Finanstilsynets merknader etter stedlig regnskapsførertilsyn Hov Regnskap AS

Saksbehandler: Steinar Hopland
Dir. tlf.: 22 93 97 63
Vår referanse 14/2519
Dato: 09.09.2014

                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
1. Bakgrunn
Finanstilsynet viser til stedlig regnskapsførertilsyn avholdt den 21. mars 2014 og til foreløpige merknader datert 4. juli 2014, hvor tilsynsrapport datert 30. juni 2014 var vedlagt. Tilsvaret fra selskapet er mottatt i e-post datert 9. september 2014.

Bakgrunnen for tilsynet var at Finanstilsynet i januar 2014 mottok en innrapportering fra Skatteetaten etter et bokettersyn som er avholdt med en av regnskapsførerselskapets oppdragsgivere. Innrapporteringen er nærmere beskrevet i punkt 1.3 i tilsynsrapporten og i punkt 2.1 i dette brev.

I tillegg til å gjennomgå innrapporteringen fra Skatteetaten, var formålet med tilsynet å vurdere om De og selskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlov, forskrift og god regnskapsføringsskikk. Ved kontroll av utvalgte enkeltoppdrag ble det også kontrollert om arbeidet var utført i samsvar med de krav som stilles i regnskapslov, bokføringslov og annen relevant lovgivning.

2. Utøvelse av regnskapsføreroppdrag
I tilsynsrapporten beskrives nærmere de forhold som ble avdekket under tilsynet.
Regnskapsføringsoppdragene skal gjennomføres i henhold til regnskapsførerloven, herunder kravet til god regnskapsføringsskikk, jf. § 2 andre ledd. Den rettslige standarden ”god regnskapsføringsskikk” utfylles av standarder utarbeidet av NARF, DnR og Økonomiforbundet. Følgende bransjefastsatte standarder gjelder:

Finanstilsynet refererer i det etterfølgende til disse standardene.

2.1 Kvalitetskontroll av medarbeider som ikke er autorisert (tilsynsrapporten pkt. 1,3, 1,15, 2,1,8 og 2,2)
Autorisasjonsordningen for regnskapsførere ble innført for å øke og sikre kvaliteten på regnskapene og rapportene som blir levert til oppdragsgiverne og andre brukere av regnskapet, herunder offentlige myndigheter. Regnskapspliktige som setter bort sitt regnskap til autoriserte regnskapsførere skal kunne ha tillit til at oppdraget blir utført i samsvar med god regnskapsføringsskikk og at regnskap og rapporter har god fagmessig kvalitet. Dersom arbeid som utføres av ikke autoriserte medarbeidere ikke blir kvalitetssikret av oppdragsansvarlig eller annen autorisert regnskapsfører vil forholdet måtte anses som en overtredelse av regnskapsførerloven § 1, som fastslår at det bare er autoriserte regnskapsførere som kan føre regnskap for andre i næring.

Kvalitetskontrollen av arbeidet som uautoriserte medarbeidere utfører, skal gi tilstrekkelig sikkerhet for at arbeidet utføres på en forsvarlig måte. Omfanget av kontrollen vil kunne variere, men det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsregnskapet, jf. GRFS 1 punkt 1.6.3. Kvalitetskontrollen skal gjennomføres fortløpende gjennom året og dokumenteres. Avvik og feil som avdekkes ved kvalitetskontroll skal dokumenteres og påses korrigert så snart som mulig. Manglende kvalitetskontroll er et brudd på regnskapsførerloven § 2 andre ledd. Dokumentasjonskravet følger av regnskapsførerloven § 2 andre ledd, jf. GRFS 1 pkt. 1.6.4.

Innrapporteringen fra Skatteetaten viser at den kvalitetskontrollen som ble gjennomført på det angjeldende oppdraget ikke har vært tilfredsstillende. Finanstilsynet viser i den forbindelse til det kontrollansvaret en oppdragsansvarlig er pålagt å gjennomføre for å sikre at regnskapsføringen blir gjort på en forsvarlig måte, og konstaterer at det kvalitetssikringsarbeidet som har vært utført for denne oppdragsgiveren ikke har vært gjort i samsvar med de krav som stilles.

Finanstilsynet ble under tilsynet informert om at den oppdragsansvarlig på dette oppdraget har sagt opp sin stilling i Hov Regnskap AS. Det vises til tilsynsrapporten hvor det nærmere fremgår hva som er årsaken til at den interne kvalitetskontrollen på dette oppdraget ikke har blitt utført på en forsvarlig måte. 

Det er til vanlig ikke andre enn den oppdragsansvarlige som gjennomfører kvalitetskontroll av egne oppdrag. Finanstilsynet er innforstått med at dette gjør at det kan være vanskelig å avdekke slike svakheter i regnskapsføringen som de som fremgår av innrapporteringen fra Skatteetaten. De er imidlertid som daglig leder ansvarlig for at selskapet har etablert tilfredsstillende interne kvalitetskontrollrutiner. Dette innebærer også at det må foretas en løpende vurdering av om de oppdragsansvarlige i selskapet har tilstrekkelig kunnskap og arbeidskapasitet til å være oppdragsansvarlige, eller om det må iverksettes tiltak som innebærer at også andre personer i selskapet enn den oppdragsansvarlige må etterkontrollere det arbeidet som er utført. Finanstilsynet kunne ikke se av Deres redegjørelse i forkant av tilsynet hvilke konkrete tiltak som er eller vil bli satt i verk for unngå slike saker i fremtiden.

I selskapets tilsvar datert 9. september 2014 blir det imidlertid beskrevet hvilke tiltak som er og vil bli gjennomført for å unngå slike saker i fremtiden. Følgende tiltak og kommentarer fremgår:

"Vedrørende endring i rutine for kontroll av oppdragsansvarlig regnskapsfører"
Følgende er gjennomført og vil bli gjennomført utover høsten 2014. Vi har omorganisert virksomheten ved kontoret i Larvik, slik at den er delt i 2 avdelinger, med hver sin autoriserte leder, og inndelt kunder og medarbeidere i teamstruktur under avdelingsleder.

Vi arbeider også med en inndeling som gjør at man har en oppdragskontrollør på oppdragene (oftest "oppover i hierarkiet") som da skal ta kontroll og stikkprøver av kundeansvarlig / oppdragsansvarlig sin oppfølging av oppdraget. Dette gjelder både gjennomføringen av oppdraget etter den inngåtte oppdragsavtalen, samt vurdering av organisering og gjennomføring av oppdraget; regnskap og skattefaglig, slik at nye øyne kanskje ser noe som er oversett.

Dette for å unngå slike kjedelige situasjoner som det som har skjedd. Forventer også at dette blir en god intern læring av å kontrollere hverandre. Dette vil styrke det faglige miljøet, og bedrer vår kvalitet. Vår bonus vil også være at vi i større grad vil arbeide likt, noe som vi alltid tilstreber.

Som en oppsummering så vil vi tilstrebe at være rutiner gjør at det er flere autoriserte som er innom på et oppdrag for å ta stikkprøver og kontroller, slik at tilfeldig svikt hos en enkelt i størst mulig grad skal bli avdekket så tidlig så mulig."

3. Finanstilsynets konklusjon
Det stedlige tilsynet viste at de formelle forhold rundt driften av regnskapsførerselskapet i hovedsak er oppfylt, herunder at det forelå rutiner for hvordan regnskapsføringen for oppdragsgiverne skal gjennomføres på de fleste områder. Gjennomgangen avdekket imidlertid at det fortsatt er enkelte mangler i virksomheten.

I selskapets tilsvar (inntatt under pkt 2.1 i dette brev) er det beskrevet hvilke tiltak som er eller vil bli gjennomført for i enda sterkere grad ha fokus på at den interne kvalitetskontrollen blir utført på en tilfredsstillende måte, og at nødvendige tiltak som sikrer dette blir iverksatt.  Finanstilsynet tar til etterretning den informasjon som er gitt i tilsvaret og legger til grunn at kontrollen av autoriserte regnskapsførere blir gjennomført, dokumentert og oppbevart på en tilfredsstillende måte.

For Finanstilsynet

Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver

Steinar Hopland
 seniorrådgiver