Merknader - Endelig rapport Fender Marine AS

Styret i Fender Marine AS
Østre Muralmenning 1 B
5012 BERGEN

18.11.2010

 

SAKSBEHANDLER:
Cathrine Novsett Borgen 
VÅR REFERANSE:
10/1255
DIR.TLF:
22 93 98 89

 

Merknader - endelig rapport

Til grunn for merknadene ligger Finanstilsynets foreløpig rapport av 3. september 2010 fra stedlig tilsyn i Fender Marine AS (Fender) 2. juni 2010 og foretakets tilsvar av 30. september 2010 med kommentarer til rapporten. 

Finanstilsynet stiler foreløpige rapporter til styret, og forventer at svaret signeres av styrets leder. Når det gjelder Fender har daglig leder besvart rapporten, likevel slik at protokoll fra styremøte hvor den foreløpige rapporten er behandlet, er vedlagt. Når det gjelder kravet til dokumentasjon av agentenes (de ansattes) vandel og ordnet økonomi, er daglig leders kommentar ikke identisk med styrets. Finanstilsynet forholder seg nedenfor til styrets protokoll.

Finanstilsynet har følgende merknader etter tilsynet:

1. Strategi og overordnede retningslinjer
Foretakets strategi ble endret i november 2009. Styrebehandling av den nye strategien er viktig i et risikostyringsperspektiv. Finanstilsynet tar til etterretning at strategien ble vedtatt i styremøtet 20. september 2010, samt at administrasjonen ”når det gjelder internkontroll og risikostyring (og) vil innarbeide dette tettere i selskapets strategi og budsjettplanleggings prosesser”.

2. Dokumentasjon av egnethet hos egne ansatte forsikringsagenter
Forsikringsagentene skal til enhver tid være egnet. I dette ligger det krav til faglige kvalifikasjoner, hederlig vandel og ordnet økonomi. Finanstilsynet tar til etterretning styrets bekreftelse på at faglige kvalifikasjoner alltid dokumenteres før en agent (den ansatte) kan utføre forsikringsformidling.

Finanstilsynet merker seg styrets bekreftelse på at foretaket vil innhente politiattest og attest fra konkursregisteret for samtlige agenter. Slik dokumentasjon skal foreligge før vedkommende kan utføre forsikringsagentvirksomhet, jf lov om forsikringsformidling (fml.) av 10. juni 2005 nr 41 § 7-2 første ledd jf. § 7-10 siste punktum. Finanstilsynet finner det kritikkverdig at slik dokumentasjon ikke er hentet inn ved ansettelse, og forutsetter at dette vil bli gjort framover. 

 

3. Underagenter
3.1 Generelt
Fenders forsikringsprodukter selges/legges til rette for salg via flere samarbeidsparter. Finanstilsynet understreker at hvorvidt en samarbeidspart er å anse som en underagent beror på hvorvidt samarbeidsparten utfører det som i forsikringsformidlingsloven § 1-2 nr 1 jf. nr 4 er definert som forsikringsagentvirksomhet. Samarbeidsparten kan således drive forsikringsagentvirksomhet uten å ha fullmakt til å binde Fender/forsikringsgiver. 

Finanstilsynet vil på generelt grunnlag påpeke at uavhengig av om forsikringsformidlingslovens regler kommer til anvendelse for speditørene, Frende eller KNBF, gjelder alminnelige krav til utkontraktert virksomhet. Det vises i denne sammenheng blant annet til forskrift av 22. september 2008 nr 1080 om risikostyring og internkontroll (risikostyringsforskriften) § 5. 

3.2 Norske Sjø

Når det gjelder Fenders samarbeidsavtale med Kongelig Norsk Båtforbund (KNBF) legger Finanstilsynet til grunn at KNBF kun mottar provisjon for å stille medlemsregisteret tilgjengelig, for bistand i båttekniske spørsmål i forbindelse med justering av forsikringsvilkår og tarifferingsspørsmål. Videre legger Finanstilsynet til grunn styrets bekreftelse på at forbundet ”legger ikke frem og foreslår heller ikke” forsikringsavtaler for medlemmene. Finanstilsynet legger derfor til grunn at KNBF kun utøver ren kontaktformidling mellom kunde og Fender, og at det eneste KNBF aktivt foretar seg i forbindelse med forsikringsavtalen det enkelte medlem inngår, er å kontrollere at vedkommende er medlem av KNBF.

Videre legger Finanstilsynet til grunn styrets bekreftelse på at hjemmesiden til Norske Sjø i sin helhet er driftet, administrert og betalt av Fender Marine.

På denne bakgrunn er Finanstilsynet enig i styrets vurdering om at KNBF ikke driver forsikringsagentvirksomhet slik det er definert i fml. § 1-2 nr 1 jf. nr 4, og dermed ikke er å anse som en underagent.

3.3 Frende Skadeforsikring AS

Finanstilsynet tar til etterretning at Frende Skadeforsikring AS (Frende) driver forsikringsformidling etter avtale med Fender, men slik at Frende er omfattet av unntaksbestemmelsen i fml. § 1-1 andre ledd nr 1.

3.4 Speditører

Finanstilsynet tar til etterretning styrets bekreftelse på at alle vilkårene i forsikringsformidlingsloven § 1-1 tredje ledd nr 1-6 er oppfylt når det gjelder forsikringene som formidles av speditører Fender samarbeider med, og at forsikringsformidlingslovens regler dermed ikke kommer til anvendelse. 

4. Klientmidler
Finanstilsynet påpekte i foreløpig rapport at rutinen benevnt ”Klientmidler” er uklar når det gjelder hvem som er ansvarlig for den månedlige kontrollen av avstemmingen av klientkontiene (havarisjef, daglig leder eller begge), og anbefalte på denne bakgrunn en presisering. Finanstilsynet tar til etterretning styrets bekreftelse på at revisor ikke har hatt noen bemerkninger til den nye rutinen, og forutsetter at det i rutinen klart fremgår hvem som har ansvaret for å foreta nevnte kontroll.

5.  Informasjonsplikt

Det følger av forskrift av 9. desember 2005 nr 1421 om forsikringsformidling § 3-1, 1. ledd nr. 4 a) at forsikringsformidleren ved inngåelse, endring eller fornyelse av forsikringsavtalen skal gi kunden informasjon om provisjon og/eller annen godtgjørelse som forsikringsformidlingsforetaket mottar fra forsikringsgiveren i tilknytning til inngåelsen av forsikringsavtalen. Det kan ikke dispenseres fra bestemmelsen. Opplysningsplikten vedrørende provisjoner gjelder dessuten uavhengig av om forsikringsselskapet/risikotaker er etablert i Norge eller i utlandet, eller om kunder selv kan tegne direkte hos den aktuelle forsikringsgiver. Det er for øvrig opp til forsikringsagentforetaket eventuelt å synliggjøre overfor kunden hvilke oppgaver som inngår i provisjonsberegningen. Finanstilsynet forutsetter at foretaket innretter seg i tråd med forannevnte.

Finanstilsynet tar til etterretning styrets opplysning om at Fender ikke krever provisjon eller annet vederlag fra kunden, og at opplysningsplikten i forsikringsformidlingsforskriften § 3-1 første ledd nr 4 b) ikke er relevant.

6. Risikostyring og gjennomføring av internkontroll

I foreløpig rapport ba Finanstilsynet, under henvisning til styreprotokoll av 14. juni 2010, om å motta kopi av prinsippene for internkontroll og risikostyring som ble besluttet fastsatt, samt styrets kommentar til hvilke kontrollrutiner som skulle utarbeides.

Foretaket har i tilsvaret pkt. 5 opplyst at selskapets prinsipper for risikostyring og internkontroll er at alle virksomhetsområdene løpende vurderes, og en gang årlig løftes opp på styrenivå, sammen med selskapets budsjett og forretningsstrategi for det kommende år. 

Styrets prinsipper for risikostyring og internkontroll skal være overordnede føringer for hvordan foretakets risiko skal styres og hvordan internkontrollen skal gjennomføres. Prinsippene for risikostyring og internkontroll bør kortfattet angi hvordan foretaket skal vektlegge forhold av betydning for å sikre forsvarlig drift, som rollefordelingen mellom styret, administrasjonen og andre kontrollerende funksjoner, organisatoriske forhold, systemmessige forhold, samt hvordan myndighet eventuelt skal delegeres, jf Finanstilsynets rundskriv 3/2009 Veiledning til forskrift om risikostyring og internkontroll. Finanstilsynet ber foretaket revidere prinsippene for foretakets internkontroll i tråd med de retningslinjer som er gitt i rundskrivet.

Av referat fra styremøte 14. juni 2010 fremgår det at det skal utarbeides kontrollrutiner og at disse skulle presenteres på neste styremøte. Finanstilsynet ba derfor i foreløpig rapport om styrets kommentar til hvilke kontrollrutiner som skal utarbeides. Styret har i kommentarene til foreløpig rapport besvart dette ved å vise til selskapets internkontrollhåndbok. Finanstilsynet legger til grunn at styret til enhver tid vurderer hvorvidt foretaket har tilstrekkelige og adekvate kontrollrutiner som er med på å sikre styrets mulighet til å påse at risikostyringen og internkontrollen er gjennomført og overvåket.

Finanstilsynet har merket seg at styret har pålagt administrasjonen å følge opp risikostyringsforskriften § 6, dvs å utarbeide en risikoanalyse (”samlet vurdering av risiki og internkontroller”) for foretaket. Finanstilsynet forutsetter at styret følger opp dette arbeidet.

 

***

 

 

Kopi av dette brevet bes sendt til ekstern revisor. Vi ber videre om kopi av protokollen fra styremøte der disse merknadene behandles.

 

Vennlig hilsen
Ellen Jakobsen
spesialrådgiver

        Cathrine Novsett Borgen
        seniorrådgiver