Exact - Obos Eiendomsmeglere AS
Boddvar Kaale 
Postboks 6666 St Olavs Plass
0129 OSLO

09.06.2010

Merknader - endelig rapport etter stedlig tilsyn

1. Generelt

Finanstilsynet viser til stedlig tilsyn avholdt i Exact – OBOS Eiendomsmeglere AS avd. Kalbakken den 15. februar 2010, foreløpig rapport a 13. april 2010 samt tilsvar av 6. mai 2010.

EXACT-OBOS Eiendomsmeglere AS fikk tillatelse til å drive eiendomsmegling 3. desember 1996. Martin Mæland er styreleder, og Jon Haugen er daglig leder i foretaket. Ingrid Johanne Berdal er fagansvarlig i foretaket, og Tone Andersen er fagansvarlig i foretakets filial på Kalbakken. Foretaket har i tilsvaret bebudet endringer i foretakets styre. Finanstilsynet vil ta stilling til dette når nødvendig dokumentasjon for nye styremedlemmer mottas, jf lov om eiendomsmegling nr 73 2007 § 2-9 fjerde ledd.  

2. Inspeksjonen

2.1 Innledning

En av meglers mest sentrale plikter er å sørge for sikker utveksling av partenes ytelser, jf lov om eiendomsmegling nr 73 2007 § 1-1, herunder å foreta sikkert oppgjør. Avdelingen forestår ikke oppgjør. Disse foretas av eksternt foretak. Under inspeksjonen ble det likevel gjennomført kontroll med hovedfokus på klientmiddelbehandling, både hva gjelder foretakets rutiner og kontroll i denne sammenheng, samt klientmiddelbehandling i enkeltsaker. De forhold Finanstilsynet har funnet grunn til å påpeke som klart kritikkverdig fremkommer i punkt 2.2 nedenfor.

2.2 Klientmiddelbehandling – avstemminger

Det følger av forskrift om eiendomsmegling § 3-12 (3) at det hver måned skal foretas en avstem­ming av klientkontoen(e). Det skal foretas avstemming mellom innestående på klientkonto i følge bank og innestående på klientkonto i følge regnskap. Videre skal det foretas avstemming mellom klientansvar i følge regnskap og innestående på klient­konto i følge regnskap. I tillegg skal det settes opp lister som viser ansvaret i enkeltsaker. Avstemmingene skal dokumenteres og oppbevares som regnskaps­materiale. Det vises til Finanstilsynets Rundskriv 34/2001, nå erstattet av Rundskriv 6/2010. 

Det ble opplyst for Finanstilsynet at oppgjørsforetaket foresto alle avstemminger for foretaket, men at fagansvarlig i avdeling kontrollerte bankavstemmingene månedlig. Det ble under inspeksjonen funnet at underlagsmaterialet til bankavstemmingene manglet, slik at fagansvarlig i avdeling etter Finanstilsynets vurdering ikke kan ha ført tilstrekkelig kontroll med bankavstemmingen.

Videre ble det avdekket at fagansvarlig for foretaket ikke kontrollerte den avstemming av klientansvar som etter det opplyste ble gjennomført av annet foretak i konsernet.

Foretaket har i tilsvaret opplyst å ha endret rutiner i tilknytning til kontroll med klientmiddelbehandlingen. Finanstilsynet tar dette til etterretning.

2.3 Øvrige forhold:

Under dette punkt bemerkes følgende:

·          Etter eiendomsmeglingsforskriften § 3-13 skal foretaket sende kjøper og selger oppgjørsoppstillinger. Oppstillingene skal omfatte samtlige transaksjoner som angår vedkommende, og tidspunktet for de enkelte transaksjoner skal fremgå. Det ble ved kontroll av enkeltsaker avdekket at reelle transaksjonsdatoer for betaling av kjøpers tinglysingsomkostninger ikke ble benyttet i oppgjørsoppstillingene.

·          Det var enkelte mangler ved foretakets oppdragsavtaler og salgsoppgaver.

Finanstilsynet merker seg at foretaket har gjennomført eller bebudet endringer i rutiner i samsvar med Finanstilsynets anmerkninger i foreløpig rapport.

Det bes om at foretakets revisor gjøres kjent med innholdet i denne endelige rapporten.

For Finanstilsynet