Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn

Saksbehandler: Wenche Falch-Hennum
Direkte tlf.: 22 93 97 12
Vår referanse: 10/8292
Arkivkode: 614.1
Dato: 19.01.2011 

1. Sakens bakgrunn

Finanstilsynet viser til rapport og foreløpige merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 15. september 2010, som ble oversendt i brev datert 1. desember 2010, samt brev fra Dem datert 31. desember 2010. 

Bakgrunnen for tilsynet var i utgangspunktet en innrapportering fra Skatteetaten, samt Finanstilsynets utvalg av autoriserte regnskapsførere som ikke er medlem av en bransjeorganisasjon som utfører kvalitetskontroller hos sine medlemmer. Innrapporteringen ble gjennomgått under tilsynet. Det ble opplyst at det aktuelle selskapet ikke hadde vært en av Deres oppdragsgivere, men et selskap De bisto med opplæring i regnskapssystemet Mamut. Finanstilsynet har derfor ingen bemerkninger til innrapporteringen.

Formålet med tilsynet fra Finanstilsynet var å vurdere om autorisert regnskapsfører har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerloven, forskriften og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag ble også autorisert regnskapsførers arbeid i forhold til regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning kontrollert.

Finanstilsynet fant under sitt stedlige tilsyn flere mangler ved virksomhetens drift. De har i brev datert 31. desember 2010 bekreftet at de påpekte mangler langt på vei er rettet opp.

2. Regnskapsførers egne forhold

2.1 Autorisasjon av selskapet (tilsynsrapporten pkt. 1.2)
Det fremgår av regnskapsførerloven § 1 første ledd at alle som i næring påtar seg å føre regnskap for andre skal være autorisert.

Selskapet ble registrert i Enhetsregisteret den 23. september 2009. Selskapet ble først autorisert som regnskapsførerselskap den 29. september 2010. Dette innebærer at selskapet har drevet ulovlig regnskapsførervirksomhet i et drøyt år.

Finanstilsynet forventer at autoriserte regnskapsførere kjenner til lovverket de er underlagt.

2.2 Bruk av yrkestittelen (tilsynsrapporten pkt. 1.8)
Det fremgår av regnskapsførerloven § 1 tredje ledd at alle autoriserte regnskapsførere skal benytte yrkesbetegnelsen ”autorisert regnskapsfører”. Autoriserte regnskapsførerselskap skal benytte betegnelsen ”autoriserte regnskapsførerselskap” i tilknytning til navnet.

Finanstilsynet legger til grunn at det nå benyttes korrekt betegnelse på brevark, fakturaer og e-post.

2.3 Forsikringer (tilsynsrapporten pkt. 1.9)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf GRFS 0 pkt. 0.2.10 at regnskapsførervirksomheten til enhver tid skal vurdere sine forsikringsbehov. Sentralt i vurderingen står behovet for å sikre at regnskapsførervirksomheten ikke direkte eller indirekte påfører oppdragsgiver økonomisk skade.

Det ble opplyst under tilsynet at virksomheten ikke hadde tegnet forsikringer. Det fremkom videre at De er meddelt prokura i oppdragsgiverens selskap, samt oppbevarer lagringspliktig regnskapsmateriale for oppdragsgiver. Finanstilsynet anbefaler at De gjennomgår forsikringsbehovet, spesielt fordi De er gitt fullmakt til å opptre på oppdragsgivers vegne.

De anfører i Deres tilsvar at det er inngått avtale om formuesskadeforsikring.

2.4 Dokumentasjon av medgått tid (tilsynsrapporten pkt. 1.11)
Det følger av bokføringsforskriften § 8-4-1 at for bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal det for hver eier og hver ansatt dokumenteres medgåtte timer. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på det enkelte oppdrag. Bestemmelsene gjelder også der det er avtalt fast pris på oppdraget.

På tilsynstidspunktet ble ikke medgått tid registrert. De har i etterkant av tilsynet opplyst om at selskapet nå har innført rutine for registrering av tid. Finanstilsynet legger til grunn at kravet til timeregistrering nå blir overholdt.

3. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag

I tilsynsrapporten datert 24. oktober 2010 beskrives virksomhetens utøvelse av regnskapsføreroppdrag og om foretaket har etablert organisasjon, rutineopplegg og den interne kontroll i forhold til regnskapsførerlovgivningen, jf. regnskapsførerloven § 2 andre ledd. ”God regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF i samarbeid med Økonomiforbundet. Følgende standarder gjelder:

Standardnr.   Tittel:
GRFS 0              Allment om regnskapsføreroppdrag
GRFS 1              Bokføring og årsoppgjør

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til standardene fra NARF og Økonomiforbundet.

3.1 Oppdragsavtaler (tilsynsrapporten pkt. 3.1.1)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 0 pkt. 0.3 at det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgiverne. Videre skal oppdragsavtalen angi hvilke regnskapsfunksjoner regnskapsførervirksomheten skal utføre for oppdragsgiver, og regnskapsførervirksomheten skal løpende påse at avtalen er dekkende.

Det ble under tilsynet avdekket at det kun forelå en oppdragsavtale med de tre juridiske enhetene som De er oppdragsansvarlig for. Det er ikke angitt i avtalen hvilke regnskapsfunksjoner som skal utføres utover begrepet ”tjenester innen økonomi, administrasjon og salg”. Det er heller ikke noen angivelse for når funksjonene skal utføres.

Det anføres i tilsvaret at nye oppdragsavtaler er inngått. Dokumentasjon på oppdaterte oppdragsavtaler er lagt ved tilsvaret. Finanstilsynet tar det til etterretning.

3.2 Kommunikasjon med oppdragsgiver (tilsynsrapporten pkt. 3.1.2)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.2.2 at dersom regnskapsførervirksomheten i oppdragsperioden kommer over svakheter eller feil ved oppdragsgivers interne rutiner, skal dette tas opp med oppdragsgiveren. Vesentlige brudd eller gjentakelser skal tas opp skriftlig.

Det ble opplyst under tilsynet at det ikke er faste rutiner for kommunikasjon med oppdragsgiverne, men at svakheter eller mangler tas opp pr e-post eller i møte.

Regnskapsførervirksomheten må etablere rutine for skriftlig kommunikasjon med oppdragsgiver ved vesentlige feil eller mangler ved oppdragsgivers interne rutiner.  

De anfører i tilsvaret at det eksisterer rutine for kommunikasjon med oppdragsgiveren ved at partene er i løpende dialog. Videre er det anført at rutine for skriftlig kommunikasjon ved feil eller mangler i oppdragsgivers rutiner er innskjerpet. Finanstilsynet tar opplysningene til etterretning.

3.3 Avstemminger og oppdragsdokumentasjon (tilsynsrapporten pkt. 3.1.5, 3.1.7 og 3.2.1)
Det følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.5 og 1.3.3 at samtlige kontoer i balansen, samt nødvendige resultatkontoer, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides. Det skal foreligge tilstrekkelig informasjon til at avstemmingen lar seg etterprøve. Det følger av bokføringsloven § 11 første ledd at ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 gir ytterligere detaljer om hva som skal dokumenteres. Finanstilsynet viser også til regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.5.3.2 som angir hva oppdragsdokumentasjonen skal inneholde.

Det følger videre av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.3.4 at ved hver periodiske regnskapsavslutning skal minimum følgende kontoer avstemmes:

a) kunde- og leverandørreskontro
b) bankkontoer
c) kasse
d) skyldig skattetrekk
e) oppgjørskonto merverdiavgift
f) skyldig arbeidsgiveravgift

Gjennomgangen av enkeltoppdraget under det stedlige tilsynet avdekket mangler i dokumentasjon for avstemmingene. Finanstilsynet har imidlertid fått ettersendt dokumentasjon for de avstemmingene som manglet.

Det anføres i tilsvaret at dokumentasjonen på tilsynstidspunktet var utlevert til oppdragsgivers revisor. Det er vedlagt revisjonsberetning som ikke inneholder forbehold om manglende dokumentasjon av årsregnskapet. Det anføres videre at rutiner rundt dokumentasjon av balansen er innskjerpet slik at disse oppfyller alle lovkrav, herunder god regnskapsføringsskikk. Finanstilsynet legger opplysningene til grunn.

Finanstilsynet vil imidlertid påpeke at dokumentasjon av balansen i utgangspunktet til enhver tid skal være tilgjengelig for oppdragsansvarlig og ved et eventuelt tilsyn.

 

3.4 Gjennomføring av hvitvaskingsregelverket (tilsynsrapporten pkt. 3.1.9)
Det følger av hvitvaskingslovens § 4 andre ledd nr 2 at hvitvaskingsregelverket gjelder for autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap. Det vises også til Finanstilsynets rundskriv 8/2009, som er sendt til alle regnskapsførere, hvor regnskapsførers plikter blir gjennomgått. 

Autoriserte regnskapsførere og autoriserte regnskapsførerselskap har etter hvitvaskingsloven og hvitvaskingsforskriften:

• Plikt til å foreta identitetskontroll
• Plikt til å foreta nærmere undersøkelser ved mistanke om en transaksjon har tilknytning til utbytte fra en straffbar handling eller terrorfinansiering
• Rapporteringsplikt til Økokrim
• Plikt til å etablere interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, herunder opplæringstiltak
• Plikt til å foreta en risikobasert kundekontroll
• Plikt til å gjennomføre løpende oppfølging

I Deres tilsvar anføres det at virksomheten har rutiner rundt hvitvaskingslovgivningen. Som vedlegg til tilsvaret er det innsendt dokumentasjon for virksomhetens internkontroll. Som en del av internkontrollen er rutine rundt hvitvaskingslovgivningen beskrevet. Finanstilsynet tar opplysningene til etterretning.

3.5 Implementering av forskrift om risikostyring og internkontroll
(tilsynsrapporten pkt. 3.1.11)
I henhold til forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september 2008, gjeldende fra 1. januar 2009, skal regnskapsførerselskaper utarbeide en plan for hvordan kravene i forskriften skal gjennomføres og dokumenteres. Det følger videre av forskriftens § 6 at foretaket løpende skal vurdere hvilke risikoer som er knyttet til virksomheten.

I Deres tilsvar anføres det at virksomheten har rutiner rundt forskrift om risikostyring og internkontroll. Dokumentasjon for gjennomgang av virksomhetens risikoer er vedlagt tilsvaret. Finanstilsynet tar opplysningene til etterretning.

4.   Finanstilsynets konklusjon
Finanstilsynet finner, på grunnlag av de forhold som er tatt opp ovenfor, å rette kritikk mot noen av virksomhetens områder. Finanstilsynet legger spesielt vekt på at selskapet De driver Deres virksomhet i, ikke ble autorisert før etter det stedlige tilsynet. Videre legges det vekt på manglende dokumentasjon av avstemminger og oppdragsdokumentasjon, herunder at oppdragsavtalen som var inngått ikke i tilstrekkelig grad gjenspeilte de arbeidsoppgaver De faktisk utførte for oppdragsgiveren.

Finanstilsynet forutsetter at de tiltak det er redegjort for, nå er i funksjon. 

For Finanstilsynet

Kjersti Elvestad 
seksjonssjef       

Wenche Falch-Hennum
         seniorrådgiver