fremgå for hvilken periode kvalitetskontrollen gjelder. Dato for utførelse og signatur fra den som har utført kontrollen skal fremgå.

2.2.1.2   I henhold til GRFS 1 pkt. 1.6.2 skal oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører minst en gang årlig kontrollere følgende for hver oppdragsgiver:

a) Oppdragsavtale er a jour
b) Fullmakter er skriftlig dokumentert
c) Oversikt (logg) over mottak og utsendelse av regnskapsmateriale og annen informasjon fra og til oppdragsgiver oppdateres fortløpende
d) Avstemminger utføres periodisk og dokumenteres tilfredsstillende
e) Fremdriftsoversikt som viser hva som er utført for oppdragsgiver holdes a jour
f) Oppdragsdokumentasjonen er a jour

Finanstilsynet kunne ikke se at slike gjennomganger var gjennomført.

3. FINANSTILSYNETS MERKNADER

Det stedlige tilsynet viste at det i Accountor Trondheim AS i det alt vesentligste synes å være iverksatt rutiner som sikrer at regnskapsføringen skjer på en forsvarlig måte og i samsvar med de krav som følger av regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk samt forskrift om risikostyring og internkontroll. Finanstilsynet viser imidlertid til tidligere tilsendt tilsynsrapport hvor det fremgår at det ble avdekket enkelte svakheter i etterlevelsen av rutinene.  

Det fremgår av selskapets tilsvar at de forhold som er påpekt i det foreløpige merknadsbrevet datert 12. september 2011 og i tilsynsrapporten er rettet opp eller vil bli rettet opp i nær fremtid. 

 

For Finanstilsynet

Kjersti Elvestad
seksjonssjef
        

Steinar Hopland
        seniorrådgiver