Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Accountor Oslo AS

Saksbehandler: Steinar Hopland
Direkte tlf.: 22 93 97 63
Vår referanse: 11/4486
Arkivkode: 614.1
Dato: 28.10.2011

1. INNLEDNING OG SAKENS BAKGRUNN

Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt med Accountor Oslo AS den 9. og 10. mai 2011, og til foreløpige merknader datert 13. september 2011, hvor tilsynsrapport datert 22. juli 2011 fulgte vedlagt. Selskapets kommentarer er mottatt i e-post datert 12. oktober 2011. Finanstilsynet er innforstått med at Accountor AS har endret navn fra Kvestor Oslo AS.

Tilsynet er et ledd i tilsynet med Accountorgruppen (tidligere Kvestor-gruppen), der tre selskaper er valgt ut for nærmere kontroll.

Det vises til finanstilsynslovens § 3 som blant annet fastslår at tilsynet skal se til at de institusjoner det fører tilsyn med virker på en hensiktsmessig og betryggende måte. Accountorgruppen har svært mange regnskapsføringsoppdrag og det er helt sentralt for å sikre kvaliteten på alle oppdrag et regnskapsførerselskap påtar seg, at retningslinjer og rutiner som er etablert er forsvarlige og at de etterleves. 

Det følger av § 3 i forskrift om risikostyring og internkontroll at det er styret i det enkelte selskap som skal påse at foretaket har hensiktsmessige systemet for risikostyring og internkontroll. Finanstilsynet har gjennomgått den dokumentasjonen som selskapet har utarbeidet vedrørende sine risikostyrings- og internkontrollrutiner og som ble behandlet i et styremøte i Accountor Oslo AS den 30. desember 2010.  Finanstilsynet har funnet det hensiktsmessig å samle sine synspunkter fra denne gjennomgangen og tilsvarende gjennomgang i Accountor Bærum AS og Accountor Trondheim AS og i første omgang ta synspunktene opp i et brev til Accountor AS.

Vedrørende dataløsninger og sikkerhet vises det til at Finanstilsynet i forbindelse med tilsynene i Accountorselskapene har hatt en egen gjennomgang med IT ansvarlig i Accountor AS. Her ble Accountorgruppens IT-systemer og rutiner i forhold til sikkerhet, back-up etc. gjennomgått. Siden Accountorgruppen har en felles IT-plattform og systemløsning vil resultatene fra ovennevnte gjennomgang kun bli rapportert til Accountor AS. Det forutsettes imidlertid at eventuelle svakheter som ble avdekket i IT-gjennomgangen, blir kommentert til samtlige selskap som inngår i Accountorgruppen.

2. FAKTISKE FORHOLD

2.1  Rapport etter tilsynet 
I tidligere tilsendt tilsynsrapport datert 22. juli 2011 beskrives selskapets utøvelse av regnskapsføreroppdrag, og om selskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og internkontroll i henhold til regnskapsførerlov- og forskrift, herunder god regnskapsføringsskikk, jf. Regnskapsførerloven § 2 andre ledd. Den rettslige standarden "god regnskapsføringsskikk" utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.   Tittel:
GRFS 0   Allment om regnskapsføreroppdrag
GRFS 1   Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.

2.2 Etterutdanning (tilsynsrapporten pkt. 1.12)
Kravet til etterutdanning for autoriserte regnskapsførere følger av regnskapsførerloven § 5, jf. regnskapsførerforskriften § 4-1. I henhold til disse bestemmelsene skal autorisert regnskapsfører til enhver tid kunne dokumentere tilstrekkelig etterutdanning for de tre foregående år. Dersom etterutdanningskravet ikke gjennomføres slik som bestemt, kan dette gi grunnlag for tilbakekall, jf. regnskapsførerloven § 7 tredje ledd.

Accountor Oslo AS hadde på tilsynstidspunktet 12 autoriserte regnskapsførere, hvorav 5 er oppdragsansvarlige.

Finanstilsynet gjennomgikk på stikkprøvebasis dokumentasjonen for etterutdanning for perioden 1. januar 2008 til 31.12.2010. De fem som ble kontrollert er de oppdragsansvarlige i selskapet. Kontrollen avdekket ingen mangler.

Finanstilsynet er informert om at selskapet ikke har noen rutine for å kontrollere om de autoriserte regnskapsførerne faktisk oppfyller kravet til etterutdanning. Det er opp til den enkelte autoriserte å sørge for dette.  Etter Finanstilsynets syn er dette et forhold som det er naturlig at selskapet tar stilling til som et ledd i den årlige risikovurderingen som skal gjennomføres i henhold til risikostyringsforskriften. 

2.3  Gjennomgang av regnskapsførervirksomheten

2.3.1  Intern kvalitetskontroll (tilsynsrapporten pkt. 3.1.8 og 3.2.1 - 3.2.8)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsførerskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller en annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.3.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet.

Accountor Oslo AS har utarbeid en rutine for intern kvalitetskontroll. Det er også utarbeidet et skjema som benyttes til å dokumentere utført kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere. Finanstilsynets gjennomgang av enkeltoppdrag viste at skjemaet i all hovedsak blir benyttet som forutsatt, men at kvaliteten på dokumentasjonen varierer noe.

Finanstilsynet forutsetter at rutinen for intern kvalitetskontroll blir fulgt av alle oppdragsansvarlige og andre autoriserte som utfører slik arbeid. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres fortløpende gjennom året og pr. 31.12, og må dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll må dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig. Det skal også fremgå for hvilken periode kvalitetskontrollen gjelder. Dato for utførelse og signatur fra den som har utført kontrollen må derfor fremgå.

2.3.2 Oppdragsavtaler (tilsynsrapporten pkt. 3.1.1 og 3.2.1- 3.2.8)
Det følger av regnskapsførerloven § 3 første ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3 at det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgiverne. Oppdragsavtalen skal angi hvilke regnskapsfunksjoner og andre oppdrag regnskapsførervirksomheten skal utføre for oppdragsgiver. I tillegg skal regnskapsførervirksomheten løpende påse at avtalen er dekkende.

Det ble under tilsynet opplyst at selskapet i januar 2011 hadde et prosjekt hvor alle oppdragsavtaler ble gjennomgått.  Etter denne gjennomgangen ble det sendt ut et brev til oppdragsgivere med mangelfull oppdragsavtale med beskjed om at avtalen måtte fornyes.

Finanstilsynet konstaterte under tilsynet at mange av oppdragsavtalene er fornyet, men at flere avtaler ikke var returnert fra oppdragsgiver i undertegnet stand.

Finanstilsynet forutsetter at selskapet følger opp at de manglene avtalene blir returnert i undertegnet stand, og at oppdragsavtalene jevnlig blir gjennomgått for å påse at avtalene er dekkende for oppdraget. 

2.3.3 Kontroll av kontantomsetning (tilsynsrapporten pkt. 3.1.7 og 3.2.7- 3.2.8)
Det følger av bokføringsforskriften § 5-3-3 andre ledd at bokføringspliktige med kontantsalg skal telle kassebeholdningen daglig og sammenholde denne med kontantsalget. Avstemmingen skal dokumenteres, differanser forklares og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen.

Det fremgår av GRFS 1 punkt 1.3.6.4 at for oppdragsgivere med kontantbeholdning skal regnskapsfører periodevis avstemme konto for kasse mot lovbestemt dokumentasjon av kontantomsetning (dagsoppgjør). Beholdninger i kassebøker avstemmes mot saldo for tilhørende kontoer etter hver periodes registrering. Finanstilsynet konstaterte at dokumentasjonen som er mottatt fra oppdragsgiverne ikke alltid tilfredsstiller kravene i bokføringsloven samt tilhørende forskrift til legitimasjon av kontantomsetning, og selskapet dermed heller ikke får ført regnskapet etter de krav som stilles. Finanstilsynets kontroll avdekket også manglende dokumentasjon for at det var foretatt en avstemming av innrapportert kassebeholdning mot bokført saldo i regnskapet.

Finanstilsynet legger til grunn at alle deler av ovennevnte regelverk blir etterlevd.

2.3.4 Hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 3.1.9, 3.2.1 - 3.2.8)
Det følger av hvitvaskingslovens § 4 annet ledd nr. 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/ 2009, som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått.

Selskapet har fastsatt rutiner og iverksatt tiltak for å følge opp og sikre etterlevelse av de fleste krav/forhold som fremgår av hvitvaskingsregelverket.

Det ble opplyst under tilsynet at det er foretatt identitetskontroll med et fåtall av oppdragsgiverne, men at det nå er fokus i selskapet på at slik kontroll skal gjennomføres og dokumenteres i henhold til regelverket.

Det ble videre opplyst at selskapet i all hovedsak kan fremskaffe raske og fullstendige svar til Økokrim eller tilsynsmyndigheter på nåværende eller tidligere kundeforhold. Unntaket er for firmaer og porteføljer som er oppkjøp de senere år og hvor kundedata ligger på gamle servere og som kan være lite tilgjengelig. Selskapet er oppmerksom på problemet og vil forsøke å overførere dataene fra de gamle serverne til selskapets hovedserver.

Finanstilsynet legger til grunn av selskapet etablerer rutiner som sikrer at alle deler av hvitvaskingsregelverket etterleves.

3.  FINANSTILSYNETS MERKNADER

Det stedlige tilsynet viste at det i Accountor Oslo AS i all hovedsak er iverksatt rutiner som sikrer at regnskapsføringen skjer på en forsvarlig måte og i samsvar med de krav som følger av regnskapsførerloven, herunder god regnskapsføringsskikk samt forskrift om risikostyring og internkontroll. Finanstilsynet konstaterer imidlertid enkelte mangler. Spesielt vises til mangelfull kontroll av kontantomsetning og manglende legitimasjonskontroll av nye oppdragsgivere. De konstaterte mangler fremgår av dette brev og av tidligere tilsendt tilsynsrapport.

Det fremgår av selskapets tilsvar at de forhold som er påpekt i det foreløpige merknadsbrevet datert 13. september 2011og i tilsynsrapporten er rettet opp eller vil bli rettet opp i nær fremtid.

 

For Finanstilsynet

Kjersti Elvestad
seksjonssjef
        

Steinar Hopland
seniorrådgiver