Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn

Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Direkte tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse: 10/8291
Arkivkode: 614.1
Dato: 19.01.2011

1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til rapport og foreløpige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 14. september 2010, som ble oversendt i brev datert 13. desember 2010, samt brev fra Dem datert 10. januar 2011. 

Bakgrunnen for tilsynet var at det etter stedlig tilsyn våren 2009 ble varslet oppfølgingstilsyn på grunn av sterk kritikk av regnskapsførervirksomheten på daværende tidspunkt.

Formålet med tilsynet fra Finanstilsynet var å vurdere om autorisert regnskapsfører har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag ble også autorisert regnskapsførers arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning kontrollert.

Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn mangler ved måten selskapet hadde innrettet sin virksomhet. De har i brev datert 10. januar 2011 bekreftet at de påpekte mangler og svakheter langt på vei er rettet opp.  

2. Regnskapsførers egne forhold

2.1 Etterutdanning (tilsynsrapporten pkt. 1.11)

Kravet til etterutdanning for autoriserte regnskapsførere følger av regnskapsførerloven § 5 jf. regnskapsførerforskriften § 4-1. I henhold til disse bestemmelsene skal autorisert regnskapsfører til enhver tid kunne dokumentere tilstrekkelig etterutdanning for de tre foregående år med fordeling innenfor fire fagområder.

Etter gjennomgang av Deres kursdokumentasjon fremgår det at De mangler ni timer innenfor finansregnskap og fem timer innenfor regnskapsførerregelverket og god regnskapsføringsskikk.

Finanstilsynet legger til grunn at De innen 31.12.2010 sørget for at De fullt ut oppfylte etterutdanningskravet, herunder at De har tilstrekkelig med timer innen de fagområdene som fremgår av regnskapsførerforskriften § 4-1.

3. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten datert 22. oktober 2010 beskrives regnskapsførerselskapets utøvelse av regnskapsføringsoppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerlovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.   Tittel:
GRFS 0              Allment om regnskapsføringsoppdrag
GRFS 1              Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.

3.1 Oppdragsavtaler (tilsynsrapporten pkt. 3.1.1)

Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3 at det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgiverne. Videre skal oppdragsavtalen angi hvilke regnskapsfunksjoner regnskapsførervirksomheten skal utføre for oppdragsgiver. Regnskapsførervirksomheten skal også løpende påse at avtalen er dekkende.

Det ble under tilsynet opplyst at regnskapsførerselskapet mangler oppdragsavtaler for 10 oppdragsgivere. Flere er sendt oppdragsgiverne, men er av ulike årsaker ikke kommet i retur. Noen oppdragsgivere er nye og det var på tilsynstidspunktet ikke inngått avtaler.

Finanstilsynet forutsetter at regnskapsførerselskapet har sørget for å innhente oppdragsavtalene som manglet og påsett at det foreligger dekkende avtaler med alle oppdragsgiverne.

3.2 Oppdragsdokumentasjon og avstemminger (tilsynsrapporten pkt. 3.1.5 og 3.2)

Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig informasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Nødvendige spesifikasjoner til avstemmingene skal oppbevares hos regnskapsførervirksomheten. Det følger videre av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriftens kapitler 6 og 8 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres og hva som anses for å være dokumentasjon for balansepostene. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde.

Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.4 at ved hver periodiske regnskapsavslutning skal minimum følgende kontoer avstemmes:

a) kunde- og leverandørreskontro
b) bankkontoer
c) kasse
d) skyldig skattetrekk
e) oppgjørskonto merverdiavgift
f) skyldig arbeidsgiveravgift

Gjennomgangen av to enkeltoppdrag under det stedlige tilsynet avdekket flere mangler i avstemmingsdokumentasjonen. 

Finanstilsynet ser svært alvorlig på at regnskapsførerselskapet fortsatt ikke har innført rutine som tilfredsstiller kravene til dokumentasjon. Finanstilsynet forventer at regnskapsfører vil gjennomgå regnskapsførerselskapets avstemmingsrutiner for å sikre at disse oppfyller alle lovkrav, herunder god regnskapsføringsskikk.

Det følger av bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd at bokføringspliktige med kontantsalg skal telle kassabeholdningen daglig og sammenholde denne med kontantsalget. Det skal videre fremkomme hvem som har foretatt opptellingen og differanser skal forklares. Avstemmingen skal dokumenteres.

Under tilsynet gikk Finanstilsynet gjennom to enkeltoppdrag, hvor begge oppdragsgiverne hadde kontantomsetning. For det ene oppdraget ble det opplyst at kassen ikke ble benyttet i praksis og det forelå ingen avstemming av kassebeholdningen. Det ble heller ikke foretatt kontroll av om z-rapportene var løpende. For det andre oppdraget forelå det heller ikke avstemming av kassebeholdningen eller signerte kasseoppgjør. Det var heller ikke for denne oppdragsgiveren foretatt kontroll av om z-rapportene hadde tett nummerserie.

Finanstilsynet anser avstemming av kasse for å være helt sentralt, siden det henger nøye sammen med fullstendigheten av salgsinntektene. Finanstilsynet ser alvorlig på at kassebeholdningene ikke avstemmes og forventer at De umiddelbart innfører rutiner for å sikre at lovpålagte avstemminger blir dokumentert.

Det anføres i tilsvaret at rutinene vil bli innskjerpet og svakheter rettet opp. Finanstilsynet legger det til grunn.

3.3 Kvalitetskontroll (tilsynsrapporten pkt. 3.1.7)

Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dette innebærer at arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere må kvalitetssikres av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører. Manglende intern kvalitetskontroll innebærer derfor overtredelse av regnskapsførerloven § 1, der det fremgår at man må være autorisert regnskapsfører for å kunne føre regnskap for andre i næring. Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt 1.6.4 at kvalitetskontroll må kunne dokumenteres. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.3.

En kvalitetskontroll av det arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi en tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres fortløpende gjennom året og dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll skal dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig.

Det foreligger ingen skriftlig rutine hos regnskapsførerselskapet som viser hva som skal gjennomgås i forbindelse med intern kvalitetskontroll. Den kvalitetskontroll som eventuelt utføres blir ikke dokumentert. Det er to autoriserte regnskapsførere i regnskapsførerselskapet og disse er oppdragsansvarlig for alle oppdragene som føres i selskapet. Det ble opplyst under tilsynet at selskapet har vært gjennom en prosess hvor rutiner og nye arbeidsverktøy er blitt innført. Kvalitetskontroll er av tidsmessige årsaker ikke blitt prioritert før høsten 2010.

Finanstilsynet ser svært alvorlig på at kvalitetskontroll av uautoriserte medarbeidere fortsatt ikke er utført og dokumentert, og forutsetter at det nå er utarbeidet en skriftlig rutine for kvalitetskontroll som gir tilstrekkelig sikkerhet for at alt arbeid som utføres av regnskapsførerselskapet blir gjennomført og dokumentert på en tilfredsstillende måte.

 I forbindelse med at kvalitetskontroll var planlagt innført fra høsten 2010, ba Finanstilsynet om at det ble innsendt dokumentasjon på rutinen og gjennomførte kontroller i 2010.

De anfører i tilsvaret at egen rutine for kvalitetskontroll er utarbeidet. Som vedlegg til tilsvaret er det innsendt rutinebeskrivelse for gjennomføring av kvalitetskontrollen, samt dokumentasjon på gjennomført kvalitetskontroll. Finanstilsynet legger til grunn at selskapet har innført tilfredsstillende rutiner på området.

3.4 Rutiner for oppfølging av oppdragene (tilsynsrapporten pkt. 3.1.3)

Regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.1 angir at det for hver oppdragsgiver skal registreres med dato alle gjennomførte, vesentlige ledd i arbeidet, herunder avstemminger, produksjon av oppgaver og rapporter, samt kvalitetskontroll.

Det ble opplyst under tilsynet at regnskapsførerselskapet benytter skjema for loggføring av vesentlige ledd i arbeidet for hver oppdragsgiver. Ved kontroll av disse, ble det avdekket at de ikke konsekvent benyttes og at det kan synes som om avstemminger kun utføres et par ganger gjennom året. Videre blir det ikke loggført når bilag tilbakeleveres til oppdragsgiver eller oversendes revisor.

De anfører i tilsvaret at nødvendige rutiner er implementert. Finanstilsynet legger til grunn at regnskapsførerselskapet sørger for å loggføre vesentlige handlinger i regnskapsprosessen for alle oppdragsgiverne, samt at en enhetlig rutine for loggføringen er innført.

3.5 Implementering av forskrift om risikostyring og internkontroll (tilsynsrapporten pkt. 3.1.10)

I henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september 2008, gjeldende fra 1. januar 2009, skal regnskapsførerselskaper utarbeide en plan for hvordan kravene i forskriften skal gjennomføres og dokumenteres. Det følger videre av forskriftens § 6 at foretaket løpende skal vurdere hvilke risikoer som er knyttet til virksomheten. Foretakets valgte revisor skal avgi en årlig bekreftelse til styret, jf. forskriften § 10.

Det ble opplyst under tilsynet at det ikke var utarbeidet verken plan eller dokumentasjon i samsvar med de krav som følger av forskriftens bestemmelser.

I Deres tilsvar anføres det at selskapet har innført rutiner i samsvar med forskrift om risikostyring og internkontroll. Dokumentasjon for gjennomgang av virksomhetens risikoer, samt revisors bekreftelse er vedlagt tilsvaret. Finanstilsynet tar opplysningene til etterretning.

4. Finanstilsynets konklusjon

Finanstilsynet ser alvorlig på at det fortsatt ikke var innført tilfredsstillende rutiner verken for å dokumentere eller oppbevare de avstemminger som utføres, samt at rutiner for kvalitetskontroll ikke var implementert på tilsynstidspunktet.

Finanstilsynet forutsetter at de tiltak regnskapsførerselskapet har redegjort for, nå er i funksjon.

 

For Finanstilsynet

Kjersti Elvestad
seksjonssjef
        

Wenche Falch-Hennum
        seniorrådgiver