Merknader - endelig rapport etter stedlig tilsyn Handelsbanken
Brev
Publisert: 8. november 2010
Sist endret: 9. mai 2017
Postboks 1342 Vika
0122 OSLO
Saksbehandler: Leif Roar Johansen
Dir. tlf.: 22 93 98 10
Vår referanse: 10/4255
Arkivkode: 454.1
Dato: 26.10.2010
1 INNLEDNING
Finanstilsynet gjennomførte stedlig tilsyn hos Handelsbanken Capital Markets Norge (heretter omtalt som HCN) 25. mai 2010 i foretakets lokaler i Rådhusgata 27 i Oslo. Under det stedlige tilsynet ble det ført samtaler med både lokal og global ledelse. Den lokale ledelsen var representert ved leder for Corporate Finance og koordinator for Capital Markets i Norge, Ståle Bjørnstad, filialsjef Dag Tjernsmo, risk/complianceansvarlig Randi Tenold og compliancemedarbeider Lars Morten Glimme. Fra den globale ledelsen stilte complianceansvarlig Linda Hedwall, risikokontrollansvarlig Björn Rosenkvist og ansvarlig for renter/valuta John Sætre. Sætre ble under møtet avløst av lokal leder for området Petter Fjellheim. Fra Finanstilsynet deltok tilsynsrådgiver Roy Halvorsen, spesialrådgiver Marte Voie Opland, seniorrådgiver Elise Ødegård, seniorrådgiver Helene Monrad Bale og tilsynsrådgiver Leif Roar Johansen.
Handelsbanken NUF (heretter omtalt som Filialen) er en filial av svenske Handelsbanken AB, og har tillatelse til å drive kredittvirksomhet og til å yte investeringstjenester i Norge. Filialen yter investeringstjenester som nevnt i verdipapirhandellovens (vphl) § 2-1 (1)
nr. 1. mottak og formidling av ordre,
nr. 2. utførelse av ordre på vegne av kunde,
nr. 3 omsetning av finansielle instrumenter for egen regning,
nr. 5 investeringsrådgivning, nr. 6. plassering av offentlig tilbud,
samt tilknyttede tjenester etter vphl § 2-1 (2) nr. 2 kredittgivning, nr. 3. rådgivning med hensyn til kapitalstruktur mv., nr. 5 utarbeidelse av investeringsanbefalinger.
Det stedlige tilsynet er begrenset til de investeringstjenester som ytes av HCN. Filialens øvrige virksomhet (inklusiv kredittvirksomheten) omtales heretter som Bankfilialen. Det er Bankfilialens underkontorer som innehar kundeansvaret for HCNs kunder. Underkontorene yter investeringsrådgivning i spareprodukter til kundene. HCN gir investeringsråd i forbindelse med anbefaling av enkeltpapirer og som i hovedsak er basert på allerede utarbeidede investeringsanalyser.
Finanstilsynet sendte foreløpig rapport til Filialen 6. august 2010. Filialen har avgitt sine kommentarer til den foreløpige rapporten i brev av 27. september 2010.
Finanstilsynet har følgende merknader etter det stedlige tilsynet:
2 STYRING OG KONTROLL I FILIAL AV UTENLANDSK FORETAK
2.1 Tilsyn av filial av utenlandsk foretak
Verdipapirhandelloven har begrenset anvendelsesområde for foretak med hovedsete i annen EØS-stat som yter investeringstjenester i Norge gjennom filial, jf. vphl § 9-26 (1) og (2).
Filialens etterlevelse av regler for styring og kontroll er underlagt tilsyn av Finansinspektionen i Sverige. Finanstilsynet har imidlertid knyttet noen merknader til HCNs styring og kontroll der dette anses sentralt for å sikre etterlevelse av god forretningsskikk, adferdsregler og informasjonshåndtering. Finanstilsynet gjør imidlertid oppmerksom på at ansvaret for konklusjon og eventuell reaksjon på dette området ligger hos Finansinspektionen.
Finanstilsynet har rutinemessig orientert Finansinspektionen om det stedlige tilsynet hos HCN, og Finansinspektionen vil motta kopi av Finanstilsynets rapporter.
2.2 Organisering og kontrollfunksjon for å sikre god forretningsskikk
Det følger av vphl § 10-11, jf. vphl § 9-26 (1) annet ledd, at filial av utenlandsk verdipapirforetak skal utøve sin virksomhet i samsvar med god forretningsskikk. Filialen skal herunder påse at kundenes interesser og markedets integritet ivaretas på best mulig måte, og ellers oppfylle de krav som følger av denne paragrafen og av forskrifter gitt i medhold av denne paragrafen. Dette innebærer at filialen skal være hensiktsmessig organisert og ha en tilfredsstillende kontrollfunksjon for å sikre at filialens virksomhet utøves i samsvar med god forretningsskikk.
Videre er det Finanstilsynets vurdering at det er viktig at kontrollfunksjonen har hensiktsmessige planer for fremtidig kontrollarbeid og tilsvarende en systematisk oversikt over og dokumentasjon på gjennomførte kontroller. Videre at funksjonen har en hensiktsmessig rapportering som er egnet til å gi et overordnet bilde over situasjonen på det området kontrollfunksjonen har ansvaret for. Dette er også viktig for å skape notoritet internt og eksternt overfor tilsynsmyndigheter over hvilket arbeid som faktisk er utført av kontrollfunksjonen.
Handelsbanken har en matriseorganisasjon der forretningsområdene er førende for rapporteringslinjene. Dette innebærer at lederne for de enkelte forretningsområdene innenfor HCN har direkte rapporteringslinjer til den som leder forretningsområdet globalt. Tilsvarende gjelder for Compliance og Risk. Ståle Bjørnstad har en koordineringsrolle for HCN, uten at det fremgår av organisasjonskartene at lederne for de øvrige forretningsområdene har noen formell rapporteringslinje til Bjørnstad. Det foreligger derimot en sekundær rapporteringslinje fra lederne for forretningsområdene til filialleder Dag Tjernsmo. Tjernsmo er registrert hos Finanstilsynet som daglig leder for Filialen og er dermed ansvarlig for alle investeringstjenester som Handelsbanken yter, både fra HCN og Bankfilialen.
Det er Handelsbankens ansvar å ha kontroll med at alle dets forretningsområder yter investeringstjenester i tråd med god forretningskikk. Finanstilsynet inntrykk etter det stedlige tilsynet var at det i liten grad var fast formalisert løpende rapportering fra forretningsområdene eller fra kontrollmiljøet i HCN til Tjernsmo som Filialens leder eller til Bjørnstad som koordinator for HCN. Filialen opplyser i sitt tilsvar at begge mottar daglig rapportering fra risikostyringsfunksjonen og at filiallederen holdes oppdatert om hendelser som krever oppfølging. Filialen har i etterkant besluttet å innføre løpende parallellrapportering via ny complianceansvarlig i Filialen.
HCN har to personer dedikert til Compliance og syv personer dedikert til risikostyring. Basert på Internrevisjonens anmerkninger til internkontrollen i sin rapport av 23. desember 2009, compliancerapporter og tilhørende e-postkommunikasjon hadde Finanstilsynet det inntrykk at det var noe begrenset med ressurser på Compliance i HCN. Filialen opplyser at det gjennomføres omfattende kontrollhandlinger både i compliance-, risk- og andre avdelinger og har redegjort for sitt syn at Filialen har et velfungerende kontrollmiljø tilpasset virksomheten. Videre opplyses det at det er gjennomført endringer i organiseringen og ansatt ny leder for risk-funksjonen i HCN, samt at det er ansatt en complianceansvarlig på filialnivå.
Av det materiale som ble fremlagt overfor Finanstilsynet foreligger det kun halvårlige compliance-rapporter. Filialen opplyser at Handelsbankens sentrale complianceenhet nå har besluttet at det skal rapporteres kvartalsvis fremover. Videre var det Finanstilsynet inntrykk at kontrollfunksjonens årsplan hadde et begrenset omfang av kontroller. Filialen har i sitt tilsvar vedlagt en mer detaljert kontrollplan. Filialen opplyser at kontrollhandlinger og utredninger dokumenteres løpende og arkiveres systematisk men det forelå ikke en overordnet sjekkliste på gjennomførte kontrollaktiviteter. Filialen opplyser i sitt tilsvar at de i etterkant av det stedlige tilsynet har etablert en samlet oversikt.
3 ORDREDOKUMENTASJON OG INFORMASJONSHÅNDTERING
3.1 Gjennomgang av meglersamtaler og oppdrag
Finanstilsynet har gjennomgått en rekke lydfiler med kommunikasjon mellom et utvalg av HCNs meglere og kunder. Gjennomgangen av meglersamtaler har ikke avdekket utilbørlig informasjonshåndtering eller mangelfull ordredokumentasjon.
Finanstilsynet har videre gjennomgått dokumentasjon knyttet til et gjennomført emisjonsoppdrag i januar 2010. Den innhentede dokumentasjonen omfatter oppdragsbeskrivelse, investoroversikt, innsideliste og lydopptak. I denne forbindelse har Finanstilsynet kommentarer knyttet til lydopptaksplikten og tilbørlig informasjonshåndtering i punkt 3.2 og 3.3 nedenfor.
3.2 Manglende lydopptak
Det følger av verdipapirforskriften (vpf) § 10-31 (1) at verdipapirforetak skal etablere betryggende rutiner for lydopptak av samtlige ordre og indikasjoner på ordre om kjøp, salg eller tegning av finansielle instrumenter som er mottatt per telefon. Finanstilsynet vurderer det slik at betryggende rutiner for lydopptak utgjør et viktig dokumentasjonsgrunnlag i forhold til bestemmelsen om god forretningskikk, jf. vphl § 10-11, jf. vphl § 9-26 (1) annet ledd, og i forhold til atferdsbestemmelsene, jf. vphl kap. 3, jf. vphl § 9-26 (1) nr. 1.
HCN opplyste under tilsynet at den ikke hadde hatt tekniske problemer i forbindelse med lagring på lydloggsystemet, og at det blir gjennomført kvartalsvis testing av systemene i henhold til HCNs ”Rutine for lydloggsystem – adm, drift og vedlikehold”.
I forbindelse med Finanstilsynets gjennomgang av det nevnte emisjonsoppdraget ble det etterspurt lydopptak av samtlige telefonsamtaler der Filialen satte kunder i innsideposisjon. Filialen har opplyst at totalt to kunder ble satt i innsideposisjon på telefon i denne forbindelse. Det ble opplyst at samtalen med en av de to kundene ble foretatt fra et eget rom med tapet telefon, men det har ikke vært mulig å fremskaffe lydopptak av samtalen. Samtaledata fremkommer på søk i HCNs lydloggsystem, men selve lydsporet viser seg å være tomt. Filialen har i brev av 11. juni 2010 opplyst til Finanstilsynet at dette skyldes et teknisk problem i den aktuelle perioden.
Finanstilsynet ba i den foreløpige rapporten om en redegjørelse for omfanget av det ovennevnte tekniske problemet og en nærmere beskrivelse av HCNs kontrollrutiner i forhold til å fange opp feil ved lydloggsystemet.
Filialen opplyser i sitt svar at det kun er en telefon med lydopptak som i en periode på tre måneder har vært gjenstand for feil. Feilen skal ikke ha medført at det mangler lydopptak av øvrige samtaler som skal tapes etter vpf § 10-31. Det tekniske problemet har ikke blitt fanget opp av Filialens rutinemessige kontroller. Filialen har videre opplyst hvilke rutinemessige kontroller som gjøres av lydloggsystemet.
Finanstilsynet tar Filialens redegjørelse til etterretning.
3.3 Informasjonshåndtering
Det følger av vphl § 3-4 at den som har innsideinformasjon plikter å utvise tilbørlig aktsomhet i sin behandling av slik informasjon, og at juridiske personer som regelmessig er i besittelse av innsideinformasjon skal ha rutiner for sikker behandling av denne.
Finanstilsynet påpekte i den foreløpige rapporten at HCNs instruks- og rutineverk for Corporatevirksomheten ikke gir en nærmere beskrivelse av håndtering av spesielle oppdrag i aksjemegleravdelingen, herunder fremgangsmåte for å sette potensielle investorer i innsideposisjon.
Instruksen skal være tydelig og gi en konkret beskrivelse av fremgangsmåten ved videreformidling av innsideinformasjon, herunder at foretaket må ha kundens uttrykkelige samtykke før man videreformidler innsideinformasjon og sørge for at personer som gis tilgang til innsideinformasjon er kjent med de plikter og ansvar dette innebærer, jf vphl §§ 10-1 (1) og 3-5. HCN har i etterkant av den foreløpige rapporten tatt inn slik beskrivelse i instruksen. Finanstilsynet tar dette til etterretning.
Plikten til å føre liste over personer som gis tilgang til innsideinformasjon følger av vphl § 3-5. Hele eller deler av listen føres mest praktisk av profesjonelle rådgivere og tilretteleggere som opptrer på oppdrag for utstederforetakene.
I forbindelse med Finanstilsynets gjennomgang av tidligere nevnte emisjonsoppdrag har Filialen opplyst at kunde [NN] ble kontaktet av HCN i forkant av offentliggjøring av emisjonen, og ble satt i en innsideposisjon. Denne kunden er ikke oppført på prosjektets innsideliste, og innsidelisten er dermed ikke komplett.
Filialen har på forespørsel opplyst at ”all den tid [NN] var blitt gjort til innsider på telefon med lydopptak var det nok dessverre ikke tilstrekkelig fokus i forhold til oppføring i innsidelisten”. (Som behandlet i rapportens punkt 3.2 har det imidlertid fremkommet at det ikke eksisterer lydopptak av denne samtalen.) HCN har videre opplyst at viktigheten av listeføring blir løpende presisert gjennom compliance sin deltakelse i corporateavdelingens avdelingsmøter og møter relatert til det enkelte prosjekt.
Finanstilsynet har ikke grunnlag for å vurdere om dette ene funnet gjenspeiler generelt lavt fokus på listeføring i organisasjonen, eller om det her dreier seg om en enkeltstående svikt. Fullstendige innsidelister er viktig av kontrollhensyn, og Finanstilsynet forutsetter at HCN har fokus på føring av komplette innsidelister, samt at Compliance følger opp med regelmessige stikkprøvekontroller på dette området. Filialen opplyser i sitt tilsvar at arbeidet på dette området vil bli innskjerpet og at strikkprøvekontrollene vil bli intensivert. Finanstilsynet tar dette til etterretning.
4 RAPPORTERING AV MISTENKELIGE TRANSAKSJONER
Verdipapirforetak plikter å rapportere til Finanstilsynet dersom det foreligger rimelig grunn til mistanke om innsidehandel eller markedsmanipulasjon i tilknytning til transaksjoner foretaket gjennomfører eller tilrettelegger, jf. vphl § 3-11, jf vphl § 9-26 (1) nr. 1.
Finanstilsynet stilte under det stedlige tematilsynet og i den foreløpige rapporten spørsmål ved at det ikke kan se å ha mottatt noen slike rapporteringer fra HCN. Det kan være en indikasjon på lav bevissthet i organisasjonen om de plikter som følger av vphl § 3-11. HCN opplyste under tilsynet at det praktiseres strenge krav til opprettelse av kundeforhold og at dette reduserer risikoen for mistenkelige transaksjoner. Videre kommenterer Filialen i tilsvaret at HCN har høy bevissthet omkring dette og at det gjennomføres stikkprøvebasert kontroll. Handelsbanken har videre besluttet å investere i et markedsovervåkingssystem med intensjon om å implementere dette også i Norge.
Finanstilsynet tar dette til etterretning men vil presisere at terskelen for slik rapportering skal være lav og repeterer følgende:
Rapporteringsplikten gjelder ved mistanke ”i tilknytning til” transaksjoner som verdipapirforetaket og dets ansatte ”tilrettelegger eller gjennomfører”. Rapporteringsplikten vil kunne utløses både i tilknytning til gjennomførte transaksjoner og ved forberedende handlinger i tilknytning til en forestående transaksjon. Rapporteringsplikten gjelder således også for transaksjoner som ikke blir gjennomført.
Rapporteringsplikten oppstår for verdipapirforetaket og virksomhetens ansatte når det foreligger ”rimelig grunn til mistanke om innsidehandel eller markedsmanipulasjon”. Finanstilsynet legger til grunn at vilkåret om ”rimelig grunn” ikke skal forstås strengt. Det kan ikke oppstilles noe krav om sannsynlighetsovervekt for at plikten skal utløses. Spørsmålet om det foreligger ”rimelig grunn til mistanke” må avgjøres konkret. Det kan være flere faktorer som samlet eller hver for seg kan utløse en slik mistanke. Rapporteringspliktige foretak kan ikke nøye seg med å rapportere transaksjoner som fremstår som mistenkelige på transaksjonstidspunktet. Også transaksjoner som fremstår som mistenkelig i lys av etterfølgende hendelser/opplysninger (for eksempel offentliggjøring av kurssensitive opplysninger) skal rapporteres. Dette innebærer imidlertid ikke at verdipapirforetaket plikter å gå tilbake og gjennomgå alle transaksjoner som er foretatt i forkant av en slik hendelse eller utvikling.
Dersom det foreligger rimelig grunn til mistanke skal dette straks rapporteres til Finanstilsynet. Meldingen skal dermed gis uoppfordret og umiddelbart. Dette gjelder selv om ikke all dokumentasjon som skal oversendes til Finanstilsynet foreligger på dette tidspunktet. Slik dokumentasjon skal da ettersendes. Nærmere krav til innholdet av meldingen fremgår av vpf § 3-4.
Personer som gir meldingen skal ikke informere ”noen andre om at meldingen er eller vil bli inngitt”. Det er særlig viktig å bevare taushet overfor den personen som transaksjonen foretas på vegne av, dennes representanter eller andre berørte parter. Personen som gir meldingen kan selvfølgelig informere sin overordnende eller en complianceansvarlig i Filialen vedkommende er tilknyttet. For Finanstilsynet vil identiteten til den rapporteringspliktige være undergitt taushetsplikt.
Rapporteringer av mistenkelige transaksjoner er et viktig bidrag i Finanstilsynets arbeid med å overvåke atferden på verdipapirmarkedet. Verdipapirforetakene sitter tett på markedet og vil således raskt kunne identifisere mulige brudd på forbudet mot innsidehandel og markedsmanipulasjon. Oppfølgning av verdipapirforetaks etterlevelse av rapporteringsplikten i vphl § 3-11 er derfor et fokusområde for Finanstilsynet.
5 MARKEDSFØRING AV ETN-PRODUKTER
Det følger av vpf § 10-9 (1) at markedsinformasjon ikke skal fremheve potensielle fordeler med en investeringstjeneste eller et finansielt instrument uten også å gi balansert informasjon om relevant risiko, samt at markedsinformasjon skal være tilpasset kunnskapsnivået til den relevante kundekrets og utformes slik at viktige erklæringer, advarsler mv. fremgår på en klar og tydelig måte.
Finanstilsynet har observert at HCN har omfattende markedsføring av ETN-produktene, blant annet på hegnar.no og i Kapital. I den godt synlige annonsen på hegnar.no er teksten følgende: ”Er du Bull, Bear eller Chicken? Nå også med 3 ganger daglig gearing på OBX indeksen!”. Følger man linken fra annonsen finner man mer informasjon om produktet på Filialens hjemmesider. Under overskriften ”Når du har bestemt deg for å oppnå minst dobbel avkastning” blir produktets fordeler og avkastningsmuligheter beskrevet. Det er på denne siden ingen informasjon om produktets risiko. På hjemmesiden kan potensielle kunder laste ned plasseringsforslag og en brosjyre i pdf-format, hvor det riktignok foreligger noe informasjon om risiko.
Finanstilsynets vurdering er at HCNs markedsføring av ETN-produktene ikke gir tilstrekkelig balansert informasjon om relevant risiko. Hjemmesiden fremhever produktets avkastningsmuligheter uten at risiko er nevnt. Kundene må dermed klikke seg frem til underliggende dokumenter for finne beskrivelse av risiko og denne risikobeskrivelsen ligger i tillegg langt bak i dokumentet.
Filialen anfører i sitt tilsvar at annonsen ikke er grunnlag for en investeringsbeslutning men at dokumentasjon finnes i produktmateriellet. HCN vil imidlertid ved fremtidig publisering av markedsføringsmateriell tilstrebe en mer balansert informasjon om relevant risiko og videre at risikobeskrivelsen blir plassert slik at den blir bedre synlig for mottakter.
Finanstilsynet tar til etterretning at Filialen i fremtiden vil gi informasjon om risiko på en klarere og tydeligere måte enn det som er gjort i markedsføringen av disse produktene, for dermed å tilfredsstille kravene i vpf § 10-9 (1), jf. vphl § 10-11 (2), jf. vphl § 9-26 (1) annet ledd.
For Finanstilsynet
Eirik Bunæs
direktør for markedstilsyn
Geir Holen
seksjonssjef
kopi: Finansinspektionen