Regnskapsassistanse AS, 20. april 2012
Saksbehandler: Jo-Kolbjørn Hamborg
Dir. tlf.: 22 93 99 06
Vår referanse: 11/11201
Arkivkode: 614.1
Dato: 20.04.2012
1. Innledning
Det vises til stedlig tilsyn 28. november 2011, Finanstilsynets foreløpige merknader og rapport etter tilsynet som er oversendt i brev datert 29. februar 2012, og regnskapsførerselskapets brev datert 20. mars 2012 med kommentarer til rapport og foreløpige merknader.
Det stedlige tilsynet er avholdt som ledd i generell kvalitetskontroll med autoriserte regnskapsførere og regnskapsførerselskap. Tilsynets formål var å vurdere om autorisert regnskapsfører og regnskapsførerselskapet har etablert organisasjon, rutineopplegg og intern kontroll i samsvar med regnskapsførerlov og -forskrift samt god regnskapsføringsskikk. Ved gjennomgang av utvalgte enkeltoppdrag er også autorisert regnskapsførers yrkesutøvelse i forhold til krav etter regnskapslov, bokføringslov og annen relevant lovgivning kontrollert.
2. Finanstilsynets vurderinger
Ved tilsynet er dokumenterte rutiner og retningslinjer for regnskapsføringen for andre gjennomgått. Oppdragsdokumentasjon for tre regnskapsføringsoppdrag ble videre vurdert, for kontroll med utøvelsen av oppdrag og etterlevelsen av de rutiner og retningslinjer som er fastsatt. Det er valgt ut ett oppdrag for hver av de autoriserte regnskapsførerne i selskapet.
Etter Finanstilsynets oppfatning har det stedlige tilsynet avdekket enkelte mangler og svakheter, og spesielt bemerkes:
- Dokumentasjon av retningslinjer og rutiner for gjennomføringen av regnskapsføringsoppdrag. Gjennomføring av regnskapsføreroppdrag fulgte i stor grad fastsatte rutiner og et standardisert opplegg, men disse var i liten grad nedfelt skriftlig. Virksomheten har et omfang som etter Finanstilsynets vurdering tilsier at det må vurderes om rutiner og retningslinjer i større utstrekning skal dokumenteres/formaliseres. Autorisert regnskapsfører og regnskapsførerselskap skal kunne begrunne hvorfor opplegget for gjennomføring av oppdragene er forsvarlig.
- Intern kvalitetskontroll. Dokumentasjonen for intern kvalitetskontroll må forbedres. Det er ikke tilstrekkelig at den dokumenteres på en måte som gjør at denne er etterprøvbar bare en gang i året, selv om intern kvalitetskontroll utføres løpende gjennom året. Utformingen og omfanget av den interne kvalitetskontrollen vil kunne varieres ut fra kompleksiteten i det enkelte oppdrag og medarbeiders kompetanse og erfaring. Det er likevel ikke tilstrekkelig at kvalitetskontroll utføres bare ved årsavslutningen av regnskapene.
- Hvitvaskingsregelverket. Det må dokumenteres at det har vært avholdt orienteringsmøte med de ansatte slik at de er kjent med hvilke plikter man har på området, hvilke kontroll- og kommunikasjonsrutiner som gjelder i virksomheten om slike forhold, samt at de er orientert om typer av transaksjoner som kan falle inn under undersøkelses- og rapporteringsplikten.
- Oppdragsvurdering. Det bør minst en gang i året dokumenteres vurdering av om oppdraget kan fortsettes, eller om det foreligger plikt til å si fra seg oppdraget. Denne dokumenterte vurderingen bør også dekke plikten til løpende å vurdere om oppdragsavtalen dekker oppdragets innhold og løpende kundekontroll etter hvitvaskingsloven.
- Fullmakt skal foreligge for alle leveringer mv. for oppdragsgiverne. I tillegg til at fullmakt for å sende inn selvangivelser og andre oppgaver er registrert i AltInn, skal regnskapsfører oppbevare egen fullmakt for slik levering.
- Oppdragsdokumentasjonen bør forbedres på en del områder. Dette gjelder særlig avstemminger av en del poster i årsavslutningen, men også oppfølgning av kassaavslutninger og -oppgjør.
Regnskapsførerselskapet har i brev datert 20. mars 2012 kommentert forholdene samt redegjort for tiltak som er og som vil bli iverksatt, for å ta hensyn til de mangler og svakheter som er tatt opp.
3. Finanstilsynets oppsummering
Tilsynet har avdekket enkelte mangler og svakheter. Det stedlige tilsynet har likevel underbygd at regnskapsførervirksomheten på vesentlige områder blir utført i samsvar med regnskapsførerlovens krav, herunder god regnskapsføringsskikk.
Finanstilsynet finner derfor ikke grunn til å iverksette særlige tiltak, og viser i denne sammenheng også til brev fra regnskapsførerselskapet datert 20. mars 2012. Det redegjøres der for tiltak som allerede er eller som vil bli satt i verk i løpet av kort tid, for å ta hensyn til alle påpekninger i dette brev og den underliggende rapport etter tilsynet.
For Finanstilsynet
Bernt Jan Aaland
tilsynsrådgiver
Jo-Kolbjørn Hamborg
spesialrådgiver
