Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn

Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Direkte tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse: 08/13454
Arkivkode: 614.1
Dato: 21.01.2011

1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til rapport og foreløpige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 24. september 2010, som ble oversendt i brev datert 10. desember 2010, samt brev fra Dem datert 7. januar 2011. 

Bakgrunnen for tilsynet var Finanstilsynets utvalg av tilsynsenheter som ikke tidligere har hatt kontroll av en bransjeorganisasjon som utfører periodisk kvalitetskontroll av sine medlemmer. 

Formålet med tilsynet fra Finanstilsynet var å vurdere om autorisert regnskapsfører har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag ble også autorisert regnskapsførers arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning kontrollert.

Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn flere alvorlige mangler ved måten virksomheten ble drevet på. De har i brev datert 7. januar 2011 redegjort for at de påpekte mangler og svakheter langt på vei er rettet opp.   

2. Regnskapsførers egne forhold

2.1 Den økonomiske situasjonen (tilsynsrapporten pkt. 1.3)
I henhold til regnskapsførerloven § 4 første ledd nr. 3 skal en autorisert regnskapsfører være økonomisk vederheftig. Det samme kravet gjelder for autoriserte regnskapsførerselskaper, jf. regnskapsførerloven § 6 første ledd nr. 3.

Det fremgår av årsregnskapet for 2009 at selskapet har negativ egenkapital på kr 14 769,- og at foreløpig regnskap pr. 30. juni 2010 også viser underskudd. 

Ved gjennomgang av Deres selvangivelse for 2009 fremgikk at De også hadde en skattemessig negativ formue.

Finanstilsynet ba i det foreløpige merknadsbrevet om en redegjørelse for selskapets og Deres økonomiske situasjon, samt hvilke grep som er gjort i 2010 for å styrke selskapets egenkapitalsituasjon.

De har i Deres tilsvar redegjort for selskapets og Deres personlige økonomi. Finanstilsynet tar opplysningene til etterretning og anser situasjonen som tilfredsstillende. De bes imidlertid om å sende inn årsregnskapet for 2010 så snart det blir ferdigstilt. 

2.2 Fakturering av honorar (tilsynsrapporten pkt. 1.5)
Bokføringsforskriften § 5-2-4 angir at tjenester som leveres løpende skal faktureres senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftsterminen.

Under tilsynet ble det opplyst at selskapet ikke fakturerer månedlig og at det på tilsynstidspunktet ikke var fakturert for månedene juli – september. Videre ble det ved gjennomgang av årsregnskapet for 2009 avdekket at 57% av salgsinntektene for regnskapsåret sto oppført som kundefordringer i balansen.

Det anføres i tilsvaret at fakturering skjer i samme merverdiavgiftstermin. Videre anføres det at utestående fordringer pr. 31.12.2009 besto av flere eldre poster hvor det er inngått betalingsavtaler med de aktuelle oppdragsgiverne. Finanstilsynet tar opplysningene til etterretning.

2.3 Dokumentasjon av medgått tid (tilsynsrapporten pkt. 1.12)
Det følger av bokføringsforskriften § 8-4-1 at for bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal det for hver eier og hver ansatt dokumenteres medgåtte timer. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på det enkelte oppdrag. Bestemmelsene gjelder også der det er avtalt fast pris på oppdraget.

Det anføres i tilsvaret at de ansatte registrerer fakturerbar tid, samt at interntid registreres som ikke-fakturerbar tid. Vedlagt tilsvaret følger dokumentasjon på registreringen. Finanstilsynet legger til grunn at rutinen er i samsvar med lovkravene.

3. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten datert 27. oktober 2010 beskrives regnskapsførerselskapets utøvelse av regnskapsføringsoppdrag og om det har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsføringslovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.   Tittel:
GRFS 0              Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1              Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.

3.1 Oppdragsavtaler og fullmakter (tilsynsrapporten pkt. 3.1.1 og 3.1.6)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3 at det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgiverne. Videre skal oppdragsavtalen angi hvilke regnskapsfunksjoner regnskapsførervirksomheten skal utføre for oppdragsgiver. Regnskapsførervirksomheten skal videre løpende påse at avtalen er dekkende.

Det ble under tilsynet opplyst at regnskapsførerselskapet nå er i en prosess for å oppdatere oppdragsavtalene. Det ble fremlagt en liste som viste at 12 oppdragsgivere har oppdaterte avtaler, 10 oppdragsavtaler er oversendt, men ikke returnert fra oppdragsgiver. Videre er det for 18 oppdragsgivere inngått samarbeidsavtaler som ikke lenger er i samsvar med lovkravene. Det ble også opplyst at regnskapsførerselskapet ikke har hatt rutine for å oppdatere oppdragsavtalene årlig.

Ved gjennomgang av enkeltoppdrag ble det avdekket at en av de tre oppdragsavtalene ikke var datert.

Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.4 at det skal foreligge skriftlige fullmakter dersom regnskapsførervirksomheten skal ivareta oppdragsgivers fullmaktsavhengige interesser.

Under det stedlige tilsynet ble det avdekket at det ikke er innhentet fullmakter for levering av offentlige oppgaver via Altinn. 

De anfører i Deres tilsvar at regnskapsførerselskapet har tatt tak i dette og oppdatert oppdragsavtalene.

Finanstilsynet ser alvorlig på at regnskapsførerselskapet ikke hadde oppdaterte oppdragsavtaler på tilsynstidspunktet. Finanstilsynet legger til grunn at regnskapsførerselskapet gjennomgår alle sine oppdragsavtaler, samt fullmakter og innfører en rutine slik at disse gjennomgås og oppdateres årlig.

3.2 Kommunikasjon med oppdragsgiver (tilsynsrapporten pkt. 3.1.2)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.2.2 at dersom regnskapsførervirksomheten i oppdragsperioden kommer over svakheter eller feil ved oppdragsgivers interne rutiner, skal dette tas opp med oppdragsgiveren. Vesentlige brudd eller gjentakelser skal tas opp skriftlig. 

Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.4.1.3 at regnskapsrapporter i alminnelighet skal kommenteres. Det er spesielt viktig å kommentere vesentlige forutsetninger regnskapet bygger på og som det ikke kan forventes at oppdragsgiver selv er oppmerksom på. 

Det ble opplyst under tilsynet at svakheter eller mangler i oppdragsgivernes interne rutiner tas opp pr e-post eller i møte. Det ble videre opplyst at regnskapsfører ikke sender ut perioderapporter, men at oppdragsgiverne får disse på forespørsel.

Regnskapsførerselskapet må etablere rutine for skriftlig kommunikasjon med oppdragsgiver ved vesentlige feil eller mangler ved oppdragsgivers interne rutiner, samt utarbeidelse av perioderapporter med kommentarer. Finanstilsynet legger til grunn at det nå er etablert tilfredsstillende rutiner på området.

3.3 Avstemminger og oppdragsdokumentasjon (tilsynsrapporten pkt. 3.1.5, 3.1.7 og 3.2)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig informasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde.

Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.4 at ved hver periodiske regnskapsavslutning skal minimum følgende kontoer avstemmes:

a) kunde- og leverandørreskontro
b) bankkontoer
c) kasse
d) skyldig skattetrekk
e) oppgjørskonto merverdiavgift
f) skyldig arbeidsgiveravgift

Gjennomgangen av tre enkeltoppdrag under det stedlige tilsynet avdekket flere mangler i dokumentasjonen for avstemmingene.

Finanstilsynet ser svært alvorlig på at regnskapsførerselskapet ikke har innført rutine som tilfredsstiller kravene til dokumentasjon. Finanstilsynet forutsetter at regnskapsførerselskapets avstemmingsrutiner gjennomgås for å sikre at disse oppfyller alle lovkrav, herunder god regnskapsføringsskikk.

3.4 Opptelling og avstemming av kassabeholdning (tilsynsrapport pkt. 3.1.5, 3.2.1 og 3.2.2)
Det følger av bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd at bokføringspliktige med kontantsalg skal telle kassabeholdningen daglig og sammenholde denne med kontantsalget. Det skal videre fremkomme hvem som har foretatt opptellingen og differanser skal forklares. Avstemmingen skal dokumenteres.

Under tilsynet gikk Finanstilsynet gjennom tre enkeltoppdrag, hvorav to av oppdragsgiverne hadde kontantomsetning. For det ene oppdraget var kassebeholdningen i følge saldobalansen bokført med kr 140 038,-. Det forelå ingen avstemming av kassebeholdning og det ble heller ikke foretatt kontroll av om z-rapportene var løpende. For det andre oppdraget var kassen bokført med kr 83 990,- og heller ikke for denne oppdragsgiveren forelå det avstemming.

Finanstilsynet anser avstemming av kasse for å være helt sentralt, siden det henger nøye sammen med fullstendigheten av salgsinntektene. Finanstilsynet ser svært alvorlig på at kassebeholdningene ikke avstemmes, og forventer at De umiddelbart innfører rutiner for å sikre at lovpålagte avstemminger blir dokumentert.

3.5 Kvalitetskontroll (tilsynsrapporten pkt. 3.1.8)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet.

Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt 1.6.3. Videre følger det av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt 1.6.4 at kvalitetskontrollen skal kunne dokumenteres.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet.

Det forelå under tilsynet ingen skriftlig rutine hos regnskapsførerselskapet som viste hva De skulle gjennomgå i forbindelse med intern kvalitetskontroll. Den kvalitetskontroll De eventuelt utførte ble ikke dokumentert. De er den eneste autoriserte regnskapsføreren i regnskapsførerselskapet og oppdragsansvarlig for alle oppdragene som føres i selskapet.

Finanstilsynet ser alvorlig på at kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere ikke er blitt dokumentert.

De anfører i tilsvaret at De nå har innført rutine for kvalitetskontroll, blant annet ved at De har tatt i bruk en sjekkliste som dokumentasjon. Finanstilsynet legger til grunn at regnskapsførerselskapet nå har innført tilfredsstillende rutiner på området.

4. Finanstilsynets konklusjon

Finanstilsynet ser svært alvorlig på de manglene som er påvist under tilsynet. Finanstilsynet legger spesielt vekt på manglende oppdragsavtaler, manglende dokumentasjon av avstemminger, herunder at De førte regnskap for oppdragsgivere som ikke syntes å dokumentere kontantomsetningen i samsvar med bokføringsforskriftens bestemmelser, og fravær av kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere.

Finanstilsynet forutsetter at de tiltak regnskapsførerselskapet har redegjort for i sitt tilsvar, nå er implementert i selskapet.

For Finanstilsynet

 

Bernt Jan Aaland
spesialrådgiver
       

 Wenche Falch-Hennum
        seniorrådgiver